充分發揮基層檔案資料室的作用，進一步促進學校綜合檔案管理工作

摘 要：隨著高校教育體制的不斷深化，高校綜合檔案管理工作也需不斷地適應新形勢的發展，在這發展過程中，高校各部門的檔案資料室的作用就更為突出。因此，加強檔案資料室建設和管理并發揮其作用，對學校綜合檔案管理起到至關重要的作用。

關鍵詞：檔案;各二級檔案資料室;作用

隨著高校教育體制改革的不斷深化，高校的綜合檔案管理工作也不斷地要適應改革的需要，在這個過程中，各二級檔案資料室可解決學校綜合檔案管理工作中的物理空間不足等問題，它還的擴大信息儲存量、更直接地為更多師生服務等優勢也逐漸顯現。但從現實情況來看，筆者認為二級檔案資料室的重要性并沒有充分發揮出來，所以本文從檔案資料和學校綜合檔案的關系、現狀以及各二級檔案資料室建設對校綜合檔案管理工作促進作用進行一些分析。

1 部門檔案資料室與學校綜合檔案館的區別

1.1 定義上的區別

要區別二者之間的關系，首先要清楚檔案資料和檔案之間的區別。檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。保存性和原始記錄性是它的本質屬 。檔案資料是指其立檔單位在其職能活動中形成的、辦理中或已辦理完畢的各種記錄。檔案資料是檔案的基礎，是檔案的源泉，只有在整理加工后，具有保存價值的、原始的資料才成為檔案。

1.2 服務內容和對象的區別

筆者認為，檔案資料室應包含上級單位來文和各部門自已形成的與之有關聯的文書文件及還沒達到移送學校綜合檔案館要求的相關文件，其中也包括圖書資料。實際上，檔案資料室對本單位服務的內容更直接、更有針對性、更專業化，為各二級單位提供有效地、精準的信息服務。學校綜合檔案內容涉及面廣，種類豐富，是檔案資料中具有保存價值的一部分內容。

服務內容的不同決定了服務對象的不一樣。學校綜合檔案館針對全校師生員工及社會相關人員和單位服務，服務范圍涉及廣泛，人員較復雜。檔案資料室一般針對的服務對象本單位和本院系的師生，人員相對單純，是為本單位提供行政、教學、科研等方面的有利場所。

1.3 服務形式的區別

檔案資料室收集、整理、查閱上可根據本單位自身的要求，為本單位的管理、教學、科研提供快速、準確的服務。特別是在查詢上，因沒密級要求，可以采取靈活多樣的服務形式。而學校的綜合檔案館，面向全校及社會與學校相關的單位及個人服務，它有嚴格的收集、整理過程并且有嚴格的查閱程序，是原始的、有保存價值的資料。因此，筆者認為，學校綜合檔案室的服務形式比校嚴格和單一。而各單位檔案資料室的地理位置，也是在本單位工作區域內，方便師生的查閱。而且也突破綜合檔案館的地理位置上的格局，可采取與本單位專業特點有關的個性化的空間布置，使利用者覺得更有吸引力和親和力。

2 檔案資料室現狀

2.1 界線的模糊和領導的重視程度不夠

檔案資料室不是圖書資料室，檔案資料室除了有圖書資料室，為師生提供教學、科研的專業性信息外，它還有為本單位和本院的黨政、行政服務的功能。實際上，檔案資料室是為本單位和本院系提供全方位服務的精細化的平臺。但這個界線，現在許多師生是分不清的。

領導重視程度不夠，也使各檔案資料室的發展滯后。有些領導包括綜合檔案館的領導，為了檔案的管理工作，混淆檔案與檔案資料的概念，為了館藏量等目標數字，把一些沒有館藏價值的資料作為檔案，以行政命令的方式收入綜合檔案館，占據綜合檔案館有限的空間，又沒有保存性和利用性。而各部門領導對部門的檔案資料室建設重視不夠，什么都愿意送綜合檔案館，認為今后想利用的時候，直接到學校綜合檔案館查就行了，而作為學校的綜合檔案館，它的進檔有嚴格的規則和要求，這就使許多，對本單位和本院系有用的檔案資料而不是檔案的信息資料遺漏或丟失。

2.2 管理人員的不穩定性和利用率低

二級部門檔案資料室的管理人員，應是對本單位的人員、行政、教學、科研最熟悉的人，他們能更直接、更有針對性的服務于本單位的師生。但是，由于一些單位對檔案資料室重視程度的不同，使得人員的配置、素質也不一樣。特別是對外宣傳工作也滯后，本單位的師生對檔案資料室存在的重要性和必要性認知度也不夠，這也嚴重影響了檔案資料室的利用程度。而利用率的高低，又反過來影響檔案資料室的建設。

3 積極發揮檔案資料室的作用，進一步促進全校的綜合檔案管理工作

3.1 場所的便利，彌補了綜合檔案館在距離和地域的限制

因為二級單位的檔案資料室，是由各二級單位負責組建、管理，學校綜合檔案館的人員進指導。因此，一般的檔案資料室，都組建在與本單位師生最近的地方，這樣更有利于師生在最短的距離查到自已想要的信息。學校的綜合檔案管理，它一定是少而精并有保存價值的檔案資料，特別是實物檔案和紙質檔案，這樣空間就很緊張，而二級單位的檔案資料室，它可以保存對本單位一切對行政、教學、科研等有用的相關檔案資料，它檔案資料管理比較靈活，比如，與本單位有關的有效期較短的合同、通知等檔案資料，在近期又頻繁使用，就可以保存在二級單位檔案資料室，這樣在某種程度緩解了校綜合檔案館空間不足問題，也是不斷地增加了全校檔案管理的空間。

3.2 靈活性、針對性強的特點，可為綜合檔案館的檔案提供有力的支撐

二級單位的檔案資料室，面向的服務對象基本是為本單位的師生，所以，資料收集的專業性強，科研、會議交流等內容更加精準和全面。隨著，信息技術的不斷發展，各部門對檔案資料室的設備及管理方式也在不斷變化，也為學校的檔案館提供了有力的資源支撐。

總之，部門檔案資料室利用“專業性強、資料廣、地理位置便利”的優勢，是成為學校綜合檔案館的有力補充，而學校綜合檔案館可以利用，檔案專業人員對各部門的資料人員進行更專業的指導，使各部門的檔案資料室在資料的收集和整理、排架上更加專業、更加完善。如果兩者之間，能齊頭并進，相互支持，學校整個檔案管理工作一定能適應，新的高校教育體制的改革。

作者簡介

鄒薇（1969-），女，漢，廣西，研究生，副研究員（檔案）。