關于企業檔案管理體制改革的探討

袁曉燕

摘 要：隨著我國國民經濟的不斷增長，企業面臨新的發展機遇的同時也面臨著更大的挑戰，甚至還有倒閉的風險，因此，如何面對眾多嚴峻的挑戰，是當前新經濟體制下的各企業需要深思熟慮的一個重要話題。想要在眾多的挑戰中求得生存，一些仍沿用傳統思維管理模式的企業就必須改革創新，在眾多的改革中，企業檔案管理體制的改革是不可缺少的一部分，落后的檔案管理模式不僅制約了企業的發展，還對企業的生死起到了一定的作用，因此，各企業要積極改革檔案管理體制，使企業在經濟的發展中能夠立于不敗之地。

關鍵詞：企業；檔案管理；體制改革；探討

1企業檔案管理的重要性

檔案管理作為企業檔案是企業信息資源的重要組成部分，是知識咨詢與轉換的重要媒介，同時也是企業謀求發展的重要參考和依據。隨著當前我國社會經濟的快速發展，尤其是面對企業的信息化發展以及企業體制改革發展背景下，檔案管理在企業的運營中的作用越來越突出。為了能夠在信息管理、知識管理中把握機遇，企業的檔案管理需要不斷研究新問題、掌握新方法，并且不斷創新企業檔案管理模式。從含義上來說，所謂檔案管理主要強調檔案管理者通過使用一定的管理技術與方法，來整理、收集企業發展中的材料和信息，將其進行保存、統計的過程。檔案管理部門的存在主要服務于企業發展的多種業務，為企業制定發展戰略提供參考依據。

2企業檔案管理體制存在的問題研究

2.1過分依靠行政力量，缺少自我發展動力

在我國傳統企業發展過程中，檔案管理體制存在非常明顯的問題和缺陷，就是過于依靠行政力量，自身發展動力不足。為了推動企業檔案工作的長期發展，黨和政府也批準和下發了一系列文件，主要是運用以上部分行政手段進行檔案管理，由此也形成強大的外部推動力，這些在檔案管理工作中占據了非常重要的地位。盡管此種推動力價值明顯，但是在當前的市場經濟條件下已經明顯力度不足，政府成為檔案體制以及管理的宏觀調控者，企業自身力量逐漸弱化。另外企業不斷改制，成為自我經營的主體，因此在現代化市場環境中，傳統的檔案管理工作體制已經不符合企業發展的需要，還需要逐漸地弱化外部力量，強化自我管理，否則難以適應現代化發展步伐。

2.2檔案管理中缺少系統管理思維，管理效能低下

現代化企業檔案運行機制要求企業擺脫傳統方式的檔案管理思維和檔案管理模式，建立起和現代化市場制度相適應的相對靈活和多元的檔案管理體制。企業缺乏系統管理思維的主要表現為：不清楚檔案管理的重要性，不明白檔案管理在整個企業運行中的地位，不承認檔案管理是企業進行決策的主要依據，檔案的管理模式十分僵化，一些比較先進系統的思想無法得到展現，其中最為常見的就是企業的檔案管理實行了“外包”，這樣就無法讓檔案管理實現系統的規劃與管理。若是從企業的角度來講，企業管理人員要認識到檔案的重要性，加大力度培養檔案工作人員的專業素養和職業水準。例如，某些企業職工缺少現代化職業培訓的機會，難以適應企業的現代化發展需要，那么就無從實現管理效能的最大化。

2.3檔案管理模式過于單一，缺少針對性和綜合性

很多企業的檔案管理方法十分陳舊和傳統，基本是按照單一的檔案管理模式進行的，在檔案體制管理上采用的還是高度集中的統一化管理方法，這樣企業的檔案管理工作就被上了枷鎖，無法在現代企業制度中站穩腳跟，單一化的檔案管理模式已經不能很好地適應企業發展的需要。企業的類型有很多，經常會有跨越地區和跨越所有制的大型企業出現，這些集團檔案若是要采用傳統的集中統一方式管理根本無法實現。

