基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理研究

喬博男

摘 要 新時(shí)期，人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略、社會(huì)保障體系和城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的不斷加快，使人力資源和社會(huì)保障檔案工作重要性愈發(fā)凸顯。但是當(dāng)前我國(guó)基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作中存在著制度不完善、管理方式落后和管理人員素質(zhì)不高等問(wèn)題，需要通過(guò)完善檔案管理機(jī)制、做好人事檔案工作和加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)我國(guó)基層人力資源和社會(huì)保障檔案工作健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期；人力資源；社會(huì)保障

我國(guó)人力資源和社會(huì)保障部在2008年3月31日正式成立，原人事部和勞動(dòng)保障部的職責(zé)整合，劃入人力資源和社會(huì)保障部。這次機(jī)構(gòu)的改革與重組，為我國(guó)的人力資源強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和社會(huì)保障體系的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。幾年來(lái)，各基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)積極貫徹實(shí)施人力資源和社會(huì)保障政策法規(guī)，擬定人力資源和社會(huì)保障事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，強(qiáng)化組織實(shí)施和監(jiān)督檢查，為地方及國(guó)家的人力資源和社會(huì)保障事業(yè)做出了重要的貢獻(xiàn)。檔案管理工作作為人力資源和社會(huì)保障部門(mén)工作的重要組成部分，在我國(guó)大力實(shí)施人才強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略和新型城鎮(zhèn)化建設(shè)當(dāng)下，更應(yīng)該受到我們的關(guān)注及研究。

1 新時(shí)期加強(qiáng)基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作的重要性

檔案是政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、各社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的文字、圖片、聲音、影像等格式的記錄資料，它們關(guān)系到各單位及個(gè)人的切實(shí)利益，正確地保存和利用檔案有助于黨和國(guó)家的各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展。人力資源和社會(huì)保障部門(mén)是重要的服務(wù)部門(mén)，它的檔案主要包括人事檔案、文書(shū)檔案和社會(huì)保險(xiǎn)檔案，這三類(lèi)檔案關(guān)乎到國(guó)計(jì)民生，對(duì)于它們的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，因?yàn)樯婕暗降膯挝患皞€(gè)人多、項(xiàng)目繁多、信息資料龐大，要求檔案人員必須有著較高的管理與服務(wù)能力。具體來(lái)說(shuō)，妥善管理人力資源和社會(huì)保障檔案，可以為大學(xué)生提供一個(gè)表現(xiàn)自我的平臺(tái)，為員工提供一個(gè)良好的晉升平臺(tái)，為軍人提供一個(gè)榮譽(yù)展示平臺(tái)，為農(nóng)民工提供一個(gè)就業(yè)平臺(tái)，使他們獲得合理的薪酬待遇及社會(huì)保險(xiǎn)。

2 當(dāng)前我國(guó)基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作中存在的問(wèn)題

雖然我國(guó)非常重視人力資源和社會(huì)保障工作，但是由于部門(mén)成立較晚，很多地方都在進(jìn)行摸索，再加上基層組織服務(wù)對(duì)象較多、項(xiàng)目繁多、資料龐雜，在一些基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)中，檔案工作還是存在著一些比較突出的問(wèn)題。

首先表現(xiàn)在管理機(jī)制方面。一些基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)雖然建立了自己的檔案管理制度，但是制度缺乏科學(xué)性和嚴(yán)密性，無(wú)法全面有效地對(duì)各部門(mén)行為進(jìn)行規(guī)范。一些基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)沒(méi)有統(tǒng)一的管理體系，檔案工作缺乏統(tǒng)一管理，各部門(mén)不能有效地溝通、協(xié)調(diào)和共享，甚至各自為政，造成了人力、物力、財(cái)力的嚴(yán)重浪費(fèi)。其次表現(xiàn)在管理方式方面。傳統(tǒng)的按“卷”“件”整理在新時(shí)期呈現(xiàn)出了弊端，工作量大、工作繁瑣、攜帶不便、經(jīng)手人多等檔案問(wèn)題需要解決。有些基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)缺乏先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，硬件資源跟不上需求，老舊設(shè)備導(dǎo)致了歸檔延遲、混亂、錯(cuò)誤和丟失現(xiàn)象。有些基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)檔案數(shù)字化建設(shè)落后，檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平不高，電子檔案使用范圍有限，再加上缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)與完善。然后表現(xiàn)在人員能力素質(zhì)方面。許多基層人力資源和社會(huì)保障部門(mén)都缺乏高素質(zhì)的復(fù)合型人才，有些檔案人員專(zhuān)業(yè)能力很強(qiáng)，但是計(jì)算機(jī)能力較差，有些雖然有著較高的計(jì)算機(jī)水平，但是對(duì)人力資源和社會(huì)保障工作缺乏深刻的認(rèn)識(shí)。還有一些檔案人員沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，對(duì)自己疏于管理，工作態(tài)度不端正，工作起來(lái)馬馬虎虎，最終造成了檔案的錯(cuò)誤、損毀和丟失。

