企業檔案管理創新與服務模式

彭萬霞

摘要：在現今信息化社會當中，檔案作為重要的信息源，其在社會發展過程中的重要性越來越體現出來。企業檔案管理工作作為企業管理的重要組成部分，但由于一直以來企業檔案管理方式較為落后，這對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。因此，需要進一步實現企業檔案管理的創新，完善企業檔案服務模式，實現企業檔案資源的有效開發利用。鑒于此，本文就針對企業檔案管理創新與服務模式進行分析研究。

關鍵詞：檔案管理；創新改革；服務模式

1 導言

企業檔案管理工作是企業管理的重要內容。企業在運營、銷售、科研管理等日常工作中，所產生的大量檔案資料是企業維持持續發展的重要信息資源。因此，檔案管理部門要重視檔案信息資源的開發與利用，從而使檔案管理為經濟建設及社會發展提供優質服務。企業檔案管理與服務模式的創新就是通過綜合利用檔案信息資源為生產經營提供有效的服務，從而將檔案管理的潛在價值外化為經濟效益與社會效益。

2 現階段企業檔案管理工作面臨的困境

2.1 企業檔案管理工作重視度問題

目前，我國很多企業在檔案管理方面存在的一個主要問題，就是對檔案管理工作缺少應有的重視，這是導致檔案管理工作效率低下的重要因素。由于企業最重要的是盈利，而檔案管理工作無法是在短時間為企業創造財富，但是在企業的長遠發展過程中，檔案管理是企業發展的后期保障，對于企業的發展方向具有指導性作用。

2.2 傳統的檔案管理模式嚴重滯后

隨著企業信息化建設逐漸深入，企業在日常經營活動中電子文件遠遠大于紙質文件，而檔案管理部門的傳統運作模式不能很好的對其進行收集和管理，導致大量寶貴的檔案資料丟失。而且，很多負責檔案管理的員工意識不到檔案管理的重要性，導致檔案管理的信息化程度較低，沒有創新意識，無法提高工作的質量和檔案管理的效率。

2.3 檔案信息化管理模式流于形式

盡管有些企業也對檔案管理部門進行了信息化改革，但是在信息化建設時針對性不強，盲目照搬，只強調建設檔案信息資源管理系統，但是對系統的運用沒有做到足夠的重視，導致花費大量精力建造的信息管理系統不能產生應有的效益。

3 企業檔案管理工作的創新改革思考

3.1 重視檔案管理，提高責任意識

首先需要企業有關領導人和員工從思想上開始重視起檔案管理工作，提高責任意識。在企業的日常工作中加強宣傳檔案管理工作對于企業發展的重要意義，使得企業員工提高對于檔案管理工作重要性的認識。可以定期開展一些關于檔案管理工作內容的知識競賽，可以讓經驗豐富的檔案管理工作者介紹自己的工作心得，提高其他員工的工作能力。

3.2 創新企業檔案管理工作的理念

在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，能更好的服務與企業的生產經營活動。因此，實現檔案管理工作的創新首先是思想觀念的創新，具體要求是：

1）要樹立檔案工作服務大局的認識觀。新的經濟形勢下，黨和國家的中心任務就是以經濟建設為主要目標，這要求企業檔案管理工作也應該以促進企業經濟發展為工作重點，要以服務大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發與利用，全面系統的為企業經濟發展和長效發展做出貢獻。

2）改革傳統的檔案管理思想。創新企業檔案管理工作的另一手段是，要加大對檔案工作的改革力度，管理工作中的守舊和自我封閉的思想要予以剔除，同時建立一個與市場經濟相適應，并符合企業檔案管理自身發展的運行管理機制，并且在做好安全保密的前提下，可以適當擴大企業檔案管理工作的開放范圍，使企業檔案工作能走進企業內部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務化功能可以充分發揮，還能夠增強檔案管理在企業管理中的影響力。

3.3 創新企業檔案管理工作的機制

1）首先建立檔案信息資源收集網站。建立檔案信息資源收集網絡，主要是因為在社會全面發展和信息化不斷提高的背景下，檔案管理工作由于涉及面廣和信息量大等特點，如果僅僅依靠檔案管理工作部門的日常工作，并不能全面，及時準確的收集到檔案相關資料信息。因此，可以建立檔案信息資源收集網絡，對社會各個部門和各個單位力量充分利用，形成多種渠道，有效收集檔案信息。

2）企業檔案的各項規章制度要建立健全。創新企業檔案管理，在管理機制上進行時重點，因此可以對當前企業檔案工作的特點和規律進行深入研究，在充分調動檔案管理工作者積極性的基礎上，要建立以工作目標管理為中心的檔案部門考核機制，建立此考核機制不僅是對檔案工作質量和完成情況進行考核，其最終目標還是推動企業檔案管理的創新。

4 檔案管理功能服務模式的創新對策

4.1 建立功能完整的網站服務體系

隨著檔案工作電子系統的建立，檔案工作人員在自己的局域網中可以自己創建網站，搜集檔案數據，更好的拓寬檔案的傳播路徑，此外，利用自己網站還可以同政府網站實現嵌接，檔案資源網上可檢索效率大大提高。

4.2 建立電子文檔中心

電子文檔具有紙質文檔所不可比擬的優點，檔案工作需建立自己的電子文檔中心，可以存儲電子文件、對有些文檔可以加密限制其傳播、查閱，其余非涉密文檔可以直接公布于網上，不僅大大減少了用戶的工作量，可以直接下載查看，還可以讓電子文檔中心的公開化程度提高，再次提高信息共享的力度。

4.3 整合資源，實現信息資源共享

21世紀是信息高速膨脹的時代，如何搜集有用信息、最大限度的儲存文獻資料，成為了各大檔案部門面臨的一個難題。為了實現信息資源的搜集、處理、完善儲存以及使用這一系列流程，我們必須要改變傳統中情報、圖書、檔案各司其職的局面，建立一個資源整合度高的社會信息系統，此系統要具有高度的整體性和易管理性。因為信息量巨大、繁雜，因此，如何建立起自己的檔案目錄是此系統的一項核心內容。此外，系統工作所要遵循的主題應該是“資源共享”，社會信息系統工作人員應該最大限度的整合信息，為檔案工作的持續發展打下堅實的基礎。

5 結語

隨著信息化、科技化和現代化的不斷發展，傳統的企業檔案管理與服務模式，已經不能滿足現代企業的發展需求。為了進一步的挖掘企業檔案信息的價值，提升企業檔案信息的利用率，進行企業檔案的管理模式和服務模式的創新已經成為發展趨勢。

參考文獻：

[1]廖建蘭.企業檔案管理工作的創新與思考[J].辦公室業務，2016.

[2]楊茹.關于企業檔案管理創新的探討[J].辦公室業務，2018.

[3]胡虹.企業檔案管理創新與服務模式探析[J].城建檔案，2016.

（作者單位：荊州職業技術學院）