電子信息化管理模式在檔案管理中的作用探究

鄭亞琳

摘 ?要：電子信息化的發(fā)展為檔案管理工作的創(chuàng)新和變革提供了空間和機遇，不僅提升了檔案管理工作的效率，也降低了人為操作中的失誤。該文主要對電子信息化管理模式在檔案管理中的作用進行探究，希望為電子信息科學技術管理指明方向。

關鍵詞：電子信息化管理 ?檔案管理 ?創(chuàng)新和變革

中圖分類號：G27 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）08（c）-0073-02

1 ?電子信息化管理

電子信息化管理是隨著時代和社會發(fā)展需求衍生出的一種新的高新技術產業(yè)，其能夠將信息數據通過計算機網絡進行處理和存儲，提升信息管理水平。電子信息化管理主要是將企業(yè)的信息數據資料存儲在硬盤、U盤或者計算機中，之后再通過專業(yè)軟件的應用，將這些信息予以分類、匯總、轉換和傳輸，從而提升數據資料的實時共享效率。電子信息化在檔案管理中的應用優(yōu)勢有：促進了文字、圖片、聲音以及視頻信息的分類處理;加快了資料數據的調取速度;增強了管理工作的便捷性和高效性;減少了紙張等資源的浪費，避免環(huán)境污染的產生，為我國可持續(xù)發(fā)展貢獻力量。

2 ?電子信息化管理特點

計算機網絡技術已經普遍應用在人們日常生活和工作中，其不僅為人們生活帶來了便利，也為各領域發(fā)展提供了助力。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)發(fā)展中較為重要的數據支撐，將電子信息技術應用其中，能夠更好地進行信息數據的收集、整理、分析和探索，在提高檔案管理工作質量的基礎上，增強檔案存管的嚴密性和便利性，減少企業(yè)運營風險的發(fā)生。同時電子信息化在檔案管理中的應用可以降低人力損耗，避免人工作業(yè)中產生失誤，從而增大企業(yè)的經濟效益。另外，電子信息化管理的應用完善了檔案信息管理平臺的建設，使得檔案提取、存儲、查找、翻閱的速度更快，進而為企業(yè)各項活動的開展提供了及時、準確的數據支持，保證工作質量。

3 ?電子信息化管理在檔案管理中的作用

3.1 加強了管理流程體系的規(guī)范性

傳統(tǒng)檔案管理模式較為笨拙，對于人力需求量也較大，且在檔案管理中由于操作失誤導致的管理不當問題時有發(fā)生，影響了檔案管理水平和質量。而電子信息化模式的應用降低了傳統(tǒng)檔案管理的復雜性，提升了資源數據的共享效率，加強了管理流程的規(guī)范性和完善性。電子信息化管理也將檔案管理從原有的手動管理轉化成了自動管理，避免人為因素帶來的干擾，且通過系統(tǒng)程序的設定實現了信息數據的自動化分類存管和更新，保證了信息數據的質量和準確性。

3.2 加強檔案管理的即時性

傳統(tǒng)檔案管理模式較為單一，需要耗費的時間和精力也較多，存在的偏差也較為明顯，再加上工作人員自身素質等因素的影響，使得檔案管理工作的效率不高，影響了檔案數據真實作用的發(fā)揮。但是應用電子信息化模式后，能夠更好地增強檔案管理的即時性，提高檔案資料的價值和使用效率，為企業(yè)發(fā)展提供助力。

3.3 增強檔案管理工作的準確性

對于各行業(yè)來說，檔案資料都是較為重要的內容，開展檔案管理工作，除了能保證數據信息的準確性外，還能夠實現數據資料的整合與匯總，為管理層人員相關決策的制定提供依據，從而促進企業(yè)自身的長遠進步，提高企業(yè)競爭實力。檔案管理包含的內容相對較多，如員工信息資料、不同階段的發(fā)展規(guī)劃、各階段的發(fā)展目標及政策信息等，只有加強這些數據資料的完善性和安全性，才能為企業(yè)提供更多有利的幫助。電子信息技術主要以計算機網絡、電腦為信息管理載體，應用電子機械化的方式，無論是準確性還是保密性，均比人工操作方式安全，為人員查找和儲存信息提供了很大的方便，這也在一定程度上提升了檔案管理的效率。

