淺議信息化技術(shù)在行政辦公中的應(yīng)用

蘇維華

摘要：信息化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是時(shí)代進(jìn)步的必然要求，信息化技術(shù)的發(fā)展和運(yùn)用為信息化建設(shè)提供了保障。當(dāng)前，隨著我國(guó)行政機(jī)構(gòu)改革的深化，以及對(duì)電子政務(wù)建設(shè)的要求，傳統(tǒng)的行政辦公模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的辦公要求，在行政部門和行政辦公過(guò)程中積極使用信息化技術(shù)，完成行政辦公的信息化轉(zhuǎn)變，成為行政機(jī)構(gòu)改革和電子政務(wù)建設(shè)的必經(jīng)之路?；诖耍疚闹饕托畔⒒夹g(shù)在行政辦公中的應(yīng)用展開了討論。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；行政辦公中；應(yīng)用

1行政辦公中采用信息化技術(shù)的效果

1.1提升行政辦公效率

在行政辦公的過(guò)程中，由于傳統(tǒng)的辦公模式導(dǎo)致資源浪費(fèi)現(xiàn)象比較較嚴(yán)重，因此必須通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)對(duì)行政辦公所需要的信息進(jìn)行整合。在工作中運(yùn)用信息化技術(shù)，可以對(duì)信息的傳遞速度、傳遞效率進(jìn)一步的提升。此外，還可以從側(cè)面減少工作中的相關(guān)人員重復(fù)工作的現(xiàn)象發(fā)生，進(jìn)而達(dá)到減少不必要的環(huán)節(jié)，提升辦公的效率。

1.2共享行政體系資源

另外，在對(duì)信息的傳遞速度與效率提升的基礎(chǔ)上，信息化可以從日常的政務(wù)信息處理過(guò)程中，有效的對(duì)目的信息進(jìn)行迅速的提取、整理以及分析等行為。由于對(duì)信息的提取是一項(xiàng)非常繁瑣的任務(wù)，那么采用信息化的方式就會(huì)大幅度減少工作量。更重要的是通過(guò)信息化的方式將行政體系的內(nèi)部計(jì)算機(jī)相連接，就可以將信息形成資源共享的模式，并對(duì)其進(jìn)行內(nèi)部整合、優(yōu)化。

1.3減少行政成本

信息技術(shù)的使用，使一些在具體辦公中需要耗費(fèi)人力物力的工作可以在電腦上進(jìn)行。比如，在宣傳工作的開展過(guò)程中，傳統(tǒng)的宣傳都需要組織大量人力，印刷大量的宣傳材料，而現(xiàn)代行政辦公中，可以通過(guò)微博微信等多種渠道，采用更加新穎的方式開展宣傳工作，就避免了人員安排和紙質(zhì)印刷的成本需要。與傳統(tǒng)的行政辦公相比，電子政務(wù)的行政成本會(huì)隨著時(shí)間的推移而降低。

2目前信息化技術(shù)在行政辦公應(yīng)用中的問(wèn)題

2.1信息的防護(hù)水平低

由于科技的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了有效的刺激，網(wǎng)絡(luò)早已走進(jìn)了千家萬(wàn)戶，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理規(guī)范化的難度大幅度增加。在信息辦公環(huán)節(jié)，非法分子借助行政機(jī)關(guān)信息辦公中存在的漏洞，盜取或篡改有關(guān)資料，導(dǎo)致行政辦公系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行以及資料丟失等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。此為目前信息化辦公環(huán)節(jié)內(nèi)亟待解決的主要問(wèn)題。就目前形勢(shì)而言，國(guó)內(nèi)行政辦公的信息化建設(shè)依舊存在許多的不足，對(duì)于信息化建設(shè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的安全問(wèn)題，并未給予合理的應(yīng)對(duì)與預(yù)防措施，對(duì)于信息安全的防護(hù)不夠重視。行政單位在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建環(huán)節(jié)內(nèi)，因?yàn)榧夹g(shù)的缺失與投入的精力較少，并未配備相應(yīng)的防護(hù)機(jī)制與技術(shù)保障機(jī)制。

2.2信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善

當(dāng)前，我國(guó)行政辦公的信息化水平還比較低，各級(jí)部門在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的搭建和信息資源共享等方面還沒有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和協(xié)調(diào)的步驟，行政單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒有形成完整統(tǒng)一的規(guī)劃，造成當(dāng)前我國(guó)行政辦公中信息交流不夠流暢，各級(jí)單位之間的網(wǎng)絡(luò)配合不當(dāng)。在信息的獲取、整理和發(fā)布都存在著信息渠道缺乏、信息不及時(shí)等問(wèn)題。這些問(wèn)題的產(chǎn)生直接導(dǎo)致民眾對(duì)行政辦公興趣不足和信任感的缺失。有些行政部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)沒有形成完整的處理流程，比如在對(duì)民眾的意見征集和處理時(shí)，沒有形成意見討論和反饋的方法，民眾的意見、問(wèn)題和建議得不到及時(shí)有效的關(guān)注和處理，部分部門的網(wǎng)頁(yè)只是一個(gè)虛設(shè)，沒有及時(shí)有效更新、網(wǎng)頁(yè)分欄不合理，內(nèi)容不全。

