OA辦公系統在機關管理中的應用與實施

董海軍

摘要：伴隨當前經濟快速發展，信息技術日新月異，我國很多企事業單位越來越重視OA辦公系統的應用，文中重點對OA辦公系統在OA辦公系統在機關管理中的作用以及在機關管理中的應用和實施進行分析和研究，以供參考。關鍵詞：OA辦公系統;管理中;應用;實施

中圖分類號：TP371

文獻標識碼：A

文章編號：2095-6487（2019）01-0022-02

0引言

在伴隨當前經濟快速發展的今天，信息技術日新月異。合理的使用辦公自動化系統就成了讓企事業單位的管理效率和管理質量進一步提高必要途徑。

1OA辦公系統在機關管理中的作用

伴隨當前信息化技術發展速度進一步加快，各行各業都在充分利用信息化技術，對機關的業務進行處理，OA協同辦公系統逐步成為現代辦公事項與通訊技術、網絡技術、計算機技術進行結合而形成的一種新型的辦公手段，在應用的過程中，能夠對工作流程進行規范，讓企事業單位內部辦公業務的發展，處理速度進一步加快，保證企業向無紙化、網絡化、自動化辦公的方向轉變。2OA辦公系統在管理中的應用與實施

2.1OA系統在機關公文處理工作中的應用

在企事業單位日常管理的過程中，公文處理是經常性的工作，公文的收發管理是工作洽談、交流情況以及傳遞信息的重要基礎，在管理過程中是非常重要的一個部分，建設OA公文管理系統的主要目的在于對OA管理系統進行充分的利用，保障公文的上行和下達。[1]

2.1.1收發文管理

控制流程的設計及流程的節點管理公文具有非常重要的意義，能夠有效的實現公文的收發、審核、承辦、校對、歸檔等。筆者所用OA系統在收文登記方面的特點在于收文轉發文的功能，利用這一項功能能夠將下屬部門的發文和上級部門的文件直接轉變為機關的收文，并且對其進行自動登記，將來文的題目、單位以及正文的內容轉入到承辦事項當中，防止來文登記的過程中需要進行繁瑣的錄入，在傳閱的時候，依照文件的內容進行文本的設計，可以把文件向多個部門的領導系統當中輸送，完成辦理工作之后，直接將文檔歸類歸入檔案管理系統當中，根據分析和統計，在使用協同辦公系統后，單份文件的辦理效率及原來相比節省了大量的時間，能夠讓文件的流轉效率進一步提高。[2]

在發文辦理系統當中，另一個特點在于會簽。在會簽節點可以進行會簽串行或會簽并行的設置，發起人可以依照文件的內容對會簽的方式進行合理的選擇。其次是印制工作，在印制節點，系統可以讓文件自動套紅，可以把標準文件題的格式提前向系統當中錄入，在制作文件的時候可以利用這一項功能將文本自動套入到標準格式當中形成標準格式的公文，讓文件格式出錯的概率進一步下降，另外在完成發送之后，可以自動把文件向檔案管理系統當中轉入。

2.1.2文件催督辦功能

催辦工作指的主要是對需要辦復的公文，依照公文的緩急程度以及時限要求對其進行管理，如果催促較急，為了防止出現文件積壓等情況，一定要進行緊急催辦，對于一些重要的文件進行重點催辦，如果文件要求不是很緊急，可以進行定時催辦。在OA管理系統當中，催辦功能主要是在收文登記表當中進行設置的，對催辦文件的實現緩急程度以及主辦單位等信息進行設置，在文件辦理時限前一天會自動，給相關的責任人發短信，讓主管人員及時處理相應的文件系統，還能夠自動匯總需要督辦的文件，便于督辦人員隨時對文件的進度情況進行了解，防止產生文件積壓等情況。

