新時期高校辦公室工作特點及人員素質要求

張連君

摘要：高等學校的辦公室是對高校的各項工作進行綜合治理的重要管理部門，其工作水平直接關系到高校各項職能的迅速發展和順利進行情況。在新的發展時期之下，網絡技術飛速發展，人與人之間的溝通和交流變得越來越方便，縮短了人們之間的距離，為高校辦公室工作方式的變革提供了新的發展方向，同時也對高校辦公室工作人員的素質提出了更高層次的要求。

關鍵詞：高校;辦公室;新時期;工作方式;人員素質

中圖分類號：G647? ? ?文獻標志碼：A? ? ?文章編號：1674-9324（2019）43-0241-03

高校辦公室的工作涉及學校的教學科研安排、黨政工作管理、產業后勤保障以及其他方面的師生服務等，在社會發展形勢不斷變化的情況下，高校辦公室的工作也逐漸發生了變化，呈現出多方面的工作特點。因而要不斷促進和保證辦公室工作人員自身素質的提升，以便能夠在新時期的發展形勢之下，使高校人員素質與辦公室的工作特點相適應，這對學校管理水平的提升、各項工作的順利進行以及高校的全面健康發展起著至關重要的作用。

一、新時期高校辦公室工作的特點

高校的辦公室是學校領導與師生之間進行高效溝通、與企業或其他高校之間進行交流合作的重要窗口，高校辦公室擔負著綜合協調學校的各項工作、收集學校信息以及處理學校的日常事務等多項任務。在新時期的高校辦公室工作中，呈現出了不同的特點，具體如下。

1.工作的復雜性。在國家大力推行改革開放的大發展背景之下，我國高等學校也在不斷加大自身的開放程度，這也就加大了學校辦公室工作的復雜程度。根據教育部的調查數據顯示，截至2017年年底，我國各類的高等教育在學的總規模人數達到3779萬，這樣的高等教育規模在全世界首屈一指。而與學校的招生規模和教學規模不斷增加相對應的是，高校的辦公室機構在不斷精簡，工作人員也在逐步減少，有些高校甚至實行兩塊牌子一班人馬的辦公形式，這在無形中加大了高校辦公室的工作壓力，加劇了工作任務。還有一方面是學校工作與社會的聯系逐漸密切，產學研的合作力度不斷加大，學生的就業、科研成果的合作以及校地合作工作的不斷開展，都使得高校辦公室的工作范圍不斷擴大。在新時期的發展形勢之下，高校不但需要完成上級教育機關所安排的教學任務，達成教學目標;同時還要與社會各界加強合作力度，各類企業、事業單位以及一些理事會等部門，都需要高校辦公室與其進行溝通交流，進而安排相關的合作計劃和事宜。高校辦公室的工作也不再局限于學校內部的工作協調和安排、文件的撰寫和發布以及相關會議的舉行和召開等，這些都對辦公室的人員素質提出了較高的要求。

2.新時期的信息化。信息化的發展趨勢是當前社會的發展大方向，在新時期的發展形勢之下，借助于信息化技術來提高高校辦公室的工作效率和準確度是高校辦公室工作的一大特點。總體看來，高校辦公室必須成為高校信息的集中中心和處理樞紐，負責學校各項事務信息的收集、加工處理和實行發布。因而在這樣的發展形勢之下，高校辦公室一方面需要加強自身的硬件配置，采購計算機，改造辦公環境，借助于現代化信息技術建立設備先進、功能齊全而且處理效率較高的校園計算機網絡，實現學校多部門之間的有效連接，縮短高校辦公室的辦公距離;另一方面，與先進的辦公系統相對應的就是需要提升辦公室工作人員的素質，先進的信息技術處理系統首先要求高校辦公室人員具有一定的計算機操作基礎，能夠運用計算機完成日常工作中的數據收集、信息檢索以及信息的加工和傳遞工作。此外，辦公室的工作人員還要及時轉變自身的思維觀念和思想認識，要定期對辦公室的工作人員進行現代化的管理意識的培訓，推行無紙化的辦公觀念，實現學校的事務處理信息化、政策實行智能化以及指揮調度現代化的目標，實現高校的高速發展。

3.工作要求的規范化。規范化的要求是當今高校辦公室工作得以高效、順利進行的重要保證，前文已述，高校辦公室的工作復雜程度較高，工作涉及的范圍較廣，而且具有較高的突發性和臨時性，因而辦公室工作需要有一定的規范制度來進行約束和指導。同時，高校辦公室的工作有較高的重要性，是關系到學校的教師和學生的重要信息中心，隨意的一個電話、一個通知或是一句問答，就可能對學生或教師的思想情緒產生不良影響，同時還可能對學校的形象產生負面效應。因而，高校辦公室工作在保證效率的前提之下，還需要保證工作的質量，這就要求對學校辦公室的工作進行規范化管理。建立健全相關的辦公室工作制度和評判標準，將各項事務的責任明確到每個人，細致劃分和要求工作標準和規程，只有這樣才能夠保證辦公室的工作順利進行，從而做到有章可循、有序銜接，這也是高校辦公室工作得以順利發展的重要前提。

