關于電子檔案管理和傳統檔案管理的對比

楊立莉

摘要：隨著檔案管理事業的發展和現代社會科技的進步，在紙質檔案的基礎上，逐漸出現了便捷、高效的電子檔案管理方式，兩者相輔相成，密不可分。本文即從兩者關系出發，分析并對比兩種檔案管理方式的利弊，以期指導實際操作，為同業者提供借鑒參考。

關鍵詞：電子檔案管理；傳統檔案管理；對比

隨著時代發展，各類信息的不斷增多，人們越來越意識到檔案的重要性，而檔案也切實在人們的求職、調職、升遷，單位發展，城市建設變遷等方面發揮了重大作用。并且，隨著社會的不斷前進，信息處理技術的提升，人們對檔案管理的要求也越來越高，為進一步提高檔案管理工作效率，也引進了不少先進技術，并出現了以往傳統的紙質檔案逐漸被電子檔案替代的現象。雖然說，電子檔案的管理手段確實先進于紙質檔案，但事實上，兩種管理方式各有千秋。

1電子和紙質檔案管理關系

從時間軸來看，電子檔案是檔案管理事業發展到一定程度，與電子信息系統相結合的產物，紙質檔案是電子檔案的前身，但目前仍需處于共存狀態。兩者的性質有其一致性，均為個人、單位或某一區域歷經的發展變化的歷史記錄，但擁有不同的載體，紙質檔案將上述信息以紙質為載體保存，電子檔案則是將信息錄入電子數據系統，將其進行有效整合及優化，從而讓整個檔案查詢、利用工作更為便捷，容量更大，還能實現資源共享，保存更為方便、節省空間。但當人們需要查證檔案真實性時，仍需要找到原始紙質檔案，因為紙質檔案上不僅包含了實踐的所有原始數據，對于電子檔案來說，也是其真實性的保障。因此，這兩種檔案管理方式，實際上是密不可分的，很難做到完全互相取代。

2在操作環節上看兩種管理模式的對比

2.1收集和歸檔環節

傳統檔案的收集和歸檔包括收集完紙質材料后，將其分類組卷，過程較為直觀，但歸檔周期長。電子檔案在這一環節工作較復雜，除了收集資料，還需要將上述資料編號、標注分類和主題詞，將其錄入電子檔案系統，并將檔案直接儲存或上傳至數據庫管理中心。相比較而言，傳統方式工作量較少，歸檔過程較快，時效性較強，電子檔案工作量較多，但其優勢在于保障檔案的完整，歸檔周期較短，而且更利于與后期工作的銜接。

2.2鑒別整理環節

傳統檔案鑒別審核過程完全靠人工，需要逐頁鑒別，以確定每一份檔案的價值高低，以及其應對應的保管期限。在歸檔之前就需要進行初步的鑒別和審核，歸檔之后則需要對每一份文檔進行復核，整個工作流程非常繁瑣，不僅需要投入較大人力，還需要花費較多時間，進展也會較慢，但鑒別、審核的精確性較強。電子檔案通過電腦系統對檔案的內容和技術兩方面進行自動識別和數據分析，不僅對檔案可讀性、使用范圍方面進行全面分析，也需要對電子檔案的安全性進行分析，發現存在病毒的文檔予以處理。

2.3存儲和利用環節

傳統檔案以紙質的方式呈現，在存儲時需要對其進行整理、組卷、搬運、歸檔等操作，較為耗費人力物力。隨著檔案信息、種類的增多，所需要的存儲空間越來越大，要在浩瀚的檔案館里尋找自己需要的檔案并在其中查找需要的信息，也會變成一項較為繁瑣的工作。而且，想要查閱一份紙質檔案，只能前往當地檔案館，查找到文件后進行借閱瀏覽，在路程、查找等步驟上都較為耗費時間。電子檔案則要方便得多，在前期進行完較復雜的歸檔、整理等工作后，檔案信息便被存儲在電腦系統中，查找和提取都較為方便，只要通過對電腦鍵盤的操作即可快速獲得文檔，還可以通過網絡實現資源共享，不受時間、空間限制，能明顯節省時間，提高工作效率。

3在操作內容上看兩種管理方式的對比

3.1檔案信息的真實性

傳統檔案，即將原始信息、數據等記錄在紙質媒介上，直接進行保存，若有后期涂改，能明顯看出修改的痕跡，只要收集完全、保管得當，不出現資料的殘缺、遺漏、毀損等情況，在真實性上能有足夠的保證，也較有說服力。而電子檔案載體多樣，錄入時萬一出現疏忽，可能導致檔案信息失真，內容出錯。哪怕錄入過程沒有出現問題，在檔案形成后可以隨時被刪改，在刪改并保存后便難以看出刪改的痕跡，很難證實其真實性。

3.2檔案管理的操作要求

傳統檔案管理的一整個過程完全由人工完成，工作量巨大，但技術含量不高，只要工作人員足夠認真、仔細、有責任心，就能保證檔案信息能被較好的收納、存儲。電子檔案除了管理人員的基本工作素質外，還需要有較為專業的計算機操作技能，雖然看起來工作量大大減少，但對工作人員的專業素質要求更高。管理人員需要能熟悉電子管理信息系統，能熟練操作計算機，并需要有一定的防護意識，對電子系統也需要定期維護，以最大化的保證其安全運行，避免因病毒入侵導致系統癱瘓、檔案信息泄漏等風險。

3.3檔案管理的安全防護

傳統檔案的安全主要在于完善的管理措施，要求有嚴格的管理制度，避免檔案被竊取、遺失等導致檔案信息泄露、檔案信息不全的情況；以及需要保證檔案庫房環境適度，既要避免過于潮濕導致紙張的霉爛變質，又要避免過于干燥、火災、蟲蛀等安全隱患。電子檔案的安全則主要依托于數據庫系統、電子平臺的安全，一旦出現被病毒和網絡攻擊的情況，可能會導致整個網絡數據系統的癱瘓，所有信息資料的丟失，從而產生巨大損失。

4結束語

總之，信息網絡技術飛速發展，逐漸改變人們的工作、生活，隨著各行各業中信息技術的逐步引入，工作效率得到了極大的提高。檔案管理中也一樣，傳統的紙質檔案慢慢被電子檔案代替，不僅減少了紙質檔案保存的壓力，縮小了存儲空間，而且，信息化的處理過程，也能精簡管理環節，提高工作效率，促進檔案管理工作的發展。單就兩種方式而言，在檔案管理的各個工作環節和內容使用上，均各有利弊。因此，各檔案工作人員需認真對比并分析其中利弊，結合本單位實際情況進行具體管理方式的選擇，在將兩者有機結合的基礎上，進一步探索更高效、安全的辦法，提高管理工作的效率和質量，促進檔案管理事業的不斷發展。

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（作者單位：哈爾濱西部地區開發建設集團有限責任公司）