外貿英語函電在跨境電商企業中的應用研究

王宇涯　白新芳

【摘 要】本文結合外貿英語函電在跨境電商企業中的應用情況，闡述外貿函電寫作的新特點，探索提高學生做好跨境電商業務在外貿英語函電方面的能力要求，并提出外貿英語函電教學的改革的建議。

【關鍵詞】外貿英語函電;跨境電商;應用

中圖分類號： H319.3;F7-4 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）27-0066-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.27.028

【Abstract】This paper illustrates new features of business correspondence writing based on the application in the cross-border E-commerce enterprises and then puts forward proposals on how to improve the teaching of business correspondence to enhance studentspractical abilities

【Key words】Foreign Trade Correspondence;Cross-border E-commerce;Application

隨著信息技術的進步和“互聯網+”概念的提出，中國外貿企業開始轉型升級，跨境電商作為國際貿易新方式，給外貿市場帶來新的機遇和挑戰。外貿業務開始在線上平臺解決，外貿英語函電的內容成為解決這些問題的重要依據，同時也面臨著新的變化。本文以以對學生外貿業務技能的提高為出發點，探索提高學生做好跨境電商業務在外貿英語函電方面的能力要求和教學改革策略。

1 外貿英語函電在跨境電商企業中的應用

新模式的跨境電商發展迅猛，外貿業務的主要交流方式和內容產生了較大變化。

1.1 跨境電商平臺帶來外貿方式變化

相比傳統外貿方式通過展銷會、商務代表團、代理等形式拓展業務，跨境電商買賣雙方的信息交流的渠道發生了變化，雙方利用互聯網技術，以電子郵件、即時通訊和站內短信為主要交流方式，交流更加快捷、簡便。

跨境電子商務操作中，傳統的支付方式發生了變化，支付主要通過第三方平臺來完成，通常是進口商在跨境電商平臺下單后，通過第三方支付機構支付款項，再通過合作的銀行將貨款支付給出口商。

傳統的外貿物流主要通過海運方式進行，而在跨境電商交易中，物流方式出現了E郵寶、中國郵政大小包、大商業快遞（EMS、DHL、UPS）、專線國際物流及海外倉+海外本地物流方式等。這就對買賣雙方在運輸業務方面的交流提出了新的要求。

1.2 跨境電商企業在函電溝通內容上的變化

通過對相關跨境電商企業信息溝通內容的搜集和整理，發現其與傳統外貿函電在內容上的變化。

第一，注重通過電郵進行營銷。在互聯網+的時代，企業之間通過郵件擴大海外市場，一方面加強了客戶關系，另一方面也增加了重復訂單的機率。對于跨境電商行業來說，面對激烈的競爭，要打造公司形象，更需要對郵件營銷進行管理，這就對企業郵件的提出新要求。比如保證郵件發送的質量和數量，了解客戶習慣和要求，增強語言魅力，打造有吸引力的個性化郵件等。

第二，注重溝通中如何應對還盤。跨境電商平臺上的賣家會有詳細的貨描，并配以產品圖片和價格、支付方式、運輸方式等。買家能更方便地進行選擇和下單。跨境電商的溝通中弱化了建交和詢盤的環節，在雙方對產品具體問題的溝通中，如何應對客戶的還盤是需要學習的主要內容，包括英文語言的表達和市場營銷的相關知識。

第三，跨境電商企業售后溝通內容的變化。跨境電商企業不僅需要好的產品質量和銷售技巧，售后服務也是在眾多企業中成功重要因素。和傳統的函電中涉及的退換貨溝通不同的是在跨境電商企業中售后確認貨物送達后多了一項獲得好評的內容（review和feedback），這關系到企業的信譽和銷售量。例如：

Dear Friend，

This is a After-sale customers service mail.

We received notice of logistics company that the parcel was signed at your address.Is it in a good condition Do you need any other help Any problem，please feel free to contact us！

If all well，Would you please confirm the order status and leave a feedback for us Expect your 5 star for us if you are satisfied.Thank you so much！

但索取反饋和評論是切記在不違反相關平臺政策的情況下索評，電郵應保持言簡意賅，撰寫有意義的郵件，讓客戶感受到誠意。

2 跨境電商外貿英語函電的寫作特點

跨境電商的貿易方式使得外貿英語函電與傳統的函電交流有所不同。跨境電商外貿英語函電主要使用電子郵件、即時通訊軟件和站內短信。

2.1 電子郵件的寫作特點

在現代商務溝通中，如何使信息更有效地傳遞是需要思考的重要內容。電子郵件是當今外貿企業間進行商務溝通最常用的方式，在寫作中應遵循7C原則。

第一，完整原則。商務電子郵件內容應完整包含你的收件人讀者所需要的全部信息，不完整的信息無法達到良好的溝通效果，還會降低工作效率，因為需要增加更多地溝通時間和精力才能把問題解決。郵件信息是否完整，可以用who，when，where，what，why和how這幾個要素的完整性來檢驗。

第二，準確原則。發出的每一封商務電子郵件都代表著公司的形象，電子郵件的語法、標點符號和拼寫的錯誤毋庸置疑會讓寫信人在收信人心目中的形象大打折扣，同時商務溝通中的內容也涉及雙方的權利和義務，因此每一封信件應在發出前認真檢查，做到表述準確無誤，避免帶來不必要的麻煩。

第三，清楚原則。商務電子郵件應準確傳遞發件人的意圖，不要讓對方誤解，因此要做到用詞準確，避免使用模棱兩可的詞和句子。例如：

As to the streamers sailing from Shanghai to New York，we have bimonthly direct services.（bimonthly是一個多義詞，可以理解為“兩月一次”或者“每月兩次）

為了避免讓對方誤解，應改為：

We have two direct sailings every month from Shanghai to New York.

