淺談大數(shù)據(jù)背景下的電子信息檔案管理

劉瑋

摘 要：通過對當(dāng)前單位檔案管理工作以及檔案管理應(yīng)用的現(xiàn)狀進(jìn)行研究，發(fā)現(xiàn)單位電子信息檔案管理中存在著些許困境。實(shí)際工作中表現(xiàn)出檔案利用率低、管理方式落伍等弊端。而大數(shù)據(jù)的意義在于通過對類型不同、數(shù)量龐大的檔案信息進(jìn)行處理分析，從而解決實(shí)際工作中存在的核心問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;困境

電子檔案就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子信息的存儲方式，相比較傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，電子檔案的優(yōu)勢非常明顯：一方面，電子檔案的存儲與保存都是在計(jì)算機(jī)硬盤或者移動(dòng)硬盤當(dāng)中，不僅存儲空間巨大，而且查閱檔案的操作非常簡單，而且計(jì)算機(jī)硬盤或者移動(dòng)硬盤體積小、易攜帶，能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。另一方面，電子檔案在信息處理的速度上要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，因?yàn)殡娮訖n案可以快速進(jìn)行提存和轉(zhuǎn)檔，并且能夠針對同類信息進(jìn)行有效分類歸納;但是紙質(zhì)檔案必須通過人工的方式進(jìn)行解決，所以電子檔案在檔案管理之中的應(yīng)用效率非常高。

一、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理存在的困境

（一）電子信息檔案管理不規(guī)范

實(shí)際工作過程中，絕大多數(shù)單位無法及時(shí)、有效地對工作中產(chǎn)生的電子信息檔案加以數(shù)據(jù)化，加劇了檔案管理的不規(guī)范性與無序性。比如沒有派遣專業(yè)的人員定期核查儲存在云端上的檔案信息與實(shí)際信息是否有出入，沒有及時(shí)將有關(guān)電子檔案信息移交給上級部門。部分單位在相關(guān)工作開展過程中才發(fā)現(xiàn)信息有誤，阻礙了工作的進(jìn)程。

（二）電子信息檔案資源共享意識不強(qiáng)，共享機(jī)制不暢通

雖然大部分單位的信息化程度較之以往都有所提升，但是在資源共享方面意識不強(qiáng)，共享機(jī)制還不夠透明。一方面，有關(guān)部門查閱電子信息檔案時(shí)不能在網(wǎng)絡(luò)上填寫審批表，仍然需要填寫紙質(zhì)審批表，由檔案主管部門的領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章后才能查檔，遇到緊急工作或者身處外地時(shí)加劇了查檔難度。另一方面，檔案管理工作人員認(rèn)為只要把電子信息數(shù)據(jù)化就是完成了工作任務(wù)，對電子信息檔案數(shù)據(jù)化后儲存在電腦硬盤當(dāng)中，不及時(shí)將有關(guān)信息錄入到云端平臺，共享意識薄弱。這就導(dǎo)致電子信息檔案即使被數(shù)據(jù)化之后，也處于一個(gè)“孤島”的狀態(tài)。

（三）缺乏對電子檔案管理的重視程度

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)都逐漸應(yīng)用到辦公設(shè)備中，檔案管理部門的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理工作也逐步被電子檔案管理所取代。但有些檔案管理人員思想陳舊，缺乏對電子檔案管理工作的正確認(rèn)識，從心理層面沒有認(rèn)識到信息時(shí)代給檔案管理工作帶來的改變，忽視了電子文件及數(shù)據(jù)的收集及整理。特別是由于檔案管理人員忽略了電子檔案的重要性，所以在日常辦公過程中并不會(huì)使用電子文件對收集上來的數(shù)據(jù)整理歸檔，有很多電子文件上傳到管理人員手中，但管理人員不會(huì)對其進(jìn)行整理。

二、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理面臨的機(jī)遇

（一）有利于優(yōu)化單位的檔案管理模式

顧名思義，大數(shù)據(jù)技術(shù)針對的主要內(nèi)容是數(shù)據(jù)，單位檔案管理與大數(shù)據(jù)銜接的前提條件就是將單位電子檔案中的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)單位檔案電子化。只有將檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)內(nèi)容，才能利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)一步整合、分析。一方面，傳統(tǒng)檔案管理模式在查閱、拆裝檔案時(shí)容易損壞檔案的實(shí)體，而單位檔案電子化則有效避免了這一點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的永久保存與備份，避免涉及重大利益的信息丟失導(dǎo)致不可彌補(bǔ)的損失。

