通過網上報銷系統加強財務管控

承波

摘 要 隨著企業財務支出和報賬業務工作量的增加，報賬人“報銷難”成為不少子公司企業報賬人普遍面臨的問題。在信息時代背景下，網上報銷系統逐漸成為企業改革的趨勢。本文在分析傳統報銷模式問題的基礎上，結合江蘇泰州大橋有限公司的網上報銷系統運行情況，從提高報銷效率、降低企業成本、財務工作降負減壓、實現財務信息共享與加強預算管控等角度闡述報銷系統的應用優勢，并提出系統的未來優化方向，以期為更多企業引入網上報銷系統提供借鑒。

關鍵詞 網上報銷 財務管控 預算

一、引言

21世紀是互聯網的時代，信息技術的快速發展帶來了前所未有的變革，引入企業信息管理系統成為這個時代企事業單位辦公改革的重要方向。網上報銷系統作為企業信息系統的組成部分，是現代化財務管理工作的重要手段。與傳統報銷模式相比，網上報銷系統具有節約成本、提高效率、加強管控以及實現信息共享等諸多優勢。

為解決傳統報銷模式帶來的種種弊端，江蘇泰州大橋有限公司（下文簡稱“泰橋公司”）于2018年10月開始著手設計基于網絡平臺的財務報銷流程，開發網上報銷系統，該系統于2019年1月開始運行。本文結合泰橋公司網上報銷系統的實際應用案例，在總結傳統報銷流程存在的缺陷的基礎上，分析網上報銷系統在財務管理方面的優勢，從目前的運行狀況來看，網上報銷系統初步呈現了良好的效果，得到了用戶的肯定和支持。

二、應用網上報銷系統的意義

建立網上報銷系統，采用智能手機、二維碼、掃描儀和光學字符識別（OCR）等現代信息技術和設備，通過員工網上隨時提交報銷單、實時查詢報銷進度、實時生成和查詢財務管理報表等方式，極大地加快了員工報銷的進程，降低了物流成本，提高了財務人員工作效率，保證了報銷單據的安全，固化和規范了報銷流程，實時控制預算執行進度、監控報銷憑證的資金支付情況，提升了公司財務管理水平，有助于財務人員由“核算會計”向“管理會計”的轉型。

三、傳統報銷模式的問題分析

以泰州大橋為例，泰橋公司負責管理運營的泰州長江公路大橋及其接線全長約為90公里，沿途設11個收費站、2個服務區，在傳統報銷模式下，主要面臨以下幾方面的問題：

（一）報銷過程效率低，成本高

收費站沒有設立賬套，采用報賬制。因此，在傳統報銷模式下，一是報銷人員奔波于各收費站與公司本部之間，產生的油耗以及車輛磨損必然會增加車輛使用費用。并且，報銷人往往對報銷流程及要求不熟悉，在填寫紙質單據、粘貼發票時出現錯誤或者在審批流程中出現前后倒置的情況，導致報銷單據被退回修改，甚至需要經過多次修改。此外，報銷人可能會因為費用歸口管理部門、審核部門及審批領導因公外出，增加往返次數。二是紙質單據的審批需要經過層層手工簽批，在多個工作地點傳播，耗時長，甚至可能出現報銷單據丟失的問題，勢必造成整個報銷進度緩慢，影響會計核算的及時性和準確性。三是審批人會因為簽批報銷單而中斷正在做的其他工作，打亂工作進度，影響工作效率。

（二）財務工作負荷高，壓力大

泰橋公司各收費站離公司本部距離較遠，因此，為了方便報銷人員并節省成本，一般會定期指定報銷日。不僅報銷相關業務部門、審批人在報銷日無法安排其他工作，面對集中報銷的眾報銷人，財務部更是如臨大敵。在報銷日，紙質報銷單據被集中批量送至財務部門，財務工作人員不僅需要根據制度審核單據原始附件、填寫內容、審批流程的合規性，還需要根據費用預算審核報銷額度，避免超額報批。在傳統模式下，這兩項工作耗費了財務人員大量的精力，而且難以避免出現差錯，財務監督的有效性不足，容易造成合規風險。此外，在完成審批后，出納人員現金報銷時也會因為負荷大，容易出現差錯。

（三）無法滿足查詢需求，透明度低

在傳統的報銷模式下，報銷流程透明度低，報銷人員無法及時了解單據的流轉過程，相關人員無法查詢以前的報銷單據。領導和員工因為以前的業務事項查閱原始單據時，需要從財務部門借閱或復印;財務人員統計數據費時費力，時效性和準確性都不足。

（四）預算管控難度大，內控流程有待優化

在實際工作中，業務部門往往認為預算控制是財務部門的事，自己不做預算開支臺賬。在需要了解預算執行進度時，往往需要由財務工作人員通過會計核算系統查詢相關信息，要在會計核算系統完成當月憑證的記賬之后，才能較準確地查詢預算的執行進度，信息比較滯后。財務人員無法實時了解預算進度，難免會出現超預算審批的情況。公司管理層也無法實時了解公司整體的預算執行進度，不利于實時開展預算控制和制定經營決策。報銷過程中，由于審批環節多、審批流程混亂重復、審批權限不清等問題，難免存在遺漏審批、越級審批、超標準審批等風險。