3.4 提升檔案管理工作運行效率

電子信息化管理模式主要是應用計算機設備進行檔案管理和信息存儲的，這也就說明，很多信息數據可以直接通過硬件設施進行存儲，不需要再對其實行整理，再加上其存儲時間較長、不易破損的特點，能夠更好地保證檔案資料數據的質量。電子信息化管理模式應用將檔案資料轉化成數字化模式，減少了紙張等的應用，縮減了存儲空間，強化了環(huán)保效果。同時也在此基礎上降低人力、物力方面的消耗，加大了數據信息的查詢力度，以此推動檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

3.5 資源共享

電子信息化管理是提升檔案管理水平、實現辦公自動化目標的重要保障，同時也是未來企業(yè)發(fā)展的必然趨勢。只有提升辦公自動化管控水平，才能更好地實現資源共享，確保檔案歸檔和使用的同步落實。但是，在我國檔案開發(fā)以及使用期間，還面臨著諸多問題，需要相關人員加大電子信息化管理力度，充分利用檔案信息資源，以此達到管理的目的。

4 ?電子信息化檔案管理的要點

電子信息化檔案管理的工作要點主要可以概括為以下幾項。

4.1 收集

在信息收集過程中，企業(yè)需要先對單機的電子檔案信息進行收集和整理，之后再通過計算機網絡系統(tǒng)將這些信息數據以電子文本的形式保存在系統(tǒng)中，并應用到信息數據庫的構建當中，保證檔案數據的質量。

4.2 整理

在整理過程中，工作人員應對電子檔案資料進行準確編號，并利用計算機對其實行分類管理，便于后續(xù)調取和應用。同時在檔案管理中要生成相應的目錄列表，簡化資料查找流程。

4.3 鑒定

在利用計算機設備對電子檔案實行管理時，需要定期對檔案的存儲情況予以鑒定，查看其是否存在病毒侵入、是否有不良介質的介入等，以此來維護信息數據的安全。面對鑒定難度較大的環(huán)節(jié)，相關人員必須加大重視力度，以免出現問題。

4.4 存儲

在檔案數據資料存儲中，需先對資料的媒介選擇進行明確掌握，在此基礎上確定資料數據的存儲位置，加強檔案資料存儲的安全性。同時在存儲過程中，需對存儲介質的溫濕度予以掌控，以免影響檔案的調取和使用。

4.5 統(tǒng)計

統(tǒng)計工作的開展可以借助計算機系統(tǒng)的自動化統(tǒng)計功能開展相關工作，從而降低工作人員的作業(yè)壓力，提升工作效率，加強數據資料的準確性、完整性。

4.6 運行

運營作業(yè)的開展需要檔案庫的支持才能實現。為此，工作人員需要加大各種檔案庫的建設力度，選擇合適的檢索和閱讀方式，提升信息數據的調取效率。

4.7 編排

檔案編排需要在網絡環(huán)境下進行，這樣能夠更好地改善編排工作的質量，促進各行業(yè)之間的有效交流，在維持企業(yè)穩(wěn)定運行的基礎上，加強與部門之間、其他企業(yè)之間的溝通和交流。

4.8 保密

隨著網絡的開放化，信息數據也變得更加公開和透明，但對于企業(yè)來說卻存在著較大的信息風險。很多機密信息一旦被泄漏，就會導致企業(yè)相關工作受到阻礙，輕則造成一定的經濟損失，重則影響企業(yè)的生產運營，造成倒閉的風險。所以有必要加強對電子信息數據的保管，設置合理的保護措施，如分級保存、權限設定等，來維護檔案信息的安全，從而減少竊取、隨意修改等問題的發(fā)生。在傳輸電子檔案時，學校要制定完善的保護機制，采取硬件或者軟件加密的方式保護數據，確保檔案傳輸工作順利開展。

5 ?結語

綜上所述，電子信息化檔案管理工作的開展實現了紙質資料的合理轉化，提升了信息共享效率，進而解決了企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理中的各項問題，徹底完善了檔案管理模式，最終為企業(yè)發(fā)展提供諸多幫助，增大企業(yè)的整體經濟效益。

參考文獻

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