淺析檔案管理信息化水平的提升路徑

張旭陽

摘 要：全面提升檔案信息化建設，對我國的企事業單位管理和發展來說意義重大。檔案管理信息建設一定要從轉變觀念入手，只有擺脫傳統的檔案管理模式，積極運用計算機網絡技術對信息資源進行處理，才能跟上社會發展的腳步。要提升檔案管理工作人員的培訓力度，提高檔案管理信息化效率，這對于提升企事業單位的整體發展而言具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理;信息化;存在問題;提升路徑

隨著信息化的到來，檔案管理也隨之進行了一定調整，并進行了一定規模的建設，便于往信息化方面去發展。而在對檔案信息化管理的建設中，需創建較為完善的檔案數據庫和信息安全體系，以便提升整個檔案管理的質量，提升其規范性和安全性，讓未來的創新更有意義。

一、檔案管理信息化建設的必要性

（一）是社會發展的必然趨勢

檔案管理工作在社會各個領域中所占比重越來越大，實現了檔案管理的現代化發展，也就是間接保障了檔案文件利用的便捷性。在傳統的檔案管理中，檔案管理人員出現遺漏重要檔案文件的問題時有發生。在對檔案進行信息化管理后，檔案管理人員的工作質量有了顯著的提升，最重要的是在一定程度上減少了檔案管理工作人員的工作強度，避免了檔案信息出現文檔存積問題，使檔案管理工作人員能夠在輕松愉悅的狀態下開展工作，這對于提高檔案管理工作效率來說意義重大。

（二）檔案類型復雜多樣

近幾年我國經濟發展非常迅速，人們對檔案也有了更深層次的理解。隨著檔案用戶群體的不斷擴大，用戶的類型也就出現了多樣化的發展趨勢，不同檔案類型必須應用不同的管理方式，否則將會出現非常嚴重的后果。檔案資源的具體利用方法還需要檔案管理人員從對象、目的等多個方面入手，對其進行分析和評判。檔案信息的管理工作對檔案工作人員有著較高的工作要求，企事業單位在聘用檔案信息管理人員時，一定要請專業人員對新聘請的檔案信息管理人員進行培訓。目前，企事業單位的檔案管理部門缺少高技術型人才，對檔案管理工作缺乏重視，企業的檔案管理現代化設備未發揮作用。由于缺少高技術型人才的支持，現代化檔案管理技術無法得到有效應用，檔案工作也變得更加復雜。

二、信息化時代檔案管理工作所面臨的問題

（一）管理信息的體制及規劃的落后

首先，我國檔案管理在體制方面較為落后。在空間分布方面檔案資源是互相分離的。他被權限和資金所限制，從而不能在全國范圍內進行統一規劃和設計。其次，檔案信息化存在相當程度的不確定性，我國的檔案數字化正處于不斷變化和發展的建設當中，如此也就導致，在對檔案數字化管理系統進行設計時存在諸多問題，進而導致我國信息化檔案不夠全面和真實。

（二）我國檔案管理服務較為落后

檔案資源方面不夠全面和完整，在對檔案進行對接和查詢方面，又存在技術落后現象，從而不能滿足客戶的需求。此外，很多工作人員，還使用手工編輯和檢索，以至于出現無法按時歸還檔案資料等現象時，會嚴重影響信息的安全性和完整性。

（三）檔案管理工作人員素質偏低

從表面上看，檔案管理工作較為簡單，然而需要工作人員具有很強的責任心才行，畢竟檔案管理工作較為乏味和枯燥，如此繁重的工作往往需要責任心來支撐才得以完成，然而現實是，工作人員的責任意識往往較為淡薄，從而導致檔案管理工作質量不高。此外，檔案管理還要求工作人員具備一定的專業性知識，而這也是工作人員所缺乏的。兩方面決定檔案管理信息化在創新發展過程中，必然會受到一定掣肘。

三、提升檔案信息化和檔案管理的對策

（一）提升檔案信息化意識

從一定角度來說，檔案信息化也就是觀念信息化。在檔案信息化建設過程中最核心的力量就是檔案管理人員，他們的積極性、主動性對信息化建設有著直接的影響，因此必須使檔案管理人員在思想上將檔案信息化的意識真正建立起來，對檔案信息化建設的重要意義有正確的認識，增強使命感、責任感，對檔案信息化建設工作給予充分的重視，做好信息化過程中的相關工作。馬克思主義哲學提出，意識是有能動性的特點，社會意識也有一定的能動作用。因此，在檔案信息化建設過程中，檔案意識的能動作用也是非常重要的，其已經成為檔案信息化建設中的主要推動力。

（二）建立網絡檔案

網絡檔案的建立能使檔案管理效率得到有效的提升，效果非常好。網絡檔案的建立必須要滿足兩個條件，一是建立檔案網站，使網站的作用得以充分發揮，并建立內部服務網站，搭建公眾服務平臺，使檔案管理的服務功能得以提升，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，使檔案信息得到有效地使用;二是采購相應的硬件設備，檔案管理信息化與計算機硬件的支持是不可分割的，它是網絡檔案信息交換、共享的前提和基礎。因此，網絡檔案的建立對檔案管理的安全性、可靠性的提升是非常關鍵的。

（三）信息化管理水平不斷提升

要想不斷提升檔案管理效率，最有效的方式就是提升信息化管理水平，方法有兩個：一是建立健全管理制度，結合檔案管理的相關規定實施檔案管理，做到有法可依，使管理效果得到提升;二是轉變管理方式，由以往傳統的管理模式向現代化管理模式進行轉變，使提升信息化管理水平的目的得以實現。

（四）建立檔案信息遠程查閱體系

首先，提升檔案信息遠程查閱服務能力。設置不同檔案的公開級別，建立檔案信息資源網絡公開標準。對已經公開的信息，相關部門要以指定的格式在網站上進行發布，使網站信息向規范化、標準化方向發展。檔案管理部門通過鏈接來整合本地資源，使檔案信息資源網得以完善。其次，提升檔案信息內部查閱服務能力。對于不能在網絡公開的檔案信息，應結合相關程序對檔案利用者進行確認后，可在檔案館進行遠程訪問。最后，建立檔案館間異地出具檔案證明機制，結合試點先行、穩定推動、不斷深入的原則，利用合作協議簽訂等手段，使檔案館間的合作深入開展。以實踐為基礎，將異地檔案證明這一新方法進行不斷地嘗試，通過數據脫機交換、備份等功能，使檔案證明由以往的傳真形式向聯網打印方向進行改進，使利用者城際之間的奔波得以大大減少。

四、結束語

綜上所述，文章首先針對新形勢下的企業檔案管理信息化建設工作的實際要求，進行了深入細致的分析，深入探討了相關工作發展的重要意義，并在此基礎上，提出了新形勢下企業檔案管理信息化建設工作的是幾點建議，對相關的責任人切實負起責任，希望本次探究工作能為相關工作的發展提供一定的幫助。

參考文獻：

[1]褚志臣.關于檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].黑龍江科學，2017，8（13）：250-250.

[2]楊娟.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].山西青年，2017，8（1）：93-93.