第四，簡潔原則。簡潔原則是商務溝通中最重要的原則，是指寫信人用最簡短的詞語和句子，在不影響完整性和禮貌性的前提下去傳遞信息。沒有商務人士愿意浪費時間去閱讀冗長的信息。在寫作中應選擇簡潔的詞匯和結構簡單清楚的句子。電子郵件還可以使用縮略語。例如：

We have begun to export our machines to the foreign countries.（export用法錯誤，其本身意為sell something to other counries）。改為：

We have begun to export our machines.

第五，具體原則。商務電子郵件要求信息具體明確，不要使用含糊、抽象的表述。例如：

The large order has been sent.（General）

The order for 20，000kgs of groundnuts has been sent on April 13，2017.（Better）

第六，禮貌原則。商務電子郵件應使用禮貌的語言和真誠的態度去進行溝通，顯示對收件人的尊重。但注意把握禮貌并不意味著謙卑。

We can not comply with your request.（Impolite）

We are afraid we can not comply with your request.（Better）

第七，體諒原則。盡量站在對方角度去思考問題，找到最恰當的表述方式，采用“對方態度”去傳遞信息。例如：

We allow you a 2% discount for cash payment.（We-attitude）

You earn a 2% discount when you pay cash.（You-attitude）

另外，為避免發出的電子郵件進入垃圾箱，還應注意以下特點：創建有吸引力的郵件標題，但要注意簡短;重視郵件第一句話，55%的人會通過移動設備打開電子郵件，第一句話決定對方是否繼續閱讀;選擇有"煽動性"的語言，語意鮮明有個性，能引起讀者響應，同時保持真誠的態度，讓對方相信所讀的內容的真實性;內容表述簡潔、使用主動語態、要點明確;加強郵件內容設計，利用視覺傳播讓讀者對內容感興趣。

2.2 即時通軟件和站內短信的特點

目前在互聯網上經常使用的外貿即時通訊軟件有Skype、Viber、Whatsapp、Facebook、Twitter、Wechat QQ、Google Talk、TradeManager、敦煌通等。站內信是為方便會員商務信件往來而設的服務功能，類似于郵箱。

即時通訊軟件和站內信具有如下寫作特點：

第一，語言具有即時性，不同于書面語言，比較口語化，經常使用短句、重復，如“all”“you see”“just”等詞，風格簡潔而輕松。

第二，具有網絡語言的特征，常使用縮寫，首字母縮略，有時也使用表情符號。由于買賣雙方來自不同國家，表達中也會存在語法和拼寫錯誤，要注意甄別。

3 外貿英語函電教學改革

針對外貿函電在跨境電商企業應用過程中的新的特點，為提高學生外貿函電業務溝通能力，與時俱進，筆者提出課程相關改革建議。

3.1 教學內容的更新

隨著跨境電商的操作實際和新興交流（下轉第18頁）（上接第67頁）方式出現，電子郵件、社交在線聊天工具逐漸代替傳統的“商務書信”，因此教學內容應與時俱進，增加電子郵件和跨境電商相關內容。如借助跨境電商平臺展開外貿溝通的方法，重點是扎實的業務常識、正確的語言表達和技巧。

3.2 加強師資隊伍建設

新的外貿方式對外貿函電教學提出新的要求，也對教師的專業知識和水平有了新的解讀。根據筆者在多家外貿公司的調研，對于教師隊伍的建設，一方面，教師應深入企業實踐，了解外貿業務的發展狀況，提升外貿實踐能力。很多教師都是從英語教師轉型，因此在實踐中學習電子商務知識和電商網站的操作過程，積累業務和語言的知識對于培養跨境電商復合型人才是重要途徑。另一方面，與企業加強合作，把企業專家請進課堂參與教學非常必要，本系在實踐中開展了系列活動，對于提高實訓效果和激發學生的積極性都產生了積極影響。

3.3 建立實訓平臺

建立校內跨境電商實訓平臺讓學生在現代化的教學環境中感受新的外貿操作和溝通方式，將所學知識與實際相結合，能更有效提高函電實際寫作技能。學生可以在跨境電商平臺中建立真實店鋪，以小組為單位，在實踐中解決教學中的重難點，學以致用，能有效提高職業技能和職業素養，真正做到為企業培養有用的人才。

4 結語

外貿企業的轉型升級，為我國貿易領域開辟了新的發展空間，跨境電商的業務流程使函電和商務寫作在形式、內容、表達方式上都有了新特點。外貿從業人員一方面要掌握相關業務知識，另一方面也要進一步熟悉并掌握寫作內容和寫作技巧的變化。對于外貿英語函電教育工作者而言，面對學科變化，必須與時俱進，及時更新教學內容，改革教學方法或教學模式，以學生發展為本的原則，為學生進入復雜的商務工作領域奠定堅實的基礎。

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