淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施

冉文龍

摘 要：科技檔案管理是目前醫院檔案管理部門最重要的一項任務，在目前這種大環境下，前期的診斷與后期的治療都非常以來科技檔案，因為這些檔案所提供的數據可以幫助醫護人員能更加穩定高效完成任務指標。但目前許多醫院所面臨的問題是經常在對這些科技檔案進行管理時會出現疏漏，有的醫院甚至對該類檔案地管理還存在缺陷，使得有時會出現醫護人員無法及時調閱相關檔案，影響治療時機或效率等問題，嚴重時甚至會影響到整個醫院未來的發展。本文將通過介紹科技檔案的特點，醫院對該類檔案的管理現狀以及改進措施這幾個方面來進行說明和討論。

關鍵詞：科技檔案;管理;改進措施

隨著醫療事業的高度發展，人們對治療的效率和效果要求越來越高，在很多病癥的治療上會用到的醫學知識、儀器越來越多，同時醫院的醫護人員還在嘗試更為新型的治療手段，所以需要對龐大的數據進行處理和保存，科技檔案就此誕生了。在現今的診斷治療過程當中，醫護人員通常會使用科技檔案，這種檔案可以在一定程度上提高治療的進展，同時有效減少了醫護人員在診治過程中出現的錯誤，并為進行新型手術測試的醫生帶來了有效的參數和對比數據等。科技檔案在醫療事業當中的地位越來越高，但是目前很多醫院在對其進行管理的時候還是會出現許多的錯誤和紕漏，更有甚者在對該檔案的管理體系上還存在問題。最有進行正確嚴格的管理，才能有效提高醫護人員的治療效率，提升醫院的知名度。

1 科技檔案的特點

1）多樣性。隨著現代醫學的發展，如今醫學的范疇相當巨大，分的科室也是越來越細致，不同的科室所包含的知識面各不相同，但卻都有千絲萬縷的聯系，作為保存這些資料的媒介，科技檔案的種類自然也越來越多，所以在其多樣性上表現越來越明顯，這也逐漸加大了管理的難度。

2）完整性。雖然科技檔案的數據量龐大，但并不能說明里面所記錄的數據雜亂無章，出現缺失，反而科技檔案在完整性上做到了極致，相關的資料往往都是以完整的姿態成套出現，因為醫護人員在調取這些檔案室時必須要確保其完整性，如果所閱的檔案不完整，很有可能造成診治時出現錯誤。

3）專業性。科技檔案都是院方醫生專家進行一次科研項目或一次項目過程逐漸積累起來的，所以每一份科技檔案所承載的專業性是毋庸置疑的，即使會有些許誤差，也會立馬被新的檔案給糾正，同時由于所涉及的科室領域不同，所以不同的檔案表現出的專業會不盡相同。

4）真實性。每一份科技檔案所記載的案例和研究都是經過專家親自經歷或證明，而且這些檔案是醫護人員經常會使用的工具，如果不能保證檔案的真實性，醫護人員根據檔案執行了錯誤的步驟，那么勢必會對患者的診治造成極為惡劣的影響。

5）保密性。這些檔案一般都會記載醫院比較核心的研究，項目或者其它事件，其中不乏有價值的資料，所以院方的科技檔案通常都會具有一定的保密性，如果這些科技檔案泄露，并將會對醫院造成巨大的損失[1]。

2 目前醫院科技檔案管理存在的問題

目前還有很多醫院在科技檔案的管理上還存在著不少的問題，具體的問題有：

1）管理制度不健全。多數醫院已經對科技檔案的管理制度進行了優化，但還是有少數醫院存在著制度問題，比如管理方式陳舊死板，當下的大環境是互聯網+的大數據時代，在這方面大多數醫院通常會使用電子檢索的方式進行檔案的查閱，但是有的醫院還在使用人工檢索的方式查找資料，這種方式就目前來看很浪費時間，而且很容易出現錯誤，遇到這種問題時，院方的高層并不作為，并不主動更新檢索方式，這便是明顯的制度不全面了，或者是檔案的保密性太低，經常出現檔案泄露的問題。