4.開放化。在現代的發展形勢之下，我國的高等教育事業正處在飛速發展的時期，教學規模不斷加大，高等教育工作與人民大眾的聯系越來越密切，已經成為關系到廣大人民群眾切實利益的重要工作。加之現代社會信息化程度的提升，人民對于高等教育學校的招生標準、學費情況、教學質量以及學生的就業率等問題的關注度不斷增加，這就要求高等教育學校的各項工作要向著透明化、清晰化和開放化的方向發展。作為學校工作調度的樞紐，高校辦公室需要對學校的各項工作進行定期公示，在學校網站、學院網站上向人民群眾宣傳國家的教育政策，促進學校工作的透明化發展，增加人民群眾對高校的信任度和認可度，加快學校的發展速度。

二、高校辦公室人員的素質要求

（一）思想道德品質要求

思想品質是個人的政治信仰、理想信念以及道德修養的總領和綜合概括，具備高尚的思想品質，是保證學校辦公室工作得以順利、高效進行的重要保證，也是高校的各項管理工作得到學校全體師生、社會各界認可的重要前提。

1.深刻理解和把握習近平新時代中國特色社會主義思想。習近平新時代中國特色社會主義思想，是馬克思列寧主義在我國發展的新時期與發展形勢相結合的重要思想，也是發展的世界觀、方法論的重要體現，習近平新時代中國特色社會主義思想與馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想以及科學發展觀一脈相承，又體現出了新時期我國的發展方向和科學規劃。作為高校辦公室的工作人員，必須緊密結合時代發展特點，深入學習習近平新時代中國特色社會主義思想，堅持黨性原則，嚴守組織紀律，對于在學校的管理事務中出現的問題，要進行科學而全面的分析，要運用習近平新時代中國特色社會主義思想進行解決。辦公室的工作中有很多涉及較強的政策性的工作，黨政工作計劃的制定、領導講話的擬定、學校工作年度總結報告以及其他的各類文件的處理工作等，都與黨的領導政策息息相關。相關的工作人員需要深刻理解黨的十九大精神，另外學校需要組織辦公室的工作人員進行統一學習，堅持社會主義的辦學方向不動搖。

2.堅持實事求是。實事求是是我黨的重要工作原則，也是做好高校辦公室工作的重要前提和保證。辦公室的工作人員在向領導匯報工作進展、調查學校的各項數據以及與企業進行合作事宜的洽談工作時，都需要堅持實事求是的原則，以科學認真的態度去完成每項工作。堅持一切從實際出發的工作原則，在工作中不摻雜個人的情緒，不讓私人感情影響到正常的工作安排和計劃，更不能出現弄虛作假或者是顛倒是非的情況。對于辦公室工作人員來說，與學校相關領導的接觸機會較多，也正是因為如此，在執行領導的相關決定和指示時，需要在自己的角度提出對于事件的看法和處理意見，對于一些不符合實際情況的事情，要向領導闡明事情的真相，而對于那些與實際情況相符的決定，需要嚴格按照相關的規定程序執行。在進行一些相關事件的調查工作時，需要將自己的所見、所聞原原本本地反映給領導，要敢于說真話，也要說實話，不能被自己的情感影響，不夸大、也不刻意去縮小影響，要遵循實事求是的原則，將事物的本來面貌呈現到領導面前。此外，在日常的工作中，不能對上級領導唯唯諾諾，更不能對下級同事趾高氣揚、擺出領導的架勢。高校是培養人才和進行教學活動的重要場所，也是各種思潮交匯的重要樞紐，作為高等教育部門的重要組成場所，辦公室的工作人員需要在工作中堅持實事求是的原則，塑造求真務實的典范，無論是與學生交流還是與教師溝通，都需要保持謙虛謹慎、清正廉潔的作風。只有這樣的辦公室工作人員，才能受到學校師生的尊敬，才能促進和保證學校各項工作的順利進行，從而促使學校的穩步發展。

3.強烈的事業心，無私奉獻的品質。正如前文所述，高校的辦公室工作紛繁復雜，任務較多而且較為煩瑣，需要涉及學校師生的各個方面。一些人將學校的辦公室部門形容為“門庭若市”，學校的辦公室需要處理的文件較多，接待工作也多，還需要籌備會議工作、接聽一些電話詢問等，因而許多的工作在工作時間內都完不成，需要加班加點，這其中的辛苦不言而喻。也正是因為如此，需要學校辦公室的工作人員具備一定的耐心、強烈的事業心和無私奉獻的高尚品質，如此才能夠保證辦公室日常工作的順利進行。事業心和奉獻的精神品質是無形的，也沒有一個具體的評判標準，但是這些卻能夠在日常工作的積極性、對待師生的態度等方面體現出來，這也能夠在一定程度上反映出學校辦公室工作人員思想品質的優劣。

