對辦公室行政管理精細化策略論述

陸健健

摘要：辦公室行政精細化管理是一種廣泛應用于各個行業的管理手段，在地鐵運營公司管理過程中，辦公室精細化管理強調建立以科學管理為基礎、以人才管理為核心、制度管理為保障的綜合管理體系，強調管理的精確、細致、嚴格，旨在全面提升辦公室的工作效能與管理水平。本文以辦公室行者管理精細化為論述點，探討實行精細化管理的具體策略。

關鍵詞：辦公室行政;行政管理;精細化管理;精細化策略

1.細化管理制度，提升管理效率

在實際開展辦公行政管理的過程中，其管理內容與管理方式往往是較為復雜的，地鐵運營公司負責人不僅要關注辦公室的基本職能，還要注重辦公室工作人員的綜合從業素質，在了解辦公室工作人員基本服務特點的同時制定管理手段。在這種情況下，部分管理者往往會感到分身乏術，在開展管理工作時，無法了解辦公室的基本職能、工作特點，導致綜合管理效率低下。要實現辦公室行政管理精細化，就必須學會合理收放，建立與辦公室工作人員之間的有效互動，提升綜合管理效率。

在細化辦公室行政管理的同時，管理人員應對工作人員的綜合素質、工作要求形成一個大致了解，幫助員工解決實際遇到的工作問題，落實放大抓小的管理觀念、改變傳統的管理模式，從細節中展示管理成果，管理人員以身作則，利用自身能力帶動工作人員參與到工作任務當中。

在開展精細化辦公室行政管理的過程中，管理者應落實事無巨細的管理理念，幫助辦公室人員形成全面穩定的服務意識。從日常管理、文檔管理、會議管理等多個環節入手，提升綜合工作效率，提升從業人員的服務意識。在日常管理環節，辦公室人員應建立明確的管理目標、緊跟管理對象，實現管理工作的規范化、程序化、科學化，全面提升辦公室的凝聚力與綜合服務意識，辦公室人員應根據實際情況進行形成精細化管理調整，結合工作要求及時補充規章制度，備好編制單位內對內、對外的工作文件，保障各項工作的開展有源可查，根據實際單位工作情況修訂、整合、補充各項規章制度，并與管理者建立良好的互動;辦公室單位應做好文件制發、公文處理工作，及時登記工作環節出現的突發問題，整理并收集來訪報告，對于高級指示，應及時傳達、審閱、送簽、提升辦公室工作效率。

2.提升人員素質，建立管理體系

辦公室人員的從業素質直接影響到辦公室精細化行政管理的質量，在更為細致的行政管理環節中，管理要求與管理制度對員工的基礎技能、管理水平提出了更為嚴格的要求，只有全面提升員工的專業素質，引導員工將工作制度轉化為工作習慣，才能最大限度的培養符合企業發展需求的專業人才。

在落實行政管理細化工作的過程中，地鐵運營公司管理者應建立合理有效的培訓體系，通過專業的培訓流程提升從業人員的綜合素質，并利用具體的管理措施對相關工作人員進行約束，實現管理流程的精細、規范。在行政管理精細化環節，地鐵運營公司管理者應為辦公室工作人員培養專業、專注的工作態度，引導其做好檔案管理、會議通知、業務接待等基本工作。在日常工作環節，及時對文件檔案進行分類，提高辦公效率，確保檔案的可用性與延續性，嚴格按照辦公室制度收發檔案，并對檔案的調閱、借用、審批進行核定登記，做好檔案的循環利用工作，提升其信息管理能力;在會議通知與業務接待環節，應確保信息傳達的準確性、信息應用的高效性，保障會議場地可用、與會人員無缺勤。地鐵運營公司管理人員應制定完整、細致的工作制度，為精細化行政管理提供理論依據，響應實際工作流程，確保行政管理順利開展。

3.加強信息管理，控制工作成本

良好的成本控制對于地鐵運營公司的長遠發展有較為明顯的影響，在行政精細化管理環節，公司管理者應引導辦公室形成可持續、可再生的發展理念，利用信息化技術提升管理水平。

地鐵運營公司管理者應加強對辦公耗材的相關管理工作，在降低目標生產成本的同時杜絕鋪張浪費現象，控制企業內部的資源流動。以紙張的使用為例，為避免辦公室過度用紙，可建立信息化用紙登記系統，要求辦公室工作人員對領紙、用紙活動進行登記，超出的紙張開銷要求辦公室自行承擔，如果產生了較多的紙張損耗，在不影響工作要求的情況下，可將紙張二次使用;在車輛調度環節，應有效使用車輛，在不影響工作效率的前提下，可合理控制運輸費用，運用新式繳費系統采取有針對性的繳費措施，實現生產優化;在調用生產材料之前，辦公室工作人員應與對應的管理部門進行溝通，在獲得批準之后才能行使使用權利，要落實辦公室行政管理精細化法則，就要杜絕公物私用、一物多用、只用不修等錯誤行為，確保循環利用資源處于最佳運行狀態，不可循環資源處于最小損耗狀態。在開展精細化行政管理的過程中，地鐵運營公司管理者應對辦公室工作人員及時進行管理培訓，提升其從業意識、從業素質，確保辦公室工作的高效展開。

結束語：

辦公室內的工作內容復雜，工作責任重大，如果不能處理好行政問題，在后續管理環節，可能會發生各種情況，甚至會對地鐵的正常運行造成不良影響，地鐵運營公司管理者應具備高瞻遠矚的戰略目光，建立精細化、標準化、科學化的行政管理框架，以身作則的同時從細節出發，要求辦公室人員做好行政處理工作，提升服務意識，全面提高地鐵運營管理水平。

參考文獻：

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[2]肖海瑛. 有效提高辦公室行政管理精細化的思路與對策[J]. 中國經貿， 2016（23）：172-173.