2.2OA系統在會議管理中的應用

在一般的會議室管理當中，需要人為的進行登記和預定等工作，各部門不能第一時間掌握會議室的使用情況，往往會出現安排不周或者不及時等情況或者出現會議室登記不全、重復訂出的問題。作為會議室管理部門綜合辦公室，在產生這種問題的情況下，需要花費大量時間進行協調和溝通，導致辦公效率大幅度下降，在應用OA系統之后，設置了會議管理系統，可以對會議進行申請、登記、發布、審核，第一步需要對會議室使用的要求進行設置，[3]比如說使用的時間、使用的位置、需要的設備以及大小等，機關某個部門如需使用會議室可以直接將這些信息向會議管理系統當中傳送，并且通過會議申請功能進行會議室的選擇，并且提交會議的人數，會議召開的時間等項系統當中錄入，發送給會議室管理人員，相關人員可以依照會議是當前的使用情況，對會議室的信息進行管理，并且做好統籌和安排工作，依照時間區分，對會議室的使用情況進行顯示，這樣能夠讓會議室管理的效率大幅度提高。

2.3OA系統在印信管理中的應用

在機關管理當中，印章管理也是非常重要的一項工作，因為印章會非常頻繁的使用。在沒有OA系統之前，在運行管理的時候，需要通過紙質審批單進行申請，這種審批單在申請的過程中時間較長，而且流程相對較為復雜，效率比較低下，另外用印是由概括較為籠統，不能對，每筆業務的內容進行清楚的記錄，另外每年需要使用印章的文件非常多，就會導致用印審批單出現積壓等情況，在查找的過程中具有較大的難度，伴隨當前崗位調動和時間的推移，經手人員無法對當時所加蓋印信的情況進行準確的記錄。[4]

在OA系統當中使用印信管理的方式，可以將傳統管理過程中出現的各種問題解決，在審批流程當中，經辦人把審批單向負責人處提交，負責人可以通過手機或者電腦進行系統的登錄，并且快速進行處理，經辦人在進行審批表填寫的過程中也可以把用印的文件電子版向電腦當中傳送，這樣可以永久的對這些數據進行保存，以便日后進行追蹤和處理。

另外運行管理過程中具有強大的檢索功能，可以通過關鍵字查詢等方式就可以將需要查看的單據查找出來，另外還可以對當時用印的文件查找出來，讓辦公的效率大幅度提高

2.4OA系統在辦公用品及綜合業務中的應用

在現代管理過程中，辦公用品的管理也是相對較為復雜的，因為辦公的部門很多，需要申請的物件用相對較為零散，導致每個月進行辦公用品匯總過程中，工作相對繁雜，而OA系統可以通過此系統來進行調整和匯總，可以將這項工作進一步簡化，工作人員只需要將所購買的辦公用品的規格、型號、樣式向系統當中錄入，各部門如果需要進行辦公用品的申請，可以在每個月底進行系統的登記，將所需的物品申請出來，這些系統會將各部門申請的辦公用品的明細自動匯總，管理人員依照匯總的情況進行分發和采購就可以了。[5]這樣可以避免人為統計導致繁瑣的工作量以及一些失誤，工作人員可以對需要采購的辦公用品進行實時查詢，并且及時調整年度審核。

3結束語

合理的使用辦公自動化系統可以讓企事業單位的管理效率和管理質量進一步提高。在機關日常管理的過程中，我們需要對辦公自動化系統進行充分的認識，合理地與相關部門進行溝通，不斷對系統功能進行完善，讓系統的應用水平提高，讓OA系統能夠在日常管理過程中扮演更重要的角色，發揮出應有的作用。

參考文獻

[1]劉建萍.OA辦公自動化系統在集團企業信息管理中的應用[J].新疆化工，2015（2）：21-23.

[2]張高翔.淺析OA系統在企業信息管理中的應用與實現[J].辦公自動化，2006（1）：16.

[3]方亮.淺析辦公自動化（OA）系統在中小企業的應用研究[J].經營管理者，2009（8X）：19.

[4]楊柳.OA辦公自動化系統在企業中的應用價值[J].電子技術與軟件工程，2016（20）：169.

[5]王嘉寧，馬淑敏.OA辦公系統在多元化集團信息化管理中的應用價值[J].商業經濟，2017（6）：53-55.