3 新時(shí)期加強(qiáng)基層人力資源和社會(huì)保障檔案的管理工作的策略

3.1 完善檔案管理機(jī)制

首先單位領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視程度，積極建設(shè)綜合檔案室，積極進(jìn)行檔案制度建設(shè)，促使檔案管理工作朝著制度化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。其次要對(duì)現(xiàn)有的管理制度進(jìn)行反思及修改，重點(diǎn)是那些不契合實(shí)際工作需求和有漏洞的的管理制度，要及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究討論，制定出科學(xué)有效的管理制度。然后要明確檔案人員的崗位職責(zé)，做到有責(zé)必?fù)?dān)，失責(zé)不究。同時(shí)完善激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于工作態(tài)度積極、工作有成績(jī)的檔案管理人員，在物質(zhì)和精神兩個(gè)方面進(jìn)行激勵(lì)，使激勵(lì)真正影響到每一個(gè)人。最后要加強(qiáng)對(duì)高素質(zhì)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，引進(jìn)能力強(qiáng)、素質(zhì)高的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的培訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，切實(shí)提升他們的工作水平。

3.2 做好人事檔案工作

首先要做好農(nóng)民工檔案工作。新時(shí)期，隨著城鎮(zhèn)化速度的不斷加快，越來(lái)越多的農(nóng)名工投入到城市建設(shè)的當(dāng)中，企業(yè)和農(nóng)民工的勞動(dòng)糾紛也越來(lái)越多，勞動(dòng)監(jiān)察、勞動(dòng)仲裁與工傷認(rèn)定檔案隨之增加，做好這些材料的收集和整理，對(duì)于保障農(nóng)民工的合法權(quán)益，加強(qiáng)勞動(dòng)力轉(zhuǎn)移和培訓(xùn)有著重要的作用。其次要做好干部人事檔案工作。干部人事檔案是培養(yǎng)、選拔和任用干部的重要依據(jù)，在做好檔案日常管理的同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案的審核工作，保證“三齡二歷一身份”信息準(zhǔn)確無(wú)誤，不僅方便干部審批工作，還能預(yù)防腐敗現(xiàn)象的發(fā)生。然后要做好退休人員檔案工作。退休人員檔案直接反映了退休人員的現(xiàn)實(shí)情況，要做好這部分檔案的交接、管理、轉(zhuǎn)遞和利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保障退休人員的合法權(quán)益。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

首先要加大財(cái)政資金支持力度，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更替升級(jí)，包括計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、復(fù)印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等，提高檔案保管的安全性，保證檔案的完整和準(zhǔn)確。其次要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建設(shè)完善的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，提高檔案人員的計(jì)算機(jī)水平，加快紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化，并實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理，實(shí)現(xiàn)方便、快捷、準(zhǔn)確的檔案查詢及利用。要強(qiáng)化檔案的共享，設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)交換、傳遞和共享，確保基層人力資源和社會(huì)保障檔案管理的有效性。

4 結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期，隨著國(guó)家對(duì)人力資源和社會(huì)保障工作重視程度的不斷加強(qiáng)，基層人力資源和社會(huì)保障檔案的重要性愈加凸顯，因此我們必須提高檔案管理意識(shí)，嚴(yán)于律己，努力工作，勤于學(xué)習(xí)，不斷提高自己的工作能力，不斷增強(qiáng)自己的工作信心，用樂(lè)觀積極的心態(tài)面對(duì)工作中的困難，用優(yōu)異的檔案管理成績(jī)促進(jìn)基層人力資源和社會(huì)保障事業(yè)的發(fā)展。