優化企業財務管理信息系統的必要性及措施

葉雅瑜

摘要：近年來，隨著我國經濟的快速增長，特別是2016年全面推行“營改增”后，在新稅制下，企業對財務管理的要求越來越高。各大企業特別是集團化的企業為了適應集團化管理以及日益增多的業態發展要求，建立一個功能完善、支撐集團財務集中管控的創新型管控平臺，打造專業化的強勢總部，更新財務管理系統顯得尤為迫切及重要。文章主要以房地產企業為研究對象，闡述優化企業財務管理信息系統的必要性及措施，旨在提高企業財務管理水平，促進企業轉型發展。

關鍵詞：財務管理信息系統;集中管控;精細化管理

伴隨著我國改革開放的步伐，誕生了一大批的民營企業，其中最為亮麗的是房地產業。經過地產業黃金十年的資產積累，很多房企為了不斷適應經濟環境的變化，逐漸發展成為一家多業態、多法人、多組織、跨地域的房地產集團企業。隨著業務的不斷發展，業務規模日益壯大，需要的是一個能支撐集團型企業發展的信息化平臺，以實現縱向多層級、橫向多協同的財務大集中管理應用，“一本賬”管理目標;并通過組織的穿透查詢，完成在線審計，把控過程風險，及時降低了經營風險;同時統一口徑、標準化、規范化的財務體系、各業務體系建設，可以大大降低了運營成本，提升了內部管理能力，逐步實現財務與業務、稅務一體化管理。同時，融合移動互聯網元素，可以讓企業各層級管理者、基層員工隨時、隨地、隨心的掌握企業經營狀況，進一步提升企業的核心競爭力，優化對內對外雙輪驅動管理，從而實現未來向數字化管理轉型。

一、優化企業財務管理信息系統的必要性

房地產企業早在十多年前已經實現財務信息化，隨著集團不斷發展，業務類型從原有單一的房地產企業，逐步發展成為多元化，多業態的集團企業，旗下有地產業、物業管理、酒店管理、旅游等項目公司。原有的財務管理系統過于單一未能滿足多業態發展的需求，急需優化財務信息化集中管控，打造統一財務管控平臺、統一各分子公司統一財務政策體系、統一財務核算歸口，打破組織間壁壘，協同上下游財務管理，實現財務集中管控，為未來實現業務財務一體化創造基礎。同時融入移動互聯網時代的新技術元素，通過 “云之家”的移動應用平臺，促使各層級管理者打破時空界限，可以隨時、隨地、隨心地掌握企業經營狀況，決勝千里。

二、優化企業財務管理信息系統的目標

（一）建立集團化的財務系統，實現財務集中管理

現有的財務系統都是單個項目公司管理，各自獨立的財務系統。在公司不多，或者業務類別單一的情況下，這種單機版的財務管理系統已經可以滿足企業財務管理。但隨著集團不斷壯大，業務類別不斷增多，原有的單機版財務系統已經很難滿足集團管理需要了，這時就需要建立一個集團化多組織的財務體系進行財務管控。統一各項目公司財務管理包括：核算科目、報表輸出等。以前單機版的財務管理系統，由于各項目公司核算科目不統一，在導出賬務合并數據的時候耗費時間，更容易出錯。

（二）建立更加精細化的財務核算管理

集團在統一核算科目、報表的前提下，按照項目公司的業務特點，細化核算管理，按照項目公司的業務類別，將屬于該業務類別的核算科目劃撥給該項目公司。例如：房地產類的項目公司，將屬于房地產業務特有的成本結算科目劃撥給該公司。

（三）實現費用報銷和預算控制的結合，加強事前管控

在統一核算科目的情況下，導出集團各類費用報銷的歷史數據，生產收入及費用報銷比例分析表，作為下期資金計劃形成的依據。資金計劃落地后，系統自動對各類費用報銷等進行預算管控，實現事前管理。

（四）建立靈活便捷的移動應用，全員移動應用

自從智能手機被廣泛使用后，移動辦公成為了未來發展的趨勢。通過“云之家”設置權限，可以實現隨時查看財務數據，審批單據等的手段，方便管理者實時了解集團最新財務動態。

三、優化企業財務管理信息系統的措施

（一）完善總賬管理系統

目前大多數集團使用的財務軟件系統都是每個公司一個帳套，導致基礎數據體系不完全相同、集團穿透下屬單位數據不便、集團管控不便等。下屬的地產、物業、中國香港投資公司、旅游等版塊下的各公司采用的科目均存在一定差異，客戶、供應商沒有建立統一的分類，各版塊根據自身管理需求設定分類及設定編碼規則自行編碼用于核算，客戶、供應商的分類、編碼規則有待規范。優化財務系統，加強對下屬公司集團管控力度，實現集團隨時查詢和穿透下屬單位數據。實現現金管理系統、固定資產系統等業務系統一體化生成，確保業務信息與財務信息的同步與一致性，可以提供實時的財務管理信息給企業決策層。總賬系統透過賬本、憑證實現統一的集團財務核算功能。

