淺談大數據背景下的電子信息檔案管理

劉瑋

摘 要：通過對當前單位檔案管理工作以及檔案管理應用的現狀進行研究，發現單位電子信息檔案管理中存在著些許困境。實際工作中表現出檔案利用率低、管理方式落伍等弊端。而大數據的意義在于通過對類型不同、數量龐大的檔案信息進行處理分析，從而解決實際工作中存在的核心問題。

關鍵詞：大數據;檔案管理;困境

電子檔案就是將傳統的紙質檔案轉化為電子信息的存儲方式，相比較傳統的紙質檔案來說，電子檔案的優勢非常明顯：一方面，電子檔案的存儲與保存都是在計算機硬盤或者移動硬盤當中，不僅存儲空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡單，而且計算機硬盤或者移動硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時隨地進行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠遠高于傳統的紙質檔案，因為電子檔案可以快速進行提存和轉檔，并且能夠針對同類信息進行有效分類歸納;但是紙質檔案必須通過人工的方式進行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應用效率非常高。

一、大數據視角下電子信息檔案管理存在的困境

（一）電子信息檔案管理不規范

實際工作過程中，絕大多數單位無法及時、有效地對工作中產生的電子信息檔案加以數據化，加劇了檔案管理的不規范性與無序性。比如沒有派遣專業的人員定期核查儲存在云端上的檔案信息與實際信息是否有出入，沒有及時將有關電子檔案信息移交給上級部門。部分單位在相關工作開展過程中才發現信息有誤，阻礙了工作的進程。

（二）電子信息檔案資源共享意識不強，共享機制不暢通

雖然大部分單位的信息化程度較之以往都有所提升，但是在資源共享方面意識不強，共享機制還不夠透明。一方面，有關部門查閱電子信息檔案時不能在網絡上填寫審批表，仍然需要填寫紙質審批表，由檔案主管部門的領導簽字、蓋章后才能查檔，遇到緊急工作或者身處外地時加劇了查檔難度。另一方面，檔案管理工作人員認為只要把電子信息數據化就是完成了工作任務，對電子信息檔案數據化后儲存在電腦硬盤當中，不及時將有關信息錄入到云端平臺，共享意識薄弱。這就導致電子信息檔案即使被數據化之后，也處于一個“孤島”的狀態。

（三）缺乏對電子檔案管理的重視程度

伴隨著科學技術的不斷發展，信息產業與網絡化技術都逐漸應用到辦公設備中，檔案管理部門的傳統紙質文件管理工作也逐步被電子檔案管理所取代。但有些檔案管理人員思想陳舊，缺乏對電子檔案管理工作的正確認識，從心理層面沒有認識到信息時代給檔案管理工作帶來的改變，忽視了電子文件及數據的收集及整理。特別是由于檔案管理人員忽略了電子檔案的重要性，所以在日常辦公過程中并不會使用電子文件對收集上來的數據整理歸檔，有很多電子文件上傳到管理人員手中，但管理人員不會對其進行整理。

二、大數據視角下電子信息檔案管理面臨的機遇

（一）有利于優化單位的檔案管理模式

顧名思義，大數據技術針對的主要內容是數據，單位檔案管理與大數據銜接的前提條件就是將單位電子檔案中的檔案信息轉化為數據，實現單位檔案電子化。只有將檔案信息轉化為數據內容，才能利用大數據技術進一步整合、分析。一方面，傳統檔案管理模式在查閱、拆裝檔案時容易損壞檔案的實體，而單位檔案電子化則有效避免了這一點，實現對檔案信息的永久保存與備份，避免涉及重大利益的信息丟失導致不可彌補的損失。

（二）有助于提升單位的檔案利用率

在將單位的檔案信息電子化之后，大量的檔案數據被儲存至TB級或者ZB級的云端上，在云端上可以對檔案信息進行分析、預測。對于需要內部共享的檔案信息，單位的內部機構可以輸入密碼之后在云端上進行查閱，單位內部信息共享網絡機制得到建立健全。另外，在檔案信息發生變動的時候，只需一個部門在云端上進行更改后，其他部門的相應信息也會得到及時更新，防止出現因信息不對稱造成的工作失誤。

三、大數據視角下電子信息檔案管理的對策

（一）健全電子信息檔案管理制度

首先，單位要出臺相應的規章制度，確保電子信息檔案被數據化之后能夠被上傳到云儲存平臺，保證數據更新的及時性、實效性。其次，單位在崗位設計上要適應工作實際，細化工作流程，將工作流程落實到具體的責任人。再次，單位要組織工作人員定期對云端上的數據進行核查，發現與實際情況不符的要及時更正處理。最后，加強檔案目錄數據庫建設。隨著檔案信息呈現多樣化、高數量的趨勢，如何快速對電子信息檔案進行檢索，關系到檔案管理的工作質量。因此，單位要針對檔案的種類進行目錄編輯、歸類。

（二）加強電子檔案的安全管理工作

檔案管理機構應加強對電子檔案管理設備的日常維護及不斷健全管理體系。首先，應建立一套完整的管理體系來保證電子檔案的安全性，應具體明確每位工作人員的具體責任，做好每一環節電子歸檔工作，當電子檔案形成后必須仔細核對，信息無誤后才可歸檔入庫，保證各種形式的電子文件能夠科學有效地被歸檔保存。其次，需要增強網絡的安全管理力度，聘請專業人員建立數據恢復和備份體系，通過各種網絡手段更好地抵抗人為或病毒帶來的損害。最后，針對重要文件，在其電子歸檔之前，需要保存一些具備法律效力的憑證性文件，保證文件的有效性。

（三）研發電子信息檔案智慧化管理系統

現今電子信息檔案中的數據不僅包括文字、數字等傳統的數據，還包括圖片、視頻、聲音等非結構式的數據，檔案內容和形式變化巨大，現行的管理系統已經不能適應檔案管理工作的實際需求了，研發電子信息檔案智慧化管理系統迫在眉睫。單位可以運用物聯網技術建立對檔案實體的智能感知網，這種感知網可以自動感知非結構式的數據，將其進行相應的數據化。

四、結語

在當前大數據浪潮下，電子信息檔案數據化是必然的趨勢。而我國在這一領域的起步稍晚，缺乏相應的理論以及技術攻克實踐中的短板，這對檔案管理部門來說既是機遇，又是挑戰。單位電子信息檔案管理數據化是一項系統繁瑣的工程。這項工程的建設需要系統內部的各個部分都發揮作用，既要以檔案管理工作信息化為方向，通過大數據處理技術，立足于現有的信息平臺，建立一個科學、高效的電子信息檔案管理機制，又離不開檔案管理理念的與時俱進。

參考文獻：

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