以服務利用為目的核電站電子文件管理探索和實踐

文/江蘇核電有限公司 周鵬

近幾年來，國家出臺了多項關于發展電子文件的規劃和綱要，專家、學者及各企事業單位積極實踐探索電子文件的四性研究，使電子文件的發展在政策層面和技術層面獲得了有力的支持，相信在不久的將來電子文件廣泛應用將會水到渠成。但是，我們要認識到電子文件與紙質文件不同，不能照搬紙質文件的標準和規范。另外電子文件的管理和利用借助信息系統實現，由于投入成本、開發思路和開發程度等各方面的原因，使得各領域或各單位使用的信息系統各不相同，所以電子文件管理和利用的具體實踐，即在保障電子文件四性的基礎上，如何管理電子文件使用戶能夠快速、高效地獲取和利用，從而達到提高工作效率、降本增效，實現綠色環保工作和生活的目標，就是各個領域或企事業單位必須面對、自行解決的研究課題。

一、探索和實踐中存在的不足

從2003年開始，田灣核電站陸續上線多個信息管理系統，由于當時信息化發展的階段性、認識誤區、需求不到位或標準不統一等原因，導致電子文件管理存在一些不足和缺憾，影響文件和檔案的服務利用。

（一）未統一規劃系統開發導致信息孤島。田灣核電站建立了文檔管理系統、企業資源管理平臺和電站實時數據管理平臺等多達幾十套應用系統。這些系統積累了大量非結構化數據信息，產生的文件和記錄存在于各業務節點，無法提供互通共享。

（二）缺少文檔過程降低了電子文件使用便利性。田灣一期工程項目將項目檔案元數據和案卷目錄直接導入系統，整卷文件合并成一個PDF電子文件上傳系統，掛接在檔案條目上。用戶不能直接查詢目錄中的具體文件。

（三）標準不統一導致電子文件丟失元數據信息。設備文件功能位置碼拆分成系統碼和位置碼兩部分著錄在原文檔管理系統。2012年企業內容管理系統上線，功能位置碼需作為一個完整的元數據著錄系統，導致一期工程設備文檔從原系統遷移到新系統后，缺失完整的功能位置碼信息。

二、核電站電子文件服務利用管理的實施要點

經過近二十年探索、實踐和改進，田灣核電站對電子文件的全生命周期形成了一系列的精細化管理，其管理流程見“圖1”：

圖1 田灣核電站電子文件管理流程

（一）信息系統整合管理。為了解決信息孤島問題，2012年，田灣核電站上線企業內容管理系統（簡稱ECM系統），ECM系統具備多種文件采集著錄功能，能夠錄入接收的文件和檔案，整合各文檔管理系統的數據和流程，實現了文檔一體化的管理；能夠批量導入文件，解決所有業務系統產生的歷史文件的利用問題；能夠提供系統接口、按照設定規則，從第三方系統導入原生電子文件，向第三方系統傳輸電子文件，已陸續將現有系統與ECM系統關聯共享，實現了業務流、文檔流、信息流的融合貫通。同時規定后續開發、上線的系統需與ECM系統通過系統接口進行數據交互，使ECM系統成為文件利用和共享中心。

（二）信函附件管理。田灣核電站承包商通過信函的方式提交文件，信函附件管理是指對隨信函提交的文件進行辨識，確定將其直接作為信函附屬文件上傳到ECM系統，還是將其從信函剝離、作為一份正式文件著錄到ECM系統。信函附件確定是否剝離是文件接收后處置的首要環節。信函附件不剝離，附件的元數據未著錄ECM系統，無法直接查找。附件剝離與否需要根據文件生效狀態、來源等因素進行確定。經過多年的實踐證明，各類文件未生效送審版、質量計劃、任務單等空白記錄文件不剝離，作為附件上傳系統，其他生效技術文件宜剝離，單獨著錄。

