關于企業辦公室行政事務管理工作的相關思考

梁超

摘 ?要：在企業工作體系當中，辦公室行政事務管理工作具有較強的綜合性，發揮核心作用。提高辦公室行政事務管理工作的質量能作為其他工作有序進行的一項保障。在社會建設進程不斷加快的背景下，傳統的工作方式已經無法完全適用于現代企業的行政事務管理工作情況。針對這樣的情況，應該將分析這項工作的特點和作用作為著手點，對工作路徑進行改進和優化。該文就企業辦公室行政事務管理工作的相關內容展開了一系列的思考。

關鍵詞：企業辦公室 ?行政事務 ?管理工作

中圖分類號：C931.46 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0079-02

辦公室行政事務管理工作在企業工作體系中的重要性不容小覷，主要體現在對企業內部的各個部門的工作進行協調。從表面上看，這項工作比較簡單，實質上比較復雜和繁瑣。因此，辦公室行政事務管理工作的效果能在很大程度上影響到整個企業的各項工作質量，與企業的經營和發展之間存在密切的聯系。因此，在對這項工作的特點、作用和職能形成清楚認知的基礎上，結合企業的實際情況，選擇和運用具有針對性的路徑來優化工作效果具有重要意義。

1 ?辦公室行政事務管理工作的科學認知

1.1 辦公室行政事務管理工作的特點

首先，服務特點。辦公室行政事務管理工作的綜合性使得其也同時具有服務性的特點，這項工作需要根據企業各個部門的實際需求，為其提供具有針對性的服務。從這個角度來看，辦公室行政事務管理工作的效率能影響到企業整體工作體系的運行質量。其次，繁雜性特點。這項工作涉及的內容比較多，涉及的范圍較廣。所以，在實際開展這項工作的過程中，需要與各個部門之間進行溝通和聯系。

1.2 辦公室行政事務管理工作在企業發展中的作用

首先，辦公室行政事務管理工作包含很多內容，比如，整理檔案、統計數據、管理資料文件等，還需要將管理層的會議精神以及具體的工作傳達和安排到下層部門，并協調各個部門之間的溝通和聯系，從而保證企業的工作體系能正常運行。其次，行政事務管理部門還需要負責一些接待工作，在企業日常經營中具有重要作用，是向外界展示企業風采的一個渠道，其接待效果能在很大的程度上體現企業的形象。在實際工作中，行政事務管理部門應該清楚其他部門的工作內容和流程，并能對其進行統計，將整理后的成果匯報給管理層，為管理層做出決策提供有效的依據。

2 ?辦公室行政事務管理職能

首先，輔助管理。辦公室行政事務管理部門應該為管理層開展管理工作提供相關的依據和資料，使管理層的工作措施有理可依。通過這個角度發揮其輔助管理的功能和作用。其次，決策輔助。企業的管理層在做出一些決策之前，通常需要行政事務管理部門提供一些調研報告、數據分析結果等資料，這樣才能使決策具有依據和理由。最后，執行輔助。企業的管理層要想對下層傳達對一些精神和指示，一般都需要通過辦公室行政事務管理部門作為渠道，保證精神和知識能被傳達和落實。這是其執行輔助職能的體現。

3 ?優化企業辦公室行政事務管理工作效果的路徑

3.1 強化工作人員的服務意識

辦公室行政事務管理工作具有較強的繁雜性特點，這樣的工作特點對工作人員提出了較高的要求，不僅應該具有端正的工作態度和較強的工作技能，還應該具備服務意識。服務意識能對工作人員的工作效果形成重要的影響[1]。每一個辦公室行政事務管理部門的人員都應該對自身的工作形成正確的認知，并能不斷提高自身的服務意識，能主動為其他部門提供具有針對性的服務。另外，工作人員還應該認識到自身的協調管理職能。從工作性質的角度來看，行政事務管理人員在企業內部是各個部門之間相互溝通的橋梁。所以，管理人員應該具備協調能力，企業也應該將建立協調管理機制作為一項工作重點。

