檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

張慶寧

摘 要：隨著時代的發展，相關單位在進行檔案管理的時候，要將其和信息技術進行有效融合，避免出現信息管理問題，讓檔案能發揮出最好的效果，也為整個社會建設服務。本文將先指出檔案信息化建設和檔案管理存在的問題，再闡明提高檔案信息化建設和檔案管理效率的策略。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；思考

檔案信息化建設能提高檔案信息管理的效率，那么在這個時候，就需要管理人員能夠根據檔案信息的收集情況和時代的發展情況，不斷調整檔案信息管理的方式，充分利用已有的信息資源，在不斷改革和創新的基礎上，不斷提高資源利用效率和回收效率，讓整體檔案信息管理質量和服務水平獲得提升，并能促進整個時代的發展。

一、檔案信息化建設和檔案管理存在的問題

（一）對檔案信息化建設和檔案管理的認識不足

管理人員在進行檔案信息化管理的時候，大都是將檔案信息進行匯總整理，并未根據檔案信息的內容進行有效分類，沒有將檔案信息管理當做是管理工作的一部分，檔案信息化建設和檔案管理也沒有列入到整個管理體系中，而管理者也都會以自身的利益為主，對檔案信息化建設和檔案管理本身不一定非常了解，這就會出現對檔案信息保管、利用等方面存在認識不足的問題，也就會讓檔案信息化建設和檔案管理的效率低下[1]。

（二）檔案信息化建設和檔案管理模式不夠完整

檔案管理模式不夠完善主要體現在三方面，首先，基層的檔案管理工作發展較為緩慢，很多檔案信息資料并不完整，其檔案信息的真實度也有待考證，而如果基本的檔案信息都無法獲得保證，也就無法系統的進行檔案信息化建設和檔案管理；其次，檔案管理體系很分散，每個管理部門的銜接也不是很緊密，這就讓各部分人員無法充分發揮其管理職能，在檔案信息傳遞的過程中可能也會存在一定的信息漏洞，這會降低整個檔案信息化建設和檔案管理的效率；最后，很多檔案管理人員只注意檔案管理能帶來的經濟效益，并未從檔案本身進行分析，這就會讓檔案信息化建設和檔案管理的初衷產生偏差，如果讓檔案信息和時代脫節，不僅不會讓經濟獲得良好發展，還可能阻礙其他方面的社會發展。

（三）管理人員在進行信息使用的時候存在錯誤

檔案信息化建設和檔案管理是時代發展的產物，這就需要管理人員能轉變原有的信息管理方式，將信息化引入到檔案建設和管理中，但是由于相關管理人員對檔案信息資源的理解和利用存在觀念上的錯誤，這就會讓他們認為檔案只需要完整的保存在館藏中，在需要的時候再將其調出，除此之外并沒有什么其他意義，這種觀念上的錯誤減緩檔案信息化建設和檔案管理的進程，無法將檔案的價值完全發揮出來，在另一種程度上來說也是對資源的一種浪費，對整個社會的發展都會帶來不利影響。

二、提高檔案信息化建設和檔案管理效率的策略

（一）培養和引進現代檔案信息管理的人才

在對檔案信息化建設和檔案管理進行改革的時候，首先就要從管理人員入手，畢竟之前的檔案管理人員普遍學歷都不高，而且缺乏專業的檔案信息管理經驗，這些都不利于檔案信息化建設的發展[2]。在這種情況下，就要從檔案院校引入專業的畢業生進行管理，在入職之前就做好專業培訓工作，讓他們有一個完整的檔案信息化建設和檔案管理意識，并根據他們的能力進行分工，著重培養年輕的管理干部，不斷提高管理人員的綜合能力。與此同時，還需要對他們的素質進行培養，引導他們樹立正確的三觀，這樣才能讓他們在工作的時候能夠時刻保持責任心，提供更加好的檔案管理服務，在結合實際情況的基礎上進行創新，將檔案信息化建設落到實處。