2.3行政機(jī)關(guān)工作人員的素質(zhì)有待提升

通過(guò)對(duì)行政機(jī)關(guān)工作人員的素質(zhì)進(jìn)行分析后可以看出，很多機(jī)關(guān)工作人員沒有進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，他們針對(duì)于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的方面的知識(shí)掌握不足，無(wú)法很好的適應(yīng)政府信息化進(jìn)程的實(shí)際需求。由于缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)格方面的知識(shí)，機(jī)關(guān)工作人員對(duì)于辦公自動(dòng)化無(wú)法有效的利用。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)也是隨時(shí)更新、隨時(shí)變化的，因此很大一部分機(jī)關(guān)工作人員掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)有待更新。我國(guó)機(jī)關(guān)工作人員在信息化建設(shè)過(guò)程中的信息化能力需要從多方面來(lái)進(jìn)行提升。

3完善我國(guó)行政辦公中信息化技術(shù)應(yīng)用的相關(guān)策略

3.1強(qiáng)化對(duì)行政信息的保護(hù)力度

應(yīng)當(dāng)從構(gòu)建安全管理制度領(lǐng)域來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的保護(hù)。可以從強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)防護(hù)技術(shù)和安全技術(shù)這兩個(gè)層面做出努力，并在這個(gè)前提下，構(gòu)建健全的應(yīng)急中心。如此就能降低政府信息被盜和篡改的可能，從而在某種水平上將信息泄露的危害控制在最小水平。此外，針對(duì)政府內(nèi)的局域網(wǎng)包含的信息應(yīng)當(dāng)給予充分的重視，因?yàn)檫@些信息在聯(lián)網(wǎng)之后，才會(huì)實(shí)現(xiàn)資源共享，如此在聯(lián)網(wǎng)之后就會(huì)面臨被黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，所以在日常辦公的環(huán)節(jié)內(nèi)，應(yīng)當(dāng)指派相關(guān)的計(jì)算機(jī)專家對(duì)政府內(nèi)部的計(jì)算機(jī)做好防護(hù)工作。

3.2完善行政辦公的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

只有在形成完成統(tǒng)一的行政網(wǎng)絡(luò)的情況下，行政辦公系統(tǒng)才能充分發(fā)揮其高效率、科學(xué)化的作用。各級(jí)單位的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)要形成統(tǒng)一協(xié)同的對(duì)稱建設(shè)，每一級(jí)部門的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)都要跟總體網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形成緊密的聯(lián)系。我國(guó)安全生產(chǎn)信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，在企業(yè)內(nèi)形成了一個(gè)統(tǒng)一有序，布局嚴(yán)密的行政系統(tǒng)，這樣一來(lái)，在行政事務(wù)中遇到的問(wèn)題就會(huì)得到及時(shí)有效的反饋和處理，同時(shí)，把各級(jí)行政單位有效區(qū)分、統(tǒng)一規(guī)劃，在行政事務(wù)處理時(shí)，可以保證各級(jí)單位的行政安全和可控性。

3.3提升工作人員的綜合素質(zhì)

機(jī)關(guān)工作人員在辦公信息化建設(shè)中起著重要的作用。特別是在信息知識(shí)不斷更新，發(fā)展速度日新月異的背景下，就更需要機(jī)關(guān)工作人員不斷更新知識(shí)內(nèi)容，改善知識(shí)結(jié)構(gòu)，增加知識(shí)含量。所以機(jī)關(guān)工作人員的個(gè)人素質(zhì)需要不斷提升，希望相關(guān)部門建立辦公信息化的培訓(xùn)機(jī)制，全面提高機(jī)關(guān)工作人員隊(duì)伍信息化的整體水平。辦公自動(dòng)化的推行，節(jié)省了傳統(tǒng)依靠手工工作來(lái)處理日常業(yè)務(wù)所耗費(fèi)的大量時(shí)間和精力，為機(jī)關(guān)工作員增加了有效工作時(shí)間，增強(qiáng)了辦公效率。

4結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，對(duì)信息化行政建設(shè)中的問(wèn)題，要從主客觀兩個(gè)方面進(jìn)行分析研究，行政單位自身要樹立信息化觀念、建立信息技術(shù)團(tuán)隊(duì)，對(duì)自身建設(shè)完善發(fā)展，對(duì)信息安全和信息傳輸?shù)纫e極采取科學(xué)有效的解決措施，促進(jìn)行政信息的安全和系統(tǒng)建設(shè)的完善。

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（作者單位：張家口市宣化區(qū)行政審批局）