高職院校檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策研究

摘 要：高職院校檔案管理工作不受重視、人才缺乏、軟硬件不足、安全保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)導(dǎo)致檔案利用不充分、工作效率不高。本文從積極引進(jìn)和培訓(xùn)檔案管理人才、完善檔案管理的硬件條件、保護(hù)檔案的完整性和安全性三個(gè)方面進(jìn)行分析，力圖彌補(bǔ)高職院校的檔案管理工作出現(xiàn)的漏洞和空白。

關(guān)鍵詞：高職;檔案;培訓(xùn);對(duì)策

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作。我國(guó)很多綜合類院校開(kāi)設(shè)了檔案學(xué)專業(yè)，但因檔案學(xué)專業(yè)學(xué)習(xí)內(nèi)容較枯燥，每年報(bào)考該專業(yè)的學(xué)生不多，畢業(yè)人數(shù)相對(duì)有限，高職院校招聘此類人才十分困難。因缺乏檔案學(xué)專業(yè)人才的有效管理，導(dǎo)致高職院校的檔案管理工作出現(xiàn)較多漏洞和空白亟需解決。

1 高職院校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 高職院校檔案管理人才匱乏

高職院校對(duì)檔案管理人才的學(xué)歷要求普遍不高，本科以上學(xué)歷即可，但屬于聘用制，身份的不穩(wěn)定致使本科學(xué)歷的檔案管理人才傾于流入中小學(xué)或公務(wù)員崗位。檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生較少，獲得了碩士研究生學(xué)歷的檔案管理人才則傾向進(jìn)入本科院校，起點(diǎn)高、平臺(tái)大。 高職院校成為了真空地帶，檔案管理人才匱乏。目前，高職院校檔案管理人員大多為非專業(yè)人士，甚至為辦公室文員兼職。這部分管理員只經(jīng)過(guò)了當(dāng)?shù)貦n案局組織的短期培訓(xùn)就倉(cāng)促上崗，培訓(xùn)的時(shí)間較短，且結(jié)業(yè)考試多為開(kāi)卷，培訓(xùn)的效果很難檢驗(yàn)。大多檔案管理員是邊工作邊自學(xué)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)中提高自己業(yè)務(wù)能力，因缺少專業(yè)人士指導(dǎo)，摸著石頭過(guò)河難免多走彎路，給檔案管理工作帶來(lái)了較多不便。

1.2 高職院校不重視檔案管理工作

成為檔案的資料都是歷史資料，時(shí)效性不強(qiáng)導(dǎo)致很多高職院校不重視檔案管理工作。事實(shí)上，“以史為簽可以知興替”，檔案管理的重要性不言而喻。檔案見(jiàn)證了一個(gè)單位的歷史變遷，儲(chǔ)存著許多一手原始資料，極其重要，如果缺少有效的保管，將造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。高職院校中的教學(xué)檔案，如錄取花名冊(cè)、學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、就業(yè)協(xié)議書等對(duì)校友來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，遺失證件、職稱評(píng)聘、辦理社保退休等都是佐證材料，需要認(rèn)真整理、妥善保管。部分高職院校甚至因師生規(guī)模或場(chǎng)地所限只設(shè)立了檔案室，掛靠在黨政辦公室或隸屬于圖書館，從屬的地位也讓檔案管理不能夠獨(dú)立出來(lái)規(guī)范化管理。

1.3 高職院校檔案管理安全意識(shí)淡薄

檔案館、檔案室是各級(jí)各類檔案信息資料的重要承載者，檔案工作的底線是確保檔案安全。近年來(lái)，巴西博物館和巴黎圣母院失火案給檔案工作敲響了警鐘，檔案資料見(jiàn)證了歲月、見(jiàn)證了歷史，需要我們采用專業(yè)的保護(hù)方法、先進(jìn)的技術(shù)手段，對(duì)各類可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控，確保萬(wàn)無(wú)一失。但是，一些高職院校并沒(méi)有嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)定配備齊全的防火防盜設(shè)施，存在較大的安全隱患。

針對(duì)上述主要問(wèn)題，高職院校應(yīng)重視檔案管理工作，給予檔案管理人才相應(yīng)的待遇，有條件的高職院校應(yīng)成立檔案館，對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。

2 高職院校檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 積極引進(jìn)和培訓(xùn)檔案管理人才

