文書檔案管理存在的問題及強化措施

楊阿娜

摘要：現階段，隨著社會的發展，我國的科學技術的發展也有了很大的創新。文書檔案管理工作在現代發展的進程中占據了重要的位置，自文書和檔案管理工作進行合并之后，大大地提高了該部門的工作效率，同時一些問題也開始逐漸的顯現出來，對今后文書檔案管理工作的進行是一個很大的阻礙。在今后發展過程中要不斷總結問題，分析出新的路徑來解決這些暴露出來的問題，實現可持續化發展。

關鍵詞：文書檔案管理;存在的問題;強化措施

引言

當今社會，文書檔案管理是一個企業建設與發展的核心，具有較強的技術性、服務性以及監督性。在實際生產管理中，所有企業發展都會涉及文書檔案管理工作。該部分內容可以使企業單位的文書檔案管理更加規范、科學。尤其是新時期發展背景下，文書檔案管理不僅可以提高企業管理水平，同時現代化的管理手段也可以使企業檔案管理更具合理性與時效性，是企業未來發展的重要條件。

1信息時代檔案管理工作面臨的新形勢

毫無疑問，伴隨信息化時代席卷全世界，隨之而來的高科技、現代化信息技術掀起了文書檔案管理工作的改革發展新浪潮。文書檔案信息資源體量的劇增，信息資源的整合利用、各類電子文書檔案管理系統的建立等，都標志著現代社會文化檔案管理工作迎來了創新性的管理變革與技術進步。正可謂，機遇與挑戰并存。信息化技術在為傳統文書檔案管理模式注入新活力的同時，也在不斷顛覆傳統管理的思維方式，這對新時期文書檔案管理工作將是一項全新的挑戰。

2問題研究

2.1領導重視程度不夠

一段時間以來，部分單位對文書檔案管理工作沒有形成正確的認識。領導和管理員對文書檔案管理工作不夠重視。一些單位認為文書檔案管理工作就是簡單的整理文件，只要保證文件不丟就算完成工作了，并沒有從信息分類、歸檔和提取的角度看待文書檔案管理工作。正因為領導對文書檔案管理工作重視程度不夠，各部門在人員配備、經費投入等方面都很少，這不能滿足新時代文書檔案管理工作的需要。例如，在信息化時代，有些部門沒有配備數字化檔案管理設施和專業人員，致使文書檔案的管理和查閱比較繁瑣，一定程度上影響了文書的應用。

2.2文書和檔案管理工作存在脫節之處

文書檔案管理工作從結合成一個部門到現在的發展時間較短，但是發展的速度是很驚人的。但是雖然在現代化發展的進程中，文書檔案管理工作的整體發展處于一個上升的趨勢中，但是在發展的過程中還是會有一些細節之處是存在問題的。由于文書和檔案管理工作長期有著自己固有的工作模式和工作態度，在相互融合的過程中就會出現一些沖突，雖然現在我們能夠忽略這些細節方面的問題，但是在進一步發展的過程中就會演變成為大的問題，從而影響到文書檔案管理工作的下一步的發展。

3優化措施分析

3.1加強配合，做好文書檔案的對接

機關、團體和企事業單位的各個部門都會有很多文書，強化文書檔案管理必須要加強各部門的協調配合，確保文書檔案的收集和管理工作有序開展。1.文書檔案管理員要積極主動收集文書檔案。文書檔案管理員要及時地收集整理各個部門的文書檔案，避免遺漏或者丟失。2.各部門要配合文書檔案管理工作。當一些文件審閱之后應自覺地將其送到檔案管理室保存，以確保文書檔案的完整。3.查閱人員要配合文書檔案管理員的工作。文書檔案管理有其規章制度。例如，在查閱文書檔案時要登記，查閱人員就應該按要求登記，不得隨意翻閱。再如有些文件不能帶出檔案管理室，這就要求查閱人員配合文書檔案管理工作，不得強行帶走文件，使文書檔案管理工作在規范的制度下運行。

3.2更新管理系統重新制定管理細則

針對于管理系統方面的問題，要請專業化的人員來根據文書檔案管理工作的內容來制定出相關的管理和辦公系統，新的管理系統要具備一定的安全性和便捷性。這樣定制化的工作系統能夠大大提高工作效率。同時也提高了保密性，對于不同級別的檔案采取分級權限的保護模式。使得文書檔案管理更加正規化。對于職員管理細則方面要重新規定，將每一個職員的工作責任落到每一個人的身上，那么出現問題就能夠第一時間找到負責人。這樣一來每一名員工對于自己的工作內容就能夠有一個更加清晰的了解。同時賞罰制度也要堅決的落實到實處，使得員工時刻處于一個良好的工作狀態中。從而更好地來約束職員的工作行為，端正員工的工作態度。

3.3強化隊伍，提升文書檔案管理員素質

在新時期，強化文書檔案管理工作必須要提升文書檔案管理員的綜合素質。1.要引進和選拔一批專業的檔案管理人員。檔案管理工作需要一定的專業知識和技能，各單位要通過選拔、人才引進等形式把檔案管理專業的人才納入檔案管理工作中，打造一支專業素質過硬的文書檔案管理隊伍。2.要加強對檔案管理人員的培訓。在信息化時代，文書檔案管理工作要適應時代發展變化，加強檔案數字化建設，這對檔案管理員提出了新的要求。所以，各部門要建立文書檔案管理人員培訓制度，定期組織文書檔案管理員進行培訓學習。通過外出學習交流和網絡學習等形式使文書檔案管理人員提高計算機運用能力和文書檔案管理能力，從而發揮好文書檔案管理工作的積極作用。

3.4科學嚴謹，確保文書檔案信息化建設穩步推進

數字化和信息化，是信息時代檔案管理工作面臨的必然趨勢。這也是文書檔案管理從傳統模式向智能化方向轉型的必經階段。近年來，云計算、人工智能、大數據、區塊鏈等新興技術對文書檔案的信息化建設，將產生變革性的影響，要確保文書檔案管理的穩步推進，必須要有科學嚴謹的意識，制定文書檔案事業信息化發展建設規劃，逐步實現OA辦公自動化系統、電子政務等信息資源之間實現有效聯接。

結語

綜上所述，文書檔案管理關乎一個企業的長遠發展，為了使企業辦公更加科學化、規范化、信息化，企業除了要提高自身管理意識之外，還要不斷提高管理人員的綜合素質，創新文書檔案管理制度，加強現代化技術的運用，從而使文書檔案管理更好地為企業發展服務。

參考文獻

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