（二）加強檔案信息管理的安全體系建設

對檔案信息化進行安全體系建設很重要，畢竟在網絡信息高速發展的時代，除了能更加快速的掌握信息，同時信息的安全也會受到更多的影響。那么在進行檔案信息化建設和管理時，建設檔案信息安全系統，制定檔案信息安全防護措施，可以采用防火墻、網關等信息技術，確保檔案信息不會受到任何網絡攻擊，有效將檔案信息保護起來，讓檔案能更好的在內部進行流通而不會受到外界的干擾。另外，還需要定期對安全系統進行維護更新，讓其能更好的為檔案信息服務，如果設置了密鑰，持有密鑰的管理人員就需要承擔相應的責任，避免出現檔案失密或者泄露的事情，讓檔案信息化建設和檔案管理穩步向前發展。

（三）形成系統的檔案信息化建設和檔案管理模式

檔案的管理模式對檔案建設的質量和效率也會起到很大的作用，在擴大管理工作的時候，要注意三方面的內容：第一、在開展檔案管理工作的時候，需要做好基層管理工作，補齊缺失的檔案信息，對檔案信息進行一個系統的排查，確保沒有虛假的信息滲入其中，即使有虛假的信息，也要及時進行處理，確保歸入系統的檔案信息準確無誤；第二、用網絡系統建立一個完整的檔案信息平臺，將所有的檔案信息進行歸納整理，這樣不僅方便管理，還能讓檔案信息管理方式能更符合時代的發展需求；第三、在進行檔案信息化建設和檔案管理的時候，更要將檔案重點放在發現檔案信息的內在價值上，引導管理人員能夠更加深入的了解檔案內容，并能結合實際情況進行深入探究，對檔案進行更加合理有效的分類，從而對社會的發展起到積極的引導作用。

（四）對檔案信息化建設和檔案管理做系統規劃

在對檔案信息進行信息化建設和檔案管理的時候，需要遵循一定的規律，這個發展規劃需要管理人員在正式開始管理工作之前就要進行設定，其目的就是為了將檔案信息的特點和規律完全挖掘出來，并根據檔案信息的特點進行分析，找到最適合其管理的方式，這么做不僅能提高整個檔案管理的效率，更能充分發揮檔案信息的意義，提升整個檔案信息化建設和檔案管理的服務質量[3]。而不同的地區或是企業可能遇到不同的問題，這就需要管理人員能從地區本身入手，在充分開展管理工作的同時，用管理考核來監督管理人員的管理工作，讓檔案管理能更加高效的進行下去。

（五）充分利用網絡進行檔案信息化建設和檔案管理

網絡化管理也是檔案信息化建設的重要組成部分，而建立網絡信息平臺是提高檔案管理質量的最好方法。具體來說，要先建立起檔案網站，在建立之前就要首先將網站的優勢以及如何建設這個網站進行規劃，確保檔案信息能很好的通過網站展現在大眾面前，之后，還需要定期對網站進行維護，根據管理需要更新主頁信息或是后臺檔案信息，這樣也能讓大眾在接觸到檔案信息的時候是第一手資料，并且能真正從網站上獲得相關信息，還要根據大眾的需要提供相關檔案信息，讓信息資源利用效率最大化，提高檔案管理的整體服務水平。

結束語：

綜上所述，在進行檔案信息化建設和檔案管理的時候，要充分結合當前社會發展的背景，從培養和引進現代檔案信息管理的人才、加強檔案信息管理的安全體系建設、形成系統的檔案信息化建設和檔案管理模式、對檔案信息化建設和檔案管理做系統規劃、充分利用網絡進行檔案信息化建設和檔案管理這五方面入手，讓檔案信息化能更好的為社會的發展服務。

參考文獻：

[1]徐海燕.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）：29-29.

[2]薛龍峰.人力資源檔案信息化建設的相關思考[J]. 文化創新比較研究，2018（20）：148-149.

[3]錢敏.檔案信息化建設在檔案管理中的優勢與管理變革[J].機電兵船檔案，2018（3）：76-77.