加強社保檔案及信息化管理的思考

鄭德富

【摘要】當前社會逐漸趨向于信息化發展，隨著我國綜合科技水平的普遍提高，已進入了以互聯網為基礎的大數據時代。為了促使相關信息的安全、可靠性，在檔案管理方面應加強措施，對有關數據應進行保密，從而保證信息不會隨意泄漏，保障了個人的信息安全。因此，在對檔案進行安全保密工作時，在原有的基礎上加強防范意識，不斷思考信息化檔案管理的工作流程，為當前信息化社會提供保障，促進社會科技進步奠定基礎。

【關鍵詞】檔案管理 ?安全保密

一、如何加強檔案安全保密管理

隨著我國信息化技術手段的不斷升級，目前，已經形成了以計算機為中心的信息化系統，并被廣大群眾所依賴。但凡事都有利弊兩個方面，信息化手段可以工作帶來高效、便捷的服務，同時如果管理系統出現問題，其損失也是不可估量的。因此，為了能夠促進信息化技術更好的發展，運用合適的信息技術手段進行檔案保密工作成為其發展的重要前提。相對于傳統的檔案安全保密管理模式，顯然已經不再適應現代社會的發展，需在傳統檔案管理模式上進行改革與創新，保證在對信息進行安全保密的前提下，促進信息化時代的進一步發展，根據社會發展的實際情況進行分析，運用一定手段找出適合本國經濟發展的檔案管理工作模式。

（一）遵循屬性，精細管理

社會保險服務中心作為重要的民生保障部門，管理的檔案主要是企業職工和機關事業單位及居民養老檔案，這些都是關系到單位和個人的切身利益的重要資料，所以檔案工作的主要職能就是尊重歷史、保持檔案的真實完整性，在確保檔案安全的前提下，為單位和個人提供有效、便捷的檔案應用服務。但在這一過程中，應提高警惕，確保檔案信息的安全、完整。另外，應針對不同的檔案信息進行規整、分類，采用分級管理的方式確保信息的安全。因三類檔案資料種類較多，管理起來程序較為復雜，應合理安排工作人員的主要職責，將工作細分化，以此達到對檔案資料的精細管理，確保管理過程中每一環節都能順利開展。

（二）對工作人員進行培訓

在檔案管理的工作當中，為了確保檔案信息的安全、準確，除了要嚴格按照國家標準進行管理外，對檔案保管人員的要求也要相對嚴格。因檔案信息中涉及到的資料過多，如果因個人疏忽的原因導致相關信息泄漏或遺失，嚴重的情況下對單位和個人造成一定損失，從而影響社會保險服務中心工作和我們政府部門的整體形象。因此，針對檔案安全保密環節，應對相關管理人員進行培訓，讓他們意識到這些資料的重要性，保證在工作環節中能認真對待，以免造成不必要的損失，確保檔案信息的安全。

（三）完善制度，引進技術

為了確保檔案工作順利開展，確保信息的安全、可靠，除了要加強管理人員的保管意識，對其進行專業培訓外，應制定更加健全的安全保密制度體系，只有在相關制度的控制下，對檔案的保密性工作才能得到順利開展。另外，檔案部門應結合日常管理的工作需求與特點，結合自身實際情況不斷完善相應的管理體系，從而促進人性化發展，促使檔案保管工作更加有效運行。除了要制定相關檔案管理制度外，檔案部門應不斷引進國內外先進技術手段，利用現代化技術不斷完善管理制度體系，確保信息的安全保密性，從而提高檔案部門的信息化建設。改變傳統的檔案管理模式，不斷尋求適應現代化發展的保管策略，促進檔案部門的全方位管理手段，確保檔案信息在合理的管理方式下能得到更好的儲藏。

二、信息化檔案管理的有效措施

隨著我國信息化技術的發展，相關信息化管理手段不斷被人們所依賴。不論是在工作還是在學習過程中，信息化技術已離不開人們的日常工作和生活。檔案管理工作是一項謹慎性的工作，為了更好確保其相關信息的安全，利用當下相關技術設備，將信息技術與檔案保管工作相結合，從而達到更安全、有效的管理。

（一）改進管理手段

檔案相關管理人員，不僅要對檔案資料進行保管，還要合理安排資料的采集、安放以及交接工作。在開發和使用信息化管理檔案時，要注意檔案信息變更的痕跡留存，經辦人員登錄系統、變更信息等操作都需要進行系統自動記錄，并將這些信息設定為不可修改，以規范工作人員的操作規范，從而確保在這些環節中對檔案信息的安全、保密性，防止資料泄漏產生帶來的影響。

