淺談大數據下的企業檔案信息化建設策略

【摘要】信息技術通過各種各樣的方式進入到我們的生活中，并對我們的工作方式產生不同程度的影響。大數據這一概念也隨著信息技術的發展應運而生，并對企業檔案信息化建設提供了新的思路。那么，目前我國企業在大數據背景下企業檔案信息化建設的現狀是怎樣的？我們應該采取怎樣的措施才能通過大數據提高企業檔案信息化管理水平？則成為目前企業管理工作中的重要內容之一。

【關鍵詞】大數據 ?企業檔案 ?信息化 ?管理

檔案往往記錄著企業整體、各個部門以及各個員工發展、工作的實際情況，那么如何將檔案中記錄的信息充分利用起來，為企業發展服務就成為企業管理人員需要重點分析的問題。在信息技術及大數據分析方法被廣泛運用的今天，企業檔案信息化建設工作該如何開展，則成為企業管理者重點關注的問題。

一、企業檔案信息化建設概述

目前，很多企業都采取了信息化的檔案管理體系，并形成了一定的管理制度。這種制度對簡化企業管理制度、提高企業運轉效率有著重要的意義。將檔案信息通過數字化的存儲方式，實現紙質檔案數字化是檔案信息化建設的基礎工作;將數字化的檔案信息依靠信息傳輸技術傳遞出去并加以利用，則是企業檔案信息化建設的主要目的。

這種檔案管理模式體現了企業追求實用的管理理念，并且伴隨著大數據挖掘理念的應用，企業檔案信息得到進一步的挖掘和利用，企業借此也對自身情況有了新的認識。而傳統的檔案管理模式以及設定的研究目標，也由于信息時代的來臨逐漸被人們舍棄。通過近幾年企業檔案信息化建設實踐可知，大數據時代背景下企業管理工作逐漸往高效、簡約的方向發展，數據規模也逐漸往巨大化方向發展。數學建模技術的使用，也充分體現了檔案信息中蘊含的信息財富，企業檔案信息化建設成為企業管理提倡的理念之一。

二、企業檔案信息化建設現狀

（一）對大數據概念認識不足

由于大數據屬于近幾年逐漸興起的新概念，很多企業管理者對大數據的認識不足，這個問題影響了大數據挖掘分析技術在企業管理過程中的應用效果。另外還有很多管理者將檔案管理簡單理解為資料的收集與整理，并沒有意識到檔案所蘊含的信息財富。這就導致在企業招聘檔案管理人員時，沒有將掌握大數據分析技能作為招聘要求，檔案管理人員對大數據概念認識同樣不足。企業檔案信息化建設難以實現進一步推進。

（二）對檔案信息數據收集層次不深

傳統檔案管理工作中，數據的收集往往停留在基礎數據的收集上，對于細節數據以及深層數據的收集情況并不理想，人們處理數據的能力也相對較低;隨著信息時代的到來，大數據挖掘與分析本身就需要有一定體量的信息;如果收集到的信息量不足，且停留在基礎數據的層次，則檔案管理人員很難通過大數據分析得到有代表性的數據報表，企業檔案信息化建設則失去了意義。具體來說，目前企業信息收集中存在的問題除了信息量不足外，還有信息層次不夠深入等問題，這些我那天的存在都影響了大數據分析結果的準確性和代表性。

（三）檔案管理人員缺乏必要的信息分析能力

部分企業信息收集工作做得相對較好，但是由于缺乏具有數據分析能力的人才，而導致龐大的數據很難充分發揮出相應的作用。大部分檔案數據分析人員僅僅停留在數據制作統計表的層次，很難發現不同種類數據之間的關系。另外，檔案管理人員對企業業務認識不深，也是導致無法通過得出有價值的大數據分析結果的原因之一。

三、大數據下的企業檔案信息化建設策略

（一）管理者起帶頭作用，積極了解先進信息管理手段

企業管理者應該在企業檔案信息化建設過程中起帶頭作用，并主動了解大數據挖掘分析的工作流程以及工作特性，從而促進企業形成完善的信息采集及信息分析制度，讓收集到的信息檔案成為企業制定未來發展方向的有力依據。積極了解先進的信息管理手段則能促進企業檔案信息化制度的先進性，并保證企業檔案管理過程中存在的問題能得到及時的解決。

（二）加深企業數據采集的深度

數據分析師不僅要對宏觀數據進行分析，中觀數據、微觀數據的分析結果對企業制定發展方向具有同樣的作用。

例如采集企業財務信息并留存檔案的過程中，不僅要了解企業整體資金的運轉情況，還要詳細到各個部門資金流出與流進的情況，并且要細致到每一筆資金都經過哪些工作人員，資金變化是怎樣的？這樣能夠幫助財務管理人員了解企業宏觀上的資金流向，也能了解企業各個部門的資金使用情況，從而針對具體的問題對企業資金進行合理分配，促進企業資金微循環的形成。

可見，深層次的企業信息采集，能夠加強企業管理的宏觀調控能力，也促進企業形成良好的微循環。

（三）定期舉辦培訓，提升檔案管理人員綜合素質

信息技術及大數據分析技術的發展速度十分迅速，所以為了能夠讓企業檔案管理人員緊跟時代的步伐，企業應該積極聘請專業的數據分析人員以及檔案管理人員對企業現有檔案管理人員進行培訓，并鼓勵檔案管理人員針對企業現狀提出相應的改進措施，促進企業信息化檔案管理體系的建設與完善。

四、總結

隨著信息時代與大數據時代的到來，越來越多的企業認識到信息技術與大數據分析技術對企業檔案管理帶來的實用價值，并積極采用相應的技術，解決現階段檔案管理過程中存在的問題，并對檔案管理工作進行更新與完善。但是，企業也應該懷著與時俱進的思想，不斷學習新的檔案管理思想，并不斷完善現有檔案管理體系，建立健全信息化檔案管理制度，讓大數據挖掘與分析技術為企業的發展提供助力。

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作者簡介：魏靜（1975-），女，工作于重慶市涪陵城市投資集團有限公司。