當前檔案管理信息化建設探究

成瑜

摘 要：信息化的應用加快了檔案資源的開發進程，有效提升了現代化檔案管理的發展水平，推動了檔案管理信息化建設的發展。與此同時，在有效儲存檔案信息與文件管理的實踐操作中，進一步促進了信息記錄收集、查詢檢索、儲存管理以及人員素質等方面的提高，使得檔案管理信息化建設水平得到了整體性提升。檔案管理信息化有效地保存了機關、企（事）業以及個人在社會活動中所直接形成的具有價值的文字、圖表、音像等各種形式的歷史記錄，完整地記述了人類活動的相關重要信息，為推動社會發展奠定了重要的信息儲存基礎。

關鍵詞：檔案；管理；信息

一、檔案管理信息化建設理念確立

檔案信息化就是指在檔案管理實際工作中，利用現代計算機技術、網絡技術、信息技術對所記錄的檔案信息進行錄入、檢索、管理與開發等，全面記錄信息存儲的全過程。檔案信息化可達到為社會發展提供良好的服務支撐作用，有效保存人類社會活動在歷史發展進程中的重要信息，具有深遠意義和重要影響。簡言之，檔案是具有保存價值的文字、音像等形式的歷史記錄，是信息資源，是信息和載體的統一體。針對傳統檔案管理方式存在的各種問題，實現檔案管理信息化建設迫在眉睫。當下，檔案管理的發展也應順應新形勢的要求，在積極推進檔案管理工作中，應逐步加強檔案信息數字化建設，實現以信息化建設為核心。在推進檔案管理信息化建設進程中，要有效整合和利用信息資源為經營管理服務。充分發揮對檔案信息的儲存、檢索與管理作用，將檔案管理模式從實體模式向信息化模式轉變，改變傳統紙質檔案的形態，形成檔案信息的收集、保管與使用于一體的完整數字化形態，使之在信息化的時代下，能夠提供更加有效、方便、快捷的檔案信息服務機制。

同時，檔案管理信息化建設是實現檔案管理現代化建設的關鍵環節，也是發展檔案管理的重要途徑。因此，在檔案管理發展過程中，要大力提升檔案管理工作人員現代化理念，加強對檔案管理工作人員進行定期、全面、系統培訓，從源頭提高檔案管理工作人員的管理水平，強化檔案管理工作人員素質，健全現代化的檔案保護與管理技術相互配套的機制，進而能夠更好地發揮檔案管理信息化建設的功能與作用。在檔案管理工作實踐操作中，要加強對檔案管理工作人員科學技術水平培養，實現對檔案管理信息化建設的人才儲備。一方面，牢固樹立科技進步與現代管理理念，提高對檔案管理工作人員的培訓力度，使其能夠及時有效地更新檔案管理的知識儲備與技能的熟練程度，充分調動廣大檔案管理工作人員的積極性，形成良性競爭機制；另一方面，通過引進精通計算機網絡和軟件開發等技能專業人才，加快推進檔案管理信息化建設工作進程，使之從源頭上強化現代檔案管理理念，提高檔案管理工作效率，逐步提升檔案管理信息化的建設，適應現代化發展方向與要求，與當前經濟社會發展方向相一致，努力提升檔案管理的發展步伐。

二、加強檔案數據庫管理與建設

檔案管理信息化建設，是以現代科學技術手段來實現的，通過將檔案信息的全部內容錄入到電腦等電子設備中，并按照一定格式形成分門別類的檔案材料，使之形成電子檔案的形式，實現檔案信息的整理、錄入、分類等有效集合，達到檔案資源的高度共享，提高檔案管理的工作效率。因此，檔案管理信息化建設，有效解決了傳統檔案管理的嚴重弊端，更加安全可靠地保存了檔案信息的完整性，從而為更好地研究檔案材料和開發檔案資源提供重要的物質保障。

檔案管理信息化建設同樣也離不開對檔案數據庫管理的建設，這是對檔案信息化建設更深層次的發展與深入，能夠有效地推動檔案資源的合理存放與相互共享，實現現代化的檔案信息存儲，促進相關數據資源的整合與聯動，強化檔案信息之間的數據關聯，為推動檔案管理信息化建設提供重要的動力支持。因此，檔案管理信息化建設的工作應緊跟時代步伐，應用現代化的技術裝備，加快提高檔案數據庫管理建設的發展步伐，努力發揮檔案管理信息化的處理功效，充分提升檔案信息化發展水平，使其在檔案管理信息化建設的基礎上，加快構建現代化檔案數據庫管理建設。利用所配備的先進技術與設備條件，充分運用大數據、云計算和檔案數字化技術，大力推動檔案數據庫管理系統建設，實現檔案信息全程跟蹤與記錄，確保檔案信息的客觀性與準確性，使之能夠有效地利用檔案信息資源，實現檔案信息的全程監控與管理。