高職院校應(yīng)提高檔案管理人才的待遇，作為特殊崗位給予正式錄用職工地位和收入支持，以穩(wěn)定檔案管理人員隊(duì)伍。引進(jìn)人才確有困難的高職院校要加大對(duì)轉(zhuǎn)崗檔案管理人員的培訓(xùn)，鼓勵(lì)管理人員參加檔案學(xué)知識(shí)各類培訓(xùn)，培訓(xùn)結(jié)束對(duì)參訓(xùn)人員進(jìn)行嚴(yán)格的考核，合格方能上崗。要求參訓(xùn)人員匯報(bào)、宣講學(xué)習(xí)心得，促使參訓(xùn)人員獲得真才實(shí)學(xué)。高職院校各個(gè)系部處室應(yīng)設(shè)兼職檔案管理員，由專職檔案管理員負(fù)責(zé)進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，以確保交給檔案館或檔案室的材料真實(shí)、完整、有效。檔案學(xué)職稱的初級(jí)為直接認(rèn)定，中級(jí)、高級(jí)職稱以考代評(píng)，考試的通過(guò)比率較低，部分檔案管理人員止步于初級(jí)職稱，認(rèn)為考試難度過(guò)大。高職院校應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員通過(guò)學(xué)習(xí)和實(shí)踐相結(jié)合向更高的職稱等級(jí)邁進(jìn)，考慮職稱與績(jī)效工資掛勾，促使檔案管理人員的管理水平邁上新的臺(tái)階。

2.2 完善檔案管理的硬件條件

按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，萬(wàn)人以上招生規(guī)模的學(xué)校要設(shè)立檔案館，有些高職院校的招生規(guī)模遠(yuǎn)超萬(wàn)人，但因?qū)W校不重視檔案管理的硬件建設(shè)，仍以檔案室應(yīng)對(duì)上級(jí)的檢查。檔案室硬件條件不足，缺少檔案柜和密集架導(dǎo)致大量檔案盒只能裝箱無(wú)法上架，檔案室顯得零亂無(wú)序。密集架較老舊，不能保密封閉，不能起到防塵、防光、防火的作用。這些高職院校應(yīng)建設(shè)與學(xué)生數(shù)相適應(yīng)規(guī)模的檔案館，配備齊全的防潮防火防盜防塵防污染硬件設(shè)備，如檔案柜、收納箱和防潮、防蟲(chóng)等相關(guān)物品。

2.3 保護(hù)檔案的完整性和安全性

首先，高職院校應(yīng)施行安全領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，對(duì)檔案安全、保密工作進(jìn)行直接的領(lǐng)導(dǎo)。其次，建立并嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全管理制度，建立獎(jiǎng)罰機(jī)制，對(duì)違反檔案安全管理規(guī)定的行為進(jìn)行相應(yīng)的懲罰，保護(hù)檔案的完整性和安全性，謹(jǐn)防重要資料泄密。再次，要定期對(duì)檔案館或檔案室的安全工作進(jìn)行抽查，加強(qiáng)日常防火防資盜巡檢，排除一切可能的火災(zāi)盜竊隱患。制定應(yīng)急預(yù)案，確保在最佳救援時(shí)間里，能夠迅速反應(yīng)，最大程序地減少損失。最后，我們應(yīng)與爭(zhēng)取與異地高校簽訂協(xié)議，做好重要的紙質(zhì)檔案和電子檔案異地備份工作。利用現(xiàn)代技術(shù)保存檔案信息是非常重要的手段。在人工智能、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等高新技術(shù)為檔案館護(hù)航保駕的背景下，檔案數(shù)字化已經(jīng)成為檔案保護(hù)基礎(chǔ)工作中不可或缺的環(huán)節(jié)。它能夠多角度、全方位地收錄檔案數(shù)據(jù)，讓檔案有更精準(zhǔn)的保存方式、更便捷的查詢方式，是對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)保護(hù)方式的極有力的補(bǔ)充。

總之，高職院校檔案管理工作應(yīng)本著“以貢獻(xiàn)求支持，以服務(wù)求發(fā)展”的思想，引進(jìn)人才，更新發(fā)展理念，創(chuàng)新工作方法，引入互聯(lián)網(wǎng)信息化手段，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，切實(shí)提高檔案的利用率和檔案工作的管理水平。

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作者簡(jiǎn)介

蔡麗華（1982-），女，江西南昌人，碩士，江西衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院黨政辦檔案室干事，研究方向：高校檔案管理。