（二）有助于提升單位的檔案利用率

在將單位的檔案信息電子化之后，大量的檔案數(shù)據(jù)被儲存至TB級或者ZB級的云端上，在云端上可以對檔案信息進(jìn)行分析、預(yù)測。對于需要內(nèi)部共享的檔案信息，單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)可以輸入密碼之后在云端上進(jìn)行查閱，單位內(nèi)部信息共享網(wǎng)絡(luò)機(jī)制得到建立健全。另外，在檔案信息發(fā)生變動(dòng)的時(shí)候，只需一個(gè)部門在云端上進(jìn)行更改后，其他部門的相應(yīng)信息也會(huì)得到及時(shí)更新，防止出現(xiàn)因信息不對稱造成的工作失誤。

三、大數(shù)據(jù)視角下電子信息檔案管理的對策

（一）健全電子信息檔案管理制度

首先，單位要出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，確保電子信息檔案被數(shù)據(jù)化之后能夠被上傳到云儲存平臺，保證數(shù)據(jù)更新的及時(shí)性、實(shí)效性。其次，單位在崗位設(shè)計(jì)上要適應(yīng)工作實(shí)際，細(xì)化工作流程，將工作流程落實(shí)到具體的責(zé)任人。再次，單位要組織工作人員定期對云端上的數(shù)據(jù)進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)與實(shí)際情況不符的要及時(shí)更正處理。最后，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著檔案信息呈現(xiàn)多樣化、高數(shù)量的趨勢，如何快速對電子信息檔案進(jìn)行檢索，關(guān)系到檔案管理的工作質(zhì)量。因此，單位要針對檔案的種類進(jìn)行目錄編輯、歸類。

（二）加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作

檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對電子檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)及不斷健全管理體系。首先，應(yīng)建立一套完整的管理體系來保證電子檔案的安全性，應(yīng)具體明確每位工作人員的具體責(zé)任，做好每一環(huán)節(jié)電子歸檔工作，當(dāng)電子檔案形成后必須仔細(xì)核對，信息無誤后才可歸檔入庫，保證各種形式的電子文件能夠科學(xué)有效地被歸檔保存。其次，需要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理力度，聘請專業(yè)人員建立數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份體系，通過各種網(wǎng)絡(luò)手段更好地抵抗人為或病毒帶來的損害。最后，針對重要文件，在其電子歸檔之前，需要保存一些具備法律效力的憑證性文件，保證文件的有效性。

（三）研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)

現(xiàn)今電子信息檔案中的數(shù)據(jù)不僅包括文字、數(shù)字等傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)，還包括圖片、視頻、聲音等非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，檔案內(nèi)容和形式變化巨大，現(xiàn)行的管理系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)檔案管理工作的實(shí)際需求了，研發(fā)電子信息檔案智慧化管理系統(tǒng)迫在眉睫。單位可以運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立對檔案實(shí)體的智能感知網(wǎng)，這種感知網(wǎng)可以自動(dòng)感知非結(jié)構(gòu)式的數(shù)據(jù)，將其進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)化。

四、結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)浪潮下，電子信息檔案數(shù)據(jù)化是必然的趨勢。而我國在這一領(lǐng)域的起步稍晚，缺乏相應(yīng)的理論以及技術(shù)攻克實(shí)踐中的短板，這對檔案管理部門來說既是機(jī)遇，又是挑戰(zhàn)。單位電子信息檔案管理數(shù)據(jù)化是一項(xiàng)系統(tǒng)繁瑣的工程。這項(xiàng)工程的建設(shè)需要系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)部分都發(fā)揮作用，既要以檔案管理工作信息化為方向，通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，立足于現(xiàn)有的信息平臺，建立一個(gè)科學(xué)、高效的電子信息檔案管理機(jī)制，又離不開檔案管理理念的與時(shí)俱進(jìn)。

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