（三）文件著錄管理。文件著錄是指從接收的紙質文件或電子文件中，提取相應的文件元數據信息，著錄在ECM系統，同時上傳PDF電子版文件的過程，供用戶查詢利用。考慮到方便利用，著錄時可以采取一些必要的手段幫忙用戶查詢利用。如設備使用說明書，田灣核電站從橫向和縱向兩個維度進行設定：橫向，不同設備使用不同的功能位置碼標識文件；縱向，將不同名稱用于指導使用和維修的文件統一命名為設備使用說明書。從橫向和縱向兩個維度的限定，保障了用戶快捷、準確地查詢利用。

（四）文件關聯管理。文件關聯是指將接收到的文件在信息系統中進行邏輯上的連接，表明文件之間的相關關系。文件之間相關關系包括所屬關系、內容承接關系和文件升版關系。通過對文件的關聯管理，提高用戶查詢利用的效率。完成文件著錄后，實施文件的關聯管理。如信函與所傳遞文件進行關聯，表明所屬關系；來函和復函進行關聯，表明內容承接關系；同一文件不同版本進行關聯，表明文件升版關系。

（五）文件分發管理。文件分發是指將文件按照指令傳遞給使用單位、部門或個人的過程。所有的文件都需要分發。對本單位內部的分發指令由文件歸口部門制定，對外部承包商的分發指令由承包商歸口管理部門制定。特別注意的是，必須對工作的執行和驗證所需要的文件的發放進行控制，使參與活動的人員能夠了解并使用完成該項活動所需的正確合適的文件，即受控分發給執行者。帶有工作任務的文件任務分發給責任人。密級文件按密級分發給知悉人員。其他文件可以普發給所有人。

（六）專題編研管理。根據公司熱點工作和重點工作，借助信息系統功能的多樣性和電子文件管理的靈活性，以及憑借熟知電子文件分類和存儲的便利性，收集、整理和匯總熱點工作和重點工作相關的文檔，積極開展電子文檔的專題編研工作，為公司所有用戶提供文檔服務。為了保障核電站設備安全、穩定地運轉，公司響應上級主管部門提出的設備可靠性管理工作，文檔人員可以發揮自身的優勢，開展關鍵敏感設備文檔的編研工作。并且逐年更新，以保持專題內容的完整性和及時性。

（七）用戶需求響應。田灣核電站文檔部門每年走訪公司所有部門或開展用戶需求調研，收集公司各部門文檔利用需求，評估需求的必要性和緊迫性，編制實施計劃，集中人力，保質保量完成需求任務，以滿足業務部門用戶的利用需求。為了解決電站一期工程儀控圖紙管理顆粒度太粗，使用不方便的問題，組織人力，按照每個設備將原本不足百個功能區或功能組的文件、拆分成近70000份的圖紙導入ECM系統，供用戶查詢利用和其他信息系統鏈接引用。

三、電子文件服務利用的實施體會

（一）關注電子文件收集的齊全性。文件收集齊全是服務利用的基礎，在關注電子文件服務利用的快捷性和便利性的同時，也需要考慮電子文件收集的齊全性，采取必要的措施，查驗和控制收集到的電子文件齊全性，這樣才能保障在信息系統中搜索到所需的文件。可以通過核對總清單和編碼連續性核實文件收集的齊全性。

（二）區分電子文件整理的顆粒度。保障電子文件能夠供用戶充分利用，并不是要求一視同仁地按照相同的標準處理所有文件，應根據設備或文件的重要程度，按照不同的顆粒度劃分電子文件，特別是對核電站設備隨箱文件，按照設備重要性和文件類別區分不同的顆粒度進行整理非常有必要。

（三）標識電子文件使用的有效性。在為用戶提供電子文件服務利用時，要注意標識電子文件的有效性。核電站商運階段，隨著設備的損耗、更新換代和工藝技術的發展，核電站每年開展工程改造和設備替代項目，使現場與工程竣工圖產生不符，應及時在檔案備注中注明變更情況，以免用戶誤用舊版文件。

四、結束語

電子文件的管理利用是當前各企事業單位檔案工作的重點課題和熱點課題，各單位應在其管理體制和管理目標的基礎上，參考外部單位的良好實踐，結合自身信息資源系統的功能，積極探索、實踐，總結出適合自身的電子文件管理利用模式，使用戶能夠深刻感受到電子文件使用的便利性和快捷性，才能更好地推進文件電子化管理之路。