（二）啟用出納管理系統

通過錄入收付單規范出納日常收支業務登記，以便于集團、各公司可通過系統實時了解公司或集團整體日常收支狀況。將出納日常現金盤點、銀行存款對賬等業務固化處理流程，以便于集團統一管理。支持出納的日常業務處理功能，為出納人員提供了現金管理、銀行日記賬、銀行對賬、出納復核記賬等實用功能，通過銀行對賬單的導入對賬等功能可充分減輕出納人員的工作負擔。總賬管理模塊與現金管理模塊功能雖然分離但所有數據可以集中共享，另外，集團內部的收付款單還可以對應集團內部往來，可以實現集團內部往來的收付款通知核對等功能。

（三）統一固定資產管理系統

目前各項目公司進行固定資產管理在不同的賬套中獨立核算，各自根據自身情況對固定資產制定折舊政策等，部分公司固定資產采用手工登記臺賬方式進行管理，在集團需要了解整體固定資產狀況時只能收集各公司從系統導出固定資產清單及手工臺賬數據加以統一匯總，需搭建統一固定資產管理平臺，統一及規范固定資產折舊政策，以便集團隨時了解各公司固定資產情況。優化固定資產管理，除了提供日常的固定資產卡片管理、計提折舊、賬務核算等功能外，還新增了固定資產管理功能，包括固定資產融資租賃，固定資產的抵押，固定資產的維修，固定資產的減值等，實現固定資產全生命周期的管理。

（四）統一報表管理系統

目前使用的財務系統各子公司帳套獨立性，各公司自行設定報表模板取數，取數規則不統一，導致報表無法使用，需另行系統外加工生成報表用于合并報表合并，或者手工出具資產負債表和利潤表，提供給集團總部進行合并報表合并，影響工作效率。希望通過優化報表管理系統快速、準確地從下屬單位系統中取數，生成所需的個別報表，用于后續合并報表使用。優化報表系統模塊包括：一般性的報表管理功能、合并報表功能、擴展報表功能。一般性的報表管理除了提供日常的三大報表外，還支持各種自定義報表輸出制作提供集團運營需要的各類分析數據的報表制作。合并報表功能，支持多家項目公司，多業態、多組織、多角度的平行合并工作，確保數據安全，減輕財務人員重復工作，為財務會計提供財務信息支撐。擴展報表功能，包括導入導出等各項管理操作。可以滿足多維報表應用。

（五）啟用費用管理系統

目前費用報銷流程都是由經辦人填單，各級領導審批后再給財務出賬報銷的。有可能造成超計劃用款，月末統計部門費用時只能人工計算，無法進行系統化管理。啟用費用管理系統后，可以針對報銷人員，提供借款、報銷、借款余額查詢等功能;針對管理人員，提供費用跟蹤分析等報表幫助領導對員工的報銷單進行審批;針對財務人員，提供費用報銷的財務審批，直接生成記賬憑證等功能。

（六）加強用戶培訓

好的系統也要有操作者，為了保障系統上線后可以實現各個功能及目標，因此培訓這一環節是必不可少的。標準功能培訓，關鍵使用者及核心人員的基礎培訓，以便各項目的財務人員掌握產品的基本功能。業務流程的培訓，為使用者梳理業務功能，熟悉業務環境。上線支持，系統上線后提供輔導，特別是第一個月上線的支持就梳理工作等。業務流程培訓，培訓顧問會協助用戶在整個項目實施過程中，在藍圖設計階段將傳授業務流程知識， 此項工作將結合項目實施過程進行，由集團安排統一組織業務流程培訓。最終用戶培訓，為保證系統的正常運行，必須做好最終用戶的培訓工作，最終用戶培訓將由集團的關鍵用戶擔任講師，各項目公司將為關鍵用戶提供必要的支持以便保證培訓效果。上線支持，在系統上線后將提供一段時間的上線支持服務，幫助解決上線后可能出現的流程和系統問題，并對上線后發現的不合理流程提出優化建議，上線支持服務完成后，簽署《驗收單》為結束點。

四、結語

本文以財務管理的角度分析多項目多業態的集團在現有財務信息化的基礎上如何優化財務管理系統，統一搭建集團財務管控核算統一平臺，統一各分子公司財務政策體系、財務核算歸口，以實現各子公司公司的財務集中核算，為未來實現業務財務一體化創造基礎。企業應規范合并報表編制流程，實現合并報表應用，梳理及規范費用報銷業務處理流程，并結合云之家移動應用，實現手機端費用報銷的移動審批，以提高審批效率。這也對集團財務管理帶來新的挑戰。

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【作者單位：天譽置業（控股）有限公司】