在檔案數據庫管理的系統中，實行檔案資源的自動化處理裝置。首先，配備統一的管理設備，將低質量的檔案信息轉化為數字化信息，這也就必須依靠網絡，配備現代信息化設備。現實中，實現計算機在檔案部門的全覆蓋，采用高容量的儲存載體，運用行業“地面通信骨干網”實現檔案信息傳遞、交流共享等尤為重要。同時，我們還要通過對檔案信息的收集、整理、查詢、全程跟蹤與記錄，更好地發揮檔案數據庫管理潛力，努力開發出豐富的檔案信息以滿足現代經濟社會發展需要，使之為檔案工作發展注入新鮮活力，實現檔案數據庫管理廣泛應用，為檔案工作現代化可持續發展提供充足的動力保障。 此外，在檔案數據庫管理實踐過程中，應充分利用數據化檔案信息的優點，加快紙質檔案的快速轉化與分類歸檔，確保電子檔案儲存的品質與質量，努力構建一整套完整的現代化的檔案數據庫管理，使之能夠更加有效地保護好現存的檔案信息，實現安全、高效的檔案數據庫管理模式，建設更加強大的數據化檔案信息數據庫。

三、建立健全檔案管理體制機制

在檔案管理的發展進程中，健全檔案管理機制，能夠有效地保存檔案信息的收集、儲存與使用，并以此適應現代化檔案管理的建設要求，滿足現代化檔案管理機制的健康運行，這是檔案管理信息化建設內在調控裝置的客觀要求。因此，應當努力健全檔案管理機制，嚴格規定檔案管理業務的技術流程，使其能夠充分細化構建電子檔案工作的各個環節與步驟。在此基礎上，將紙質檔案快速轉化成電子檔案，確保電子檔案的安全性與可靠性，使其能夠充分保管好現存的電子檔案，發揮其功能與效用，實現檔案管理的服務機制。

在保障機制上，進一步地加強監督與檢查力度，利用現代化儀器設備，做好對文檔病毒查殺以及漏洞檢測等問題，及時處理這些相關文檔所存在的漏銅，防止信息被篡改、刪除等現象。同時，加強對檔案管理工作人員責任心培養，檔案管理工作人員應當及時整理與歸類相應檔案信息，協調各個檔案部門之間的配合，加快整合電子檔案工作，使其能夠有效地提高檔案管理的工作效率，促進檔案管理工作能夠高效、合理地運行，保證檔案管理信息化建設發展進程。

開展標準化運行的工作流程，應當通過制定統一的標準，規范相應的技術流程，使之能夠完整規定電子檔案從制定、采錄，以及最后的存貯，都要按照一定的標準進行，細化分類各個環節與步驟，確保各項工作都能按照規范的技術流程進行。嚴格檔案的分類與管理，使其有效發揮檔案管理工作各個環節上的使用效率，落實嚴格的監督制度和責任制度，有效保證檔案信息的準確性，提高檔案信息保管的安全性，從而能更好地實現檔案資料和信息的準確性與科學性，為檔案管理工作的有效開展提供充足的保障，進而更好地實現檔案管理機制的更加完善與創新。

建立規范的檔案管理機制，是檔案管理現代化的客觀提要求。因此，在建立健全檔案管理機制中，要創新檔案管理制度，健全和完善檔案管理業務流程和技術關鍵、規范，細化電子檔案工作和步驟；制定必要的措施，確保電子檔案的完整性；要統一檔案管理的標準，因為標準？范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。

檔案管理工作在經濟社會發展進程中扮演著十分重要的角色，能夠有效地記錄檔案信息全程，實現信息資源有效利用與相互共享。因此，在建設檔案管理過程中，應當進一步健全有效的檔案管理機制，加強對檔案管理工作的重視。在保障信息化建設以及數據安全正常運行前提下，結合實踐經驗，運用現代科學技術，健全科學、合理、高效的檔案管理機制，從而為更好地建設檔案管理信息化提供助力，更好地實現檔案管理工作的全面落實。