（二）較高的專業業務能力

學校辦公室工作人員的業務能力是衡量辦公室工作人員素質的關鍵所在，這也代表了一個學校的管理工作的效率。在較為落后的觀念中，辦公室人員的角色就是替領導跑腿、組織協調學校工作等，甚至有人說辦公室的工作不需要什么能力，就是執行領導命令的“機器人”。這樣的觀念存在很大的缺陷和錯誤，高校辦公室工作需要工作人員具備較高的專業性，高素質的工作人員是學校發展和進步的重要保證，會直接影響學校科學管理水平的提升以及人才的培養和輸送工作。

1.具備現代化的管理能力。在當前的社會發展形勢之下，社會現代化的速度不斷提升，而高校又是各種新想法和新思潮誕生的搖籃，不但具有知識密集的特點，而且不斷誕生各類高科技技術手段，辦公室管理工作也面臨多種多樣的變化，因而辦公室工作人員需要不斷汲取知識，了解和把握新的技術手段，以享受高科技知識的滋養。這就要求高校辦公室的工作人員具備頭腦靈活、知識更新快、業務流程熟悉以及手腳勤快的技能，以保證高校辦公室工作的順利開展。若是不能夠緊跟時代的發展，在日常的工作中不吸取新的知識，不學習新的技能，而是采取一貫的落后做法，閉目塞聽或是淺嘗輒止，不但會大大降低日常的工作效率，甚至會影響學校正常工作的開展和安排，導致工作中出現失誤。在現代化管理的管理學觀點中，管理工作是通過系統的組織、領導以及調控等措施來完成的，管理工作的對象是一切的資源，需要利用一切資源達到完成既定目標的目的。而對于學校的辦公室管理工作而言，需要運用學校的場地資源、組織資源以及其他方面的各種學校資源來促進和保證學校的各項工作和活動的開展。就拿一場普通的學術會議的舉辦來說，需要進行多方面的協調工作：一方面是會議的計劃，需要根據當前學生的學習現狀或是行業的發展現狀，確定這次會議的主題和方向;還要制定會議名稱、確定參加的嘉賓和主講人;還有對于會議進程的計劃和安排、會議預算、接待工作的準備、發言文件的起草以及會議時間的敲定等，這些都需要有詳細的計劃清單。另外一方面是會議的組織工作，在會議的基本方向確定之后，需要進行場地的預定、會議用品的準備、接待工作的具體化以及相關的住宿、就餐安排等工作，會議代表的簽到登記，以及對于會議的整體流程的把握等。在這個過程中，辦公室的工作人員需要熟悉和精通各個方面的工作內容，在會議的進行過程中，還要實時監督各項工作的開展情況，調整工作進度，及時有效地處理在會議的準備或是進行過程中出現的問題，協調場內外的調控、場外的服務等。而這些工作都需要辦公室的工作人員具備較強的現代化管理能力，才能夠保證會議順利開展，給與會者留下深刻的印象。

2.一定的綜合分析能力。調查和評判學校的教學工作是高校辦公室的重要工作之一。在進行調查的過程中，需要調查教師的教學態度、教學質量等情況，還需要把握學校的教與學、管理工作和服務態度的關系以及教書育人的思維觀念的信息。這些信息的獲取都需要自己去親身親歷，拿到第一手的資料，但是由于個人的能力有一定的局限性，因而很可能不能全面地把握這些情況，這就需要高校的辦公室人員仔細辨別和處理這些數據資料，運用綜合分析的能力認真篩選和比較所得的數據，得到最有價值的信息，并依照這些調查結果向領導進行匯報。在這一過程中，首先需要辦公室工作人員具備勤奮的工作態度，因為信息的收集工作是一項較為艱巨的任務，良好的工作態度是完成這部分工作的關鍵;而在信息的處理階段，需要辦公室工作人員具有較好的綜合分析能力，能夠在眾多的數據中快速、準確地找到反映實際情況的數據，并對這些數據進行綜合分析，得到自己需要的信息。因而辦公室工作人員需要有較好的綜合分析能力。

3.較好的文字功底。學校辦公室的工作人員需要與各種文件打交道，因而需要具備一定的文字功底，要熟悉各類文件格式，這是順利完成本職工作的重要保證。公文寫作除了需要基本的文章要素之外，還具有一定的特殊性，即準確性。公文類的文章不僅需要準確表達出領導的思想觀念，還需要文章的措辭準確、格式正確等，這些都要求辦公室的工作人員具備較高的文字功底。

三、總結

總體來說，新時期的發展形勢對辦公室工作人員的素質提出了更高的要求，除去專業的素質能力之外，還需要與時俱進，全面增強自身的綜合素質。

參考文獻：

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