大數(shù)據(jù)時代對檔案管理發(fā)展的思考

王俊乾

摘 要：在信息化社會的不斷發(fā)展之下，大數(shù)據(jù)的應用既給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時也為其帶來了發(fā)展與機遇，檔案工作要想提高效率與質量，那么充分地利用大數(shù)據(jù)以及信息化現(xiàn)代設施必不可少，檔案管理的相關部門也應該不斷調整方向與目標，提高檔案管理工作人員的素質，一起為檔案管理工作做出貢獻。

關鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;堅持原則;應對舉措

深入思考大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的發(fā)展是尤為重要的，通過分析大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的機遇，有利于形成社會檔案觀，有利于為電子文件的有效管理開辟新途徑。同時闡述大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，難以確保數(shù)據(jù)的安全與隱私。提出大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應對舉措，強化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育，建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，全面引入云存儲與云服務，打造特色智能化檔案服務。

一、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

（一）大數(shù)據(jù)的應用使檔案管理能夠高效率完成

在進行檔案管理時，由于有大量的數(shù)據(jù)需要整合記錄，所以大數(shù)據(jù)的應用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產(chǎn)生的檔案也是數(shù)不勝數(shù)，需要大量的空間來承載，但是使用大數(shù)據(jù)進行檔案管理，大大節(jié)省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案工作的質量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當中，由于檔案報訊需要一定的空間，如果保存地點發(fā)生意外，如火災等情況的發(fā)生，那么檔案的恢復工作非常困難，數(shù)據(jù)信息的流失非常大，就算能夠有效避免意外情況的發(fā)生，那么隨著時間的推移、紙質的老化以及自己的不清晰，也會使大量資料數(shù)據(jù)受到損失，但是如果運用大數(shù)據(jù)進行檔案的保存，就能夠有效避免上述情況的發(fā)生，并且能大大節(jié)省實際空間。

二、檔案管理領域運用大數(shù)據(jù)技術應堅持的原則

（一）實事求是原則

近幾年來，大數(shù)據(jù)技術發(fā)展速度迅猛，大數(shù)據(jù)技術與互聯(lián)網(wǎng)技術、人工智能技術和其他信息技術的融合趨勢加強，大數(shù)據(jù)技術在信息處理上的能力也有了顯著的提升。因此，檔案管理人員要用動態(tài)的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)單位檔案工作實際選擇合適的信息技術。單位要保障人力、物力和財力的開支能夠跟上檔案實際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養(yǎng)檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術、互聯(lián)網(wǎng)技術的運用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設備的能力。在財力開支上，單位要保障信息化設施的購置經(jīng)費，購置先進的計算機和其他信息設備。

（二）系統(tǒng)性原則

運用大數(shù)據(jù)信息技術進行檔案管理本就是一項復雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓管理等各個方面予以加強，分析檔案管理各個要素與要素之間的聯(lián)系，構建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調好與其他部門的關系，做好信息資源匯總歸類工作的同時，也要提高檔案服務質量。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應對舉措

（一）強化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育

只有轉變傳統(tǒng)的檔案管理理念，才能將大數(shù)據(jù)技術更好地應用在檔案管理中。基于此，檔案管理部門應當不斷強化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育，使得檔案管理人員能夠充分意識到大數(shù)據(jù)的價值所在，從而推動檔案管理的信息化。一方面，檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加各種培訓活動。例如，邀請專家到本部門進行演講、開展各種知識競賽等，這不僅有助于檔案管理人員更好地了解大數(shù)據(jù)技術，還有助于培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。另一方面，檔案管理部門還應當獲得其他部門的擁護，使各部門都能意識到大數(shù)據(jù)的重要性，并相互配合促進檔案管理的信息化。

（二）建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺

由于檔案信息資源種類比較繁多，要想實現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，確保人們能夠充分利用這些信息。目前，我國已經(jīng)建立了全國開放的檔案信息資源共享平臺，但依然有些不完善，需要進行調整。一方面，應當借助大數(shù)據(jù)技術，有效整合檔案資源，并充分發(fā)揮雙方優(yōu)勢，使檔案信息資源共享平臺的功能不斷完善，從而更好地服務于大眾。另一方面，還應當加速將已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案資源，合理納入信息資源共享平臺中，以推進大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺的深入發(fā)展。

（三）全面引入云存儲與云服務

全面引進云存儲與云服務是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應對舉措之一。一方面，在檔案管理過程中，應不斷吸取企業(yè)在云存儲方面的精華為我所用，并不斷丟棄企業(yè)云存儲方面的糟粕為我所鑒，同時強化與相關企業(yè)之間的合作，為檔案管理安設特定的云存儲服務器，以促進數(shù)據(jù)處理能力的提升。另一方面，由于云服務具有較強的交互性，它在一定程度上能夠提升服務的效率與質量，所以，在檔案管理過程中，應當對云服務這一多元化的服務模式加以高度重視，這對提高檔案管理的效率與質量來說是很有幫助的。為了推動檔案管理云存儲與云服務的進一步發(fā)展，檔案管理部門可以采用網(wǎng)絡授權的方式，根據(jù)人們的喜好給予相應權限，從而使人們能夠在自身的權限內選擇所需要的服務，這不僅能夠滿足人們的實際需求，還能極大程度地確保檔案資源的安全可靠。

（四）打造特色智能化檔案服務

由于每個人都是獨立的個體，所以，他們對檔案資源的需求也不盡相同。這就使得在檔案管理過程中，對所有人的實際需求都要有一定了解，這樣才能針對每個人的實際需求給予相應的權限。在檔案管理中合理應用大數(shù)據(jù)技術，能夠基于數(shù)據(jù)挖掘技術針對人們進行詳細的分類處理。隨著信息技術的迅猛發(fā)展，各種先進技術已經(jīng)成為人們生活中的重要組成部分，例如，智能化、云計算及數(shù)字化等。基于此，檔案管理就必須打造特色智能化檔案服務。在檔案管理過程中，僅進行收集管理環(huán)節(jié)是遠遠不夠的，還需要將數(shù)據(jù)分析部分納入進來，通過檔案管理服務的精確化處理，改進傳統(tǒng)檔案服務過于粗糙的檔案信息記錄，以此提高檔案管理服務的效率與質量，從而更好地服務大眾。

四、結束語

在信息社會，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質量與效率的關系。大數(shù)據(jù)技術在檔案管理領域仍然處于一個不成熟階段，內部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

參考文獻：

[1]李楊.淺析大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].長江叢刊，2017（34）：168.