2.4缺少向優秀企業學習的傾向，檔案管理思想落后

首先，一些外資企業在管理體制上比較關注效益，強調的是企業的成本觀念，并且也愿意充分使用和調動一切社會資源。外資企業在檔案管理體制上十分關注效益，并且清楚檔案管理活動會耗費較多的勞動力和資金，在企業管理活動中將檔案的建立、管理、利用等都進行預算分析，擴大利潤空間，提升利潤水平，在整個市場競爭中占據重要地位。

其次，外資企業善于運用數字化手段進行檔案體制的改造，不斷完善企業信息化管理。為了實現檔案管理的集成化，外資企業一個相對突出的特點就是善于使用現代化信息技術，運用現代化軟件做好檔案管理和體制革新工作，有利于未來企業的信息化集成管理。

3完善企業檔案管理的措施

3.1企業的檔案管理要更加專業化

檔案的專業化管理要從兩方面入手，一是要嚴格按照政府的要求進行，接受政府在這一方面的監督和指導，但要減少政府在企業自主管理中的干預，另一方面要接受社會的監督和指導，使檔案管理工作更加符合社會發展的需要。從未來的發展形勢看，企業自主管理檔案這一趨勢是必然的，只依靠政府的管理是不符合社會的發展形勢的，所以企業必須加強自主管理檔案的能力，積極創新，使企業檔案管理更加專業化。

3.2企業的檔案管理模式要符合市場化需求

企業想要更好地生存和發展就必須要根據市場的變化而變化，只有順應市場的變化企業才能有更大的發展空間。檔案管理的管理模式也必須遵循市場的需要，因為市場將決定著資源的配置，檔案管理的優良與否是企業能否在市場化競爭中勝出的基礎，因此企業的檔案管理必須符合市場的需要。企業檔案信息資源的管理為企業的發展提供著指導和建議，檔案管理工作必須在市場中開展，這就需要做好檔案的信息儲存和開發工作，不斷地改革創新，使檔案中的信息為企業的發展更好地服務。

3.3增強檔案管理人員的專業能力和綜合素質

另外，由于檔案管理人員的專業能力和綜合素質對于檔案管理這一工作的影響較大，提升檔案管理人員綜合素質和專業能力，就成為提高檔案質量和效率的主要途徑。為了加強檔案管理人員的專業能力和綜合素質，首先要從根源上改變檔案管理人員整體素質較差的情況，因此企業在人員招聘的過程中，應該嚴格把關，以員工的能力和素質作為衡量標準，選擇和錄用合適的員工。此外，為了提高已有工作人員的綜合素質和專業能力，企業應該定期舉辦企業文化活動，并定期對工作人員進行檔案管理知識的普及、培訓，同時，對員工進行法律方面的培訓和相關制度的培訓，以此提高員工的能力，提高員工的工作質量和工作效率。最后，制定相應的規章管理制度，優化原有的檔案管理制度和相關規范，保障檔案管理工作的規范性、合法性、高效性，從而保障檔案管理工作的質量。

3.4走信息化一體道路是企業檔案管理的一條新路徑

在企業的檔案管理工作中通過利用信息一體化技術可以使企業的檔案管理工作變得更加方便快捷，信息一體化這一路徑也是檔案管理這項工作較為理想的一種選擇。企業可以成立專業的信息管理部門來為檔案管理服務，這樣不但可以將檔案中的信息進行有效地采集和處理，也可以更好地分析出對企業發展有利的信息，此外信息一體化還能監督控制檔案的流動過程，更好地協調檔案中的信息。利用計算機技術將檔案以圖片或視頻的形式錄入，這樣可以更加直觀地提取出檔案中的信息，從而提高檔案管理的效率。

4結語

綜上所述，企業的檔案管理工作要不斷地改革創新，使之能更好地適應新的社會經濟形勢。另外要加強企業的自主管理檔案的能力，提升企業檔案管理人員的專業素質，解放思想，使企業的檔案管理更加專業化。此外還要利用先進的技術手段，使企業檔案管理工作更加簡潔，進而提升管理效率。

參考文獻：

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