3.2 從創新角度建立高效的行政管理工作隊伍

在辦公室行政事務管理工作體系中，人員是參與和執行的主體。這就需要建立合適有效的管理模式，培養管理人員形成企業文化的認同感以及正確的思想觀念，這樣才能更好地服務于企業。當前，企業要想實現發展目標，不僅應該對管理模式進行創新，還應該將重心放在辦公室行政事務管理工作上，對其進行改革和創新，重視人本理念在工作中的融入，調動管理人員的工作積極性。另外，建立高素質的行政管理隊伍是非常有必要的，這就涉及到管理人員的工作能力以及職業素養。這兩個方面能直接影響到行政事務管理工作的質量和效率[2]。因此，企業應該重視培養行政事務管理人員的綜合素質和能力，定期為其開展一些相關的培訓活動，使管理人員能在專業知識、工作能力、法律意識以及企業文化理解等方面得到提升。這樣的工作方式能使管理人員的工作潛力得到挖掘，提高其業務操作能力，從而更好地完成自己的工作。

3.3 構建完善的辦公室管理體系

要想達到理想的辦公室行政事務管理工作的目標，應該通過構建完善的辦公室管理體系作為基礎保障，為工作人員開展相關工作提供依據，約束其工作行為。這樣的工作方式有利于提高行政事務管理工作的規范化程度[3]。科學有效的管理體系不僅應該體現出權威性的特點，更應該對具體的行政事務管理工作進行細化，將每個部門或者每個管理人員的工作職責和權利進行明確的規定，從根本上杜絕出現職責混亂、模糊不清的問題。值得注意的是，企業應該將辦公室行政事務管理工作從冗雜的工作體系中剝離出來，提高這項工作的系統性、簡潔性和高效性。管理體系能作為企業開展其他工作的前提，使企業各項工作能更加有序地進行下去。

3.4 將信息技術實際應用于辦公室行政事務管理工作中

在當前的市場經濟背景下，同一行業中的企業面臨著嚴峻的競爭，呈現逐漸激烈的發展趨勢，使得信息技術在企業的各項工作中的融合程度也越來越高，成為了一項重要的輔助工具。辦公室行政事務管理人員在開展日常工作的過程中，需要經常使用到信息技術或者信息化設備。這是新時代背景下，企業辦公室行政事務管理工作改革和創新的一個重要方向。與傳統的辦公室行政事務管理工作模式相比，信息化管理模式不僅能使企業內部的行政組織框架更加靈活，也能更加高效地處理企業的相關管理工作。信息技術能將行政事務管理工作形成一張網，管理層可以通過網絡系統從全面性以及整體性的角度獲得和掌握有效的信息，從而結合對市場需求的了解，靈活地處理相關工作。另外，一些企業具有分支機構，比如子公司或者分公司[4]。在信息化管理系統中，也能隨時隨地獲得分支機構的經營情況信息，省去了中間復雜的逐層匯報的環節，在很大程度上提高了工作效率，也使得信息傳達更加高效。對于企業內部的檔案和資料，也可以以數據庫的形式進行保存，不僅方便信息使用者進行查找，還能使辦公室行政事務管理人員的工作效率得到提升。

4 ?結語

綜上所述，辦公室行政事務管理工作是企業日常經營的基礎，為企業整體工作體系的運行提供動力，與企業發展之間存在密切聯系。因此，辦公室行政事務管理工作應該與時俱進，強化工作人員的服務意識，從創新角度建立高效行政管理工作隊伍，構建完善的辦公室管理體系，將信息技術實際應用于辦公室行政事務管理工作當中。通過該文對企業辦公室行政事務管理工作的相關內容展開的一系列思考，希望能為提高企業行政事務管理工作效率提供一些參考。

參考文獻

[1] 周軍.解析做好新時期辦公室行政事務管理的措施[J].中外企業家，2018（6）：191.

[2] 楊紅.企業辦公室行政事務管理工作的分析[J].東方企業文化，2017（S1）：81.

[3] 顧朦.企業辦公室行政事務管理工作的認識研究[J].建材與裝飾，2017（17）：166-167.

[4] 陳燕.對企業辦公室行政事務管理工作的認識及探討[J].中外企業家，2017（10）：93，95.