2）管理人員能力不足。院方的科技檔案一般是由專門的檔案部門進行管理的，但有時院方會忽視素質和能力，這些科技檔案通常是以電子檔的形態保存在醫院專門的計算機里，而這些檔案管理人員很多都只會傳統的紙質檔案管理，在電子檔案管理上還存在著一定的技術欠缺，使得醫護人員在查找檔案時效率變低，同時還隨時面臨著檔案外泄的風險[2]。

3）科技檔案使用后反饋率不高。目前大多數醫院存在的問題在此，醫院的科技檔案都是記錄著醫院自己的科研項目和研究，因此需要管理人員需要有一定閱讀這類檔案的基礎，將這些新收錄的檔案中出現錯誤的地方進行反饋，但是目前很多醫院的檔案管理員并不具有該能力，將存在問題的檔案收錄后不進行反饋，那么院方會在未來很長一段時間不知道自己存在的問題在哪里。

4）檔案完整性較低。有時候醫院的科技檔案會出現不完整的情況，不完整的原因可能是由于醫療人員在完成醫療活動后忘記或給予管理員殘缺的資料，又或是因為管理人員的疏忽，造成檔案的一部分丟失。科技檔案的不完整會在很大程度上阻礙醫院的發展，為醫院造成不小的損失[3]。

3 醫院科技檔案管理的改進措施

1）完善管理制度。對于科技檔案管理制度存在問題的醫院應該立刻進行完善，加大在科技檔案管理上人力、財力的投入，學習國內外優秀醫院的管理制度，淘汰掉陳舊死板的方式，將檔案的檢索方式更換為最新的電子檢索方式，端正檔案管理人員的工作態度，如果發生檔案泄露，需要及時對當事人進行追責，并設立關于檔案泄露后的應對措施。

2）提高管理人員的素質能力。向外招募擅長電子檔案管理的技術人才擔任檔案管理人員，或對現有的管理人員進行精細嚴格的培訓，使這些管理人員能在最短的時間里掌握電子檔案的管理模式，并對管理人員進行不定期檢查，定時對其進行工作考核，檢查和考核不合格的管理人員暫時停職，直到重新通過考核后才能重新上崗。

3）提高科技檔案的反饋率。在收到院方新送來的檔案后，檔案管理員不應該僅只是將其分好類進行保管，而是要在收納保管前，檢查檔案的內容是否出現錯誤或遺漏，發現后應該及時向院方進行反饋，經院方同意后返送回相關的醫護人員，并要求對錯誤的地方進行修改或補充，返修后再檢查，若再發現問題，就重復以上步驟，直到檔案準確無誤后將檔案收錄好[4]。

4）確保科技檔案的完整性。不時對已經收納的檔案進行檢查，將內容不完整的檔案篩選出來，匯報至院方，經院方同意后，尋找相關的醫護人員，要求他們對檔案部完整的部分進行補充，補充后經院方檢查確認無誤后重新整理收納，如果出現缺失嚴重無法補充的檔案，則聽從院方指示進行處理，在這過程中，檔案管理員還要保證自己不出現問題[5]。

4 討論

隨著醫療事業的高速發展，在未來，醫學所囊括的范疇會越來越大，同時對科室的分類會越來越細，科技檔案的數量勢必會呈幾何式的上漲，面對這些迎面而來的問題，只有先完善醫院對科技檔案的管理制度，加強對檔案管理人員的管理與培養，提高科技檔案的質量，保證其完整性，才能使醫護人員在對患者進行診治時擁有更多的數據資料，提升治療的效果，并且還能保證醫院的基本利益，為醫院的長久發展做出有效保障。

參考文獻

[1]符穗湘.淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施[J].辦公室業務，2017（14）：136-137.

[2]周納新.淺談醫院科技檔案管理工作的改進措施[J].人力資源管理，2017（6）：276-277.

[3]陳忠煜.淺析加強醫院醫學科研檔案管理工作的途徑[J].辦公室業務，2017（9）：111-111.

[4]金路.淺議醫院檔案管理工作中的問題與對策[J].辦公室業務，2017（13）：115-115.

[5]李蕾.新醫改形勢下改進醫院檔案管理工作的思路探究[J].才智，2018（10）：213-213.