四、網上報銷系統的應用優勢

（一）提高報銷效率，節約成本

傳統手工報銷模式下，由于時間和空間的局限性，公司難免需要耗費更多的金錢成本和時間成本。泰橋公司運行網上報銷系統后，通過電腦和手機端口，報銷人員可隨時隨地提交報銷單，審批人員也可靈活安排時間，實時審核報銷單。通過網絡介質傳遞報銷單據，可以快速高效地完成審批流程，極大地提高了公司的整體工作效率，降低了公司的成本。

（二）降低財務部門的工作負荷和壓力

通過財務報銷系統，公司可以預先設定報銷的項目分類和必填內容。在這種模式下，相對格式化的報銷單據在系統中完成逐級傳遞，其出錯率將大大降低，填寫的完整性與合規性得到較高程度的保證，作為原始憑證，方便了后續諸如付款、制單等一系列的財務處理手續，提高了財務人員的工作效率。財務人員在收到報銷單后，通過掃描報銷單后面的二維碼，報銷系統可以檢索鎖定所掃描的報銷電子附件，然后由財務人員審核原始報銷憑證與報銷系統中附件是否一致。絕大部分審批結束，對于達到支付條件的報銷憑證，出納人員通過網銀直接匯款給報銷人。財務報銷系統構建了發票管理模塊，對于暫時缺少發票的預付款報銷單據，可以進行匯總統計。

（三）實現財務信息共享，提高報銷流程透明度

報銷的相關信息內容被存放于財務報銷系統中，在報銷過程中報銷人員與審核人員均可以實時跟進查看審核狀態，完成報銷后，公司內相關人員若對某筆單據存疑，均可隨時隨地利用關鍵詞檢索功能實現快速定位，查閱相應單據。泰橋公司的網上報銷系統目前構建了合同管理模塊，主要是在報銷環節實現對合同的支付管理，工作人員可以查詢合同基本信息、合同支付進度、發票開具情況、工程決算金額等內容。此外，泰橋公司的報銷系統還在工作界面提供了其預算金額總覽圖，展示了全局維度預算以及使用情況明細表格與百分比。在報銷信息與預算情況兩個維度上，泰橋公司均實現了財務信息共享。

（四）強化預算管控，完善內控制度和優化內控流程

泰橋公司的網上報銷系統構建了預算管理模塊，公司工作人員可以根據公司年度全面預算計劃后臺設定各項目的預算金額，系統將自動執行預算監控。當報銷人員提交報銷單時，系統將其與對應項目的預算計劃進行匹配判定，如果該筆報銷申請無預算或超出預算，必須通過相關負責人員解決預算指標上限問題或者通過預算外報銷流程，才能成功提交系統，這種工作模式解決了手工報銷模式不利于預算控制的問題，及時避免超額審批。此外，預算使用進度將由系統進行實時披露，公司管理層可以及時了解公司全面預算的執行進度，據此制定相關重要決策。在公司一個年度的全面預算完成后，其預算整體執行情況可以作為制定下一年度預算計劃的參考和依據，推動公司預算規劃的良性循環。為了增強網上報銷的可操作性，泰橋公司進一步完善財務收支審批內控制度，重新修訂《費用報銷管理辦法》，設定和優化審批權限、報銷標準和審批流程，固化審批環節，使得報銷業務流程更加標準化。

五、網上報銷系統的優化方向

（一）實現與用友NC6.5會計核算系統的對接

泰橋公司的財務報銷系統上線時間較短，暫未完成與用友NC6.5會計核算系統的對接，報銷完成后，會計憑證暫時還需要財務人員手工錄入。公司后期會通過報銷項目與會計科目的明細對照，將報銷系統與用友NC6.5會計核算系統關聯，財務工作人員在審核報銷系統中的信息后，可以直接將其傳遞至財務系統的總賬模塊，財務系統可自動生成對應的記賬憑證，提高財務工作效率。

（二）實現與資金系統的對接

泰橋公司目前的報銷錢款依舊是由出納人員根據報銷單據信息進行現金支付或者人工操作網銀支付，未來報銷系統將完成與公司TMS資金系統的對接，在完成報銷流程審批后，出納人員可以直接在報銷系統中操作，將數據傳輸至系統的資金模塊，實現跟蹤付款。

（三）增加固定資產模塊或備品備件管理模塊

公司除了需要控制資金使用情況外，還需要管控實體資產。如果沒有單獨建立固定資產實物管理系統，公司可以在財務報銷系統中增加固定資產管理與備品備件管理模塊，實現對公司實物資產使用情況的管理控制。

六、結語

隨著信息技術的快速發展，越來越多的企事業單位引入網上報銷系統，逐步代替傳統的手工報銷模式，實現報銷流程與預算管控的革新。雖然報銷系統只是企業信息管理系統中的一個小系統，但其對企業財務管控工作的助益是立竿見影的。本文結合江蘇泰州大橋有限公司財務報銷系統的應用案例，分析了其在控制企業成本、提高會計信息質量、實現信息共享以及加強預算管控四個方面的優勢。時代的進步將進一步推動財務報銷系統的完善，以科學高效的報銷流程與企業的財務管理制度相匹配，提高企業的管理水平。

（作者單位為江蘇泰州大橋有限公司）

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