談如何做好檔案管理工作

于云遠

【摘 ?要】檔案作為歷史、文化、知識的范疇，具有“記錄歷史，服務社會”基本功能;科學規范的檔案管理，是一個單位的工作業績與管理水平的歷史見證與再現;合理利用檔案資料，不僅為單位工作奠定了堅實的基礎，對于單位領導的決策，增加單位經濟效益也會起到不可替代的作用。

【關鍵詞】檔案;管理;利用;作用

檔案作為歷史、文化、知識的范疇，具有“記錄歷史，服務社會”基本功能，檔案是人類社會活動的真實記錄，直接記錄了人類社會在各個領域、學科及各個方面的工作活動，構成了信息時代的重要集合體。科學規范的檔案管理，是一個單位的工作業績與管理水平的歷史見證與再現。合理利用檔案資料，不僅為單位工作奠定了堅實的基礎，對于單位領導的決策，增加單位經濟效益也會起到不可替代的作用。伴隨著我國社會主義市場經濟體制的建立和逐步完善，單位改革的不斷深入，單位規模不斷擴大，作為單位管理工作中一頊不可缺少的基礎檔案工作，引起了各方面的重視。所以提高檔案管理水平，充分發揮檔案作用，為單位各項工作服務是擺在我們每一位檔案工作者面前的重要任務。現階段要做好單位的檔案管理工作，須做好以下幾方面工作：

一、要更新思想觀念，創新服務管理。服務創新是做好檔案管理工作的基礎。在單位各項工作活動中，領導和工作人員為了有效地進行各項工作，需要依靠大量的檔案，以熟悉情況，制定工作計劃，總結經驗和教訓，處理日常事務等。特別是在現代單位制度建立過程中，檔案在生產經營中的作用越來越重要，管理水平必須提高。首先作為單位領導要認識到社會主義市場經濟條件下單位生存和發展的新變化，從促進檔案事業發展出發，切實轉變觀念，積極爭取資金落實，盡快把提高檔案管理工作水平的硬件設施落實到位，為單位的綜合檔案室配備微機等現代化的裝備。有了先進的現代化管理設施，可以對檔案進行科學的管理和檔案系統的開發。解決因單位發展而出現的檔案管理方面的具體問題，及時準確提供檔案信息，大大提高開發檔案信息的能力.其次要求檔案管理管理人員進一步認識檔案對單位改革和發展的重要作用，單位改革對檔案工作提出的新要求，轉變思想和工作作風，樹立創新意識，主動創造條件，將被動服務變主動服務，積極探索適應現代化單位制度的檔案工作新思路，新方法。采取多種形式參與到單位各項生產活動中，使檔案管理與單位管理發展同步進行。

二、要完善管理制度，保障檔案管理工作扎實有效。管理部門重視檔案管理工作應從硬件設施、軟件管理上加大投入，提供有利于檔案事業發展的環境，從上而下就會形成重視檔案的風氣，對于檔案工作的順利開展，將起到關鍵的作用。首先，單位應結合自身情況，貫徹落實國家檔案法律法規，制定檔案工作長遠規劃。建立一套適應本單位發展需要的檔案管理制度，從制度上給與完善和保證。如《檔案室管理標準》、《檔案室工作標準》、《檔案管理分類細則》（檔案管理保管期限表》 等，并采取措施保證這些規章制度的貫徹落實，使檔案管理工作有章可循，有據可查，制度化、規范化、健康發展。其次，單位在建立綜合檔案室的基礎上，建立檔案管理管理網絡，使每一個部門設兼職檔案管理員，并不定期組織基層檔案管理人員業務培訓，強化服務意識。使案工作落實到具體、細處。通過網絡及時掌握了單位生產經營過程中的新信息，準確提供檔案資料，為以后的檔案利用工作奠定了基礎，提高了單位工作效率。

三、要加強職業道德教育，提高業務水平這個做好檔案管理工作的重要環節。隨著經濟體制改革的不斷深入和現代化設備設施的應用，科學技術直接影響著單位的發展。新技術的應用已經進入檔案領域，檔案的載體也要有根本的變化。對檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案管理人員的綜合素質的高低將直接影響檔案的管理水平，這就要求檔案管理人員有鉸高的業務素質來應對，積極參加現代化知識培訓，參與多種途徑的學習與交流。學來先進的技術、經驗豐富自己的知識觀念，提高技能，發展和完春自我，保持與整體組織的步調一致，這樣才有利于加快檔案管理工作的發展。

四、要改善基礎設施，保障檔案管理安全有序開展。不斷加大對檔案管理工作的經費投入，改善檔案管理基礎設施，保證檔案管理工作的正常辦公需要，實現庫房、閱文、辦公三分開。庫房不僅要滿足存放要求，而且要通風良好，還要配備足夠的檔案柜以及專門的滅火器材、防蛀、防霉用品和切刀、打孔機等專門的紙質檔案整理工具，同時還要購置數碼照相機、移動硬盤、計算機等設備，建立檔案管理電子系統，安裝檔案室監控設備，滿足各類檔案安全保管和方便查閱的需要，切實把檔案的保管和保密工作落到實處。

五、要抓好收集、積累工作，為檔案管理工作打好基礎。檔案的收集是檔案管理中最基本的一環。單位機構，人員變動大，產枚，利益多元化，文件來源廣泛，信息內容豐富，載體形態多樣，都給檔案基礎工作帶來新的問題。因此，針對新的特點，檔案管理部門應進一步提高對檔案資源建沒重要性的認識，加大工作力度.并根據當前工作需要和單位發展趨勢，不斷強化基層檔案管理人員的檔案工作意識，制訂單位文件材料歸檔制度，形成一套完整科學的管理程序，使他們掌握檔案管理材料的形成規律和收集整理標準，對有保存利利用價值的檔案資料實行規范化管理，并根據立卷制度，督導文件材料及時歸檔，整理齊全，為以后的奠定基礎，更好地為單位發展服務，發揮好檔案的價值和作用。

（作者單位：濰坊市金融服務中心）