（1）加強檔案資料的安全管理。在檔案部門中，面對的服務對象主要是單位和個人，對此應當對使用檔案群體有明確的服務范圍。屬單位職工檔案的，可以由持相關介紹信的單位人員進行查詢應用，本人確需查詢的也應持單位出具的介紹信息，否則只能提供最基本的檔案服務。對于機關事業單位人員和居民養老等獨立檔案對象，可以提供本人身份證進行查詢。

同時，在對檔案進行保管時，應采取不同的方法進行有序監管，防止信息外泄，從而確保檔案信息的安全。首先，檔案部門應針對重要檔案制定相關管理制度，嚴格要求工作人員在制度的標準下執行管理工作，提高管理人員的保管意識，使其認知到檔案信息的重要性;其次，在實施檔案管理工作時，應對其資料進行分類并設有專人進行保管，增強管理人員的責任心，確保檔案的保密性;最后，對檔案資料應進行定期檢查，避免突發情況的發生，為檔案管理工作提供保障。

（2）加強檔案傳遞期間的安全管理。一般情況下，在檔案信息所處的位置不發生變動的前提下，相關管理工作的開展是較為平穩的，對檔案的管理工作也能持續、穩定的進行。不過，在現實生活中，除了正常的檔案調轉工作外，還避免不了因有關聯單位或上級政工、組織部門抽調檔案使用的情況，如職工退休、干部考察、政治審查等工作，這時檔案就會出現外借，離開管理者“視線”的問題，針對這種現象，應盡量避免檔案脫離檔案室，除重要的檔案查閱確需調出使用外，一般的檔案應用建議在檔案室內完成，可以通過檔案部門出具材料證明的、可以在閱檔室實現查檔的就無需提取檔案，如職工退休、材料政審等。檔案資料畢竟不屬于個人產物，因此，即便要對檔案進行調出使用，也需要明確相關部門進行接管工作，確保檔案資料在轉移過程中的安全。

因此，管理人員應提高警惕，確保在檔案資料轉移過程中的安全，增強對檔案信息的安全保護意識，做好對檔案資料的保管工作，促進檔案管理整體工作的有效運行。

（二）創新技術手段

在當前檔案的管理工作中，不斷運用現代化技術手段，借助計算機等信息工具，實現檔案信息化管理模式。不過，利用這一手段進行檔案管理也存在一定風險，除上述說的人為更改檔案信息內容需要系統進行留痕記錄外，還有計算機相關程序被病毒侵入，導致檔案資料丟失、泄漏的風險，將嚴重影響檔案保管工作的正常開展，這對檔案管理部門來說將是致命的損失。因此，在使用信息化技術手段的同時，應不斷挖掘出更多方法，加強系統安全管理，做到經常備份，切實保證檔案信息的安全。

（1）不斷更新加密技術。為促使檔案信息能夠得到更好的安全保護，在利用現代化技術手段中，運用互聯網中的加密技術，有利于管理人員更好的開展工作，從而對相關數據進行控制與監管。另外，為了防止病毒入侵導致相關信息泄漏的情況發生生，運用加密技術將有關數據資料轉變成亂碼的形式進行保存。更有效提高了對資料的安全防護，有利于管理人員工作的正常開展。因此，在進行對檔案信息的管理工作過程中，應不斷探尋新的方法，在現代科技水平的基礎上，與人為控制管理方式相結合的方法，對其有關信息進行加密保存，確保檔案資料能夠得到妥善處理，從而增強檔案信息化管理模式，帶動檔案部門信息化發展。

（2）不斷加強防寫技術。隨著信息化技術的不斷發展，對有關資料進行仿寫的功能也不斷加強。為了確保檔案信息的安全，在運用互聯網工具對其進行儲存時，可將工作人員權限分為應用權限、管理權限，在應用模式下，資料無法進行修改，只能對資料進行閱讀，沒有辦法進行保存或是改寫，需要修改內容的，需要有管理權限的部門負責人進行授權修改，以此加強對檔案資料的保密性管理工作。雖然，在軟件開發設計時可以設計為應用和管理兩種權限，但相對于我國而言這項技術仍有待加強，在原有的模式上運用更多手段進行創新，使其防寫功能更加強大，為檔案信息保管工作做出工作，從而實現檔案信息化管理模式，促進我國信息化發展水平。

三、小結

我國經濟仍在發展，對相關信息的保密要求也越來越嚴格，為了保障國家利益不被侵犯，防止個人信息泄漏，應認真對待檔案信息管理工作。在當下社會背景下，根據國家相關制度的要求，不斷完善檔案部門相關管理制度體系，增加對工作人員的培訓工作，提高相關人員的保管意識，確保其安全保密性。另外，為了適應當今信息化社會發展的需求，采用將信息化技術與管理方式相結合的方法，不斷創新各種技術手段，利用計算機加密技術對檔案進行安全管理，與相關部門共同配合的前提下做好社會保險檔案保密工作，促進檔案信息化發展。

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