探討提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

張艷

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的日新月異，傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下快節(jié)奏、高效率的時(shí)代要求。而辦公室檔案管理水平對(duì)單位發(fā)展壯大和效率提升影響深遠(yuǎn)，因此提高辦公室檔案管理工作效率便被提上議事日程。本文將首先對(duì)辦公室檔案管理工作基本情況和重要意義進(jìn)行簡(jiǎn)要闡述，對(duì)當(dāng)前辦公室檔案管理中存在的問題進(jìn)行深度分析，在此基礎(chǔ)上指出提升辦公室檔案管理工作效率的有效路徑。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案管理;工作效率

引言

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展背景下傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)難以滿足需要，網(wǎng)絡(luò)信息化在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。辦公室檔案管理在企業(yè)工作中具有積極的作用，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)開展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提高辦公室檔案管理工作效率意義重大。因此，本文將圍繞問題和對(duì)策來探討辦公室檔案管理工作。

1檔案管理的特點(diǎn)

（1）對(duì)資料進(jìn)行收集和保存。檔案管理工作具有一定復(fù)雜性，大部分時(shí)間用于真實(shí)材料收集和對(duì)歷史的記載。因此，在對(duì)資料進(jìn)行收集的時(shí)候，工作人員要確保資料的完整性，這就需要資料涉及廣泛領(lǐng)域。然后按照歸類的方式，存入檔案室，并做好管理工作。

（2）較大比重的文書檔案。在檔案中，占據(jù)較大比重的是文書檔案。它是由收集、分類、承辦等方面共同組成的，有時(shí)結(jié)合相關(guān)內(nèi)容，還會(huì)增加一些鑒定、檢索等環(huán)節(jié)，文書和檔案管理是相輔相成的。

（3）豐富的檔案種類。辦公室檔案管理種類繁多，具有多樣性的特點(diǎn)，如會(huì)計(jì)、行政、法律等。另外，辦公室管理的檔案形式比較多，如視頻、錄音和文字等。

（4）傳承文化價(jià)值。通過檔案管理利用，可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解國(guó)家、單位曾經(jīng)的輝煌業(yè)績(jī)，繼承歷史文脈和傳統(tǒng)精華，不斷增強(qiáng)民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企業(yè)文化，傳承發(fā)展歷史，提高全體成員凝聚力和向心力。

2當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問題

2.1重視程度不夠

很多單位管理者對(duì)檔案管理工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理是業(yè)務(wù)工作的衍生品和附屬品;有的對(duì)項(xiàng)目合同、人事檔案高度關(guān)注，但對(duì)文書檔案、會(huì)計(jì)檔案比較輕視。在工作人員安排上，很多檔案管理工作是辦公室人員的附屬工作和兼職工作，由于不具備專業(yè)水平，知識(shí)較為局限，而單位形成的檔案涉及方方面面，因此很多檔案不能被及時(shí)準(zhǔn)確有效分類整理，利用查考功能更是不具備，導(dǎo)致檔案資料堆積如山，難以發(fā)揮價(jià)值作用。

2.2管理方式較為落后

管理觀念不科學(xué)是引起管理方式落后的根本原因，辦公室檔案管理方式較為落后主要表現(xiàn)為管理工作停留在資料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常資料保存，部分人員也沒有及時(shí)對(duì)接信息及時(shí)上傳，缺乏一定的資料搜集，管理方法仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，還沒有很好地應(yīng)用到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)到檔案管理工作中來。

2.3理制度不健全

制度建設(shè)是打基礎(chǔ)、利長(zhǎng)遠(yuǎn)的工作。要想使檔案管理工作高效進(jìn)行，首先必須要建立健全檔案管理制度，嚴(yán)格按照制度管理利用。檔案管理制度主要包括檔案收集、整理、分類、利用等步驟，需要做好存儲(chǔ)介質(zhì)分類、收集整理規(guī)范、保管期限界定、查閱借閱規(guī)定等工作。但是在實(shí)際工作中，有的單位沒有出臺(tái)檔案管理工作的制度和章程，有的出臺(tái)了也是一紙空文，沒有建立專門檔案室，沒有按照要求進(jìn)行檔案管理，這在一定程度上也影響了檔案工作效率提高。

3提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

3.1在思想上高度重視

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，思想到位方能行動(dòng)迅速。首先要抓住“關(guān)鍵少數(shù)”，即全面提高單位領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，把檔案管理工作提上議事日程，擯棄“說起來重要、忙起來不要”的錯(cuò)誤做法，加強(qiáng)對(duì)單位的檔案綜合管理，做好謀劃、實(shí)施階段全過程管理。其次要強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制。強(qiáng)化“主人翁”意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)考核，適時(shí)予以獎(jiǎng)懲，增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，激發(fā)工作人員的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng)造性，促進(jìn)工作效率提高。

3.2構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系

要構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系，就必須樹立現(xiàn)代化的檔案管理工作觀念，以現(xiàn)代辦公室檔案管理要求出發(fā)，正確處理和把握檔案管理和文件管理的關(guān)系，結(jié)合管理是現(xiàn)代化檔案管理工作體系的根本要求。檔案管理工作人員要全過程全環(huán)節(jié)參與到資料收集、整理和記錄中來，在熟悉和了解檔案資料信息的基礎(chǔ)上，建立完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況要建立科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的具體操作程序。

3.3提高辦公室檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的管理水平和服務(wù)質(zhì)量。為了培養(yǎng)檔案管理的創(chuàng)新意識(shí)和實(shí)現(xiàn)檔案信息化，都需要高素質(zhì)的檔案管理人員。為了做好檔案管理這項(xiàng)相對(duì)枯燥的工作，檔案管理人員需要一顆能夠沉淀下來的心和默默無(wú)聞甘愿為他人奉獻(xiàn)的精神。作為一名辦公室檔案管理人員，需要具有較高的責(zé)任感，思想品德事業(yè)心以及熱愛本職工作的敬業(yè)心。在做好自己本職工作的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)服務(wù)與創(chuàng)新意識(shí)，加強(qiáng)收集各種最新檔案信息的能力，利用檔案資源，為用戶提供相關(guān)信息，給他們進(jìn)行最好的服務(wù)。除了檔案管理人員自身需要提高素質(zhì)外，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理，不斷加強(qiáng)檔案管理工作，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新的技術(shù)，以此來不斷提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

3.4在技術(shù)上逐步提升

應(yīng)該采用雙套制管理模式，讓實(shí)物檔案管理和計(jì)算機(jī)檔案管理相輔相成、相得益彰。積極推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)程，將檔案信息資源利用更加科學(xué)化、規(guī)范化、便捷化。同時(shí)積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云技術(shù)等新一代技術(shù)手段做好信息資源開發(fā)利用，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和認(rèn)真研究，找出內(nèi)在規(guī)律性和聯(lián)系性，進(jìn)行資料匯編和深度開發(fā)，提高檔案管理工作在全局工作中的重要性和話語(yǔ)權(quán)。

結(jié)語(yǔ)

對(duì)于提高辦公室檔案管理工作效率，需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理工作、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化以及提高檔案管理人員的素養(yǎng)。還需要不斷提高檔案管理工作水平，提供優(yōu)質(zhì)、快捷、準(zhǔn)確、安全且令人滿意的服務(wù)。檔案管理能夠加強(qiáng)的師資隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)教學(xué)、科研等工作內(nèi)容的展開，因此，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化和規(guī)范化是現(xiàn)在辦公室檔案人員的必要工作。

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