淺談自動化辦公系統(tǒng)在應(yīng)用中遇到的問題

張博宇

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，很多企業(yè)都順應(yīng)形勢，組建自己的自動化辦公系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)無紙化辦公和資源整合。但在實(shí)際應(yīng)用中，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)和工作在配合上總是存在一些問題。本文將對這些問題進(jìn)行簡要分析，并提供一些改進(jìn)思路。

關(guān)鍵詞：自動化辦公系統(tǒng) ?配合問題 ?改進(jìn)

一、前言

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)自動化辦公是未來企業(yè)辦公的必然趨勢。基于Web形式的自動化辦公系統(tǒng)，滿足了企業(yè)對大量信息快速傳遞和處理的需求，大大的提高了企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量。自動化辦公系統(tǒng)的出現(xiàn)，推動了部門間的資源整合，極大的縮小了部門間的地域限制，使相對距離較遠(yuǎn)的部門間協(xié)作效率得到大大提升。一個設(shè)計(jì)合理，應(yīng)用得當(dāng)?shù)淖詣踊k公系統(tǒng)將推動企業(yè)辦公進(jìn)入一個新的高度。

自動化辦公系統(tǒng)盡管對提升工作效率有著無可比擬的優(yōu)勢，但不可否認(rèn)的是，在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中也存在著諸多問題。本文將就自動化辦公系統(tǒng)在企業(yè)實(shí)際應(yīng)用中存在問題做簡要分析。

二、實(shí)際應(yīng)用中遇到的問題

1、兼容性問題

自動化辦公系統(tǒng)運(yùn)作的基石是工作流[1]，一切辦公自動化的流程都是以工作流的形式運(yùn)行。但在企業(yè)的實(shí)際工作中，因人事變動頻繁、缺乏完善的崗位分工和工作流程、政策制度缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性等各種原因，沒有形成穩(wěn)定的工作流程和職責(zé)分工，致使自動化辦公系統(tǒng)在與實(shí)際工作的對接中存在較大的兼容性問題。這種問題也導(dǎo)致在某些工作上，自動化辦公系統(tǒng)不僅沒有提高工作效率，反而造成拖累，對員工工作造成困擾。

2、需求不明確

有些企業(yè)建設(shè)自動化辦公系統(tǒng)是基于兩化融合和互聯(lián)網(wǎng)+等政策的跟風(fēng)建設(shè)，對自身的需求和適配性沒有充分的認(rèn)識，在簽訂合同時對功能和功能的實(shí)現(xiàn)方式?jīng)]有明確的要求，導(dǎo)致后期系統(tǒng)上線后，出現(xiàn)使用上和預(yù)期不一致，操作與工作流程不相符、想要的功能無法實(shí)現(xiàn)等問題，致使系統(tǒng)僅被部分使用甚至無法推行棄之不用。

3投資收益計(jì)算困難

自動化辦公系統(tǒng)的效益體現(xiàn)在提升工作效率和節(jié)約人力資源，效益核算困難且不明確，故公司在投資上必然存在疑慮。因此多數(shù)企業(yè)在對自動化辦公系統(tǒng)的資金投入上限制較多，大多選擇市面上成型的OA系統(tǒng)進(jìn)行模板套用，很少有定制開發(fā)的，也進(jìn)一步加劇系統(tǒng)功能與企業(yè)預(yù)期不一致的問題。同時，這種套用模板類的自動化辦公系統(tǒng)在功能和使用上可能也與企業(yè)預(yù)期相差較大，因所在行業(yè)不同在應(yīng)用上存在很多問題，不能達(dá)成其預(yù)期的收益，這加劇企業(yè)對其投資正確性的懷疑，致使不會再進(jìn)行后續(xù)的維護(hù)和更新。

4、后續(xù)建設(shè)問題

企業(yè)是在不斷發(fā)展的，因此工作、流程、職責(zé)不可能一成不變，這就要求自動化辦公系統(tǒng)要有足夠開放的權(quán)限可進(jìn)行調(diào)整，同時新技術(shù)、新功能的不斷涌現(xiàn)，也需要對系統(tǒng)進(jìn)行后續(xù)的維護(hù)和升級。但大多數(shù)企業(yè)建設(shè)自動化辦公系統(tǒng)時都是簽署的一次性合約，并未對系統(tǒng)的后續(xù)維護(hù)更新做出約定。導(dǎo)致后來需求發(fā)生變化時，系統(tǒng)無法及時跟進(jìn)。

一般情況企業(yè)受限于人力資源，不會有編程人員，也不具備系統(tǒng)的后續(xù)開發(fā)能力，在系統(tǒng)上線驗(yàn)收后，在使用中發(fā)現(xiàn)新的功能需求或施行新的工作要求時，無法對原系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的開發(fā)和調(diào)整，使系統(tǒng)的適用性下降，最終導(dǎo)致系統(tǒng)不適應(yīng)工作要求而逐步被放棄。

三、對項(xiàng)目實(shí)施改進(jìn)的建議

1、企業(yè)應(yīng)盡快完善企業(yè)管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，梳理好各部門、崗位職責(zé)，理順工作流程，使企業(yè)各部門間平穩(wěn)有序運(yùn)行，形成穩(wěn)定的工作流。

2、在相應(yīng)項(xiàng)目實(shí)施前，管理者應(yīng)對自動化辦公系統(tǒng)有充分的認(rèn)識，明確其功能和起到作用，評估企業(yè)管理是否對其有需求;其次要對需要其實(shí)現(xiàn)的功能和起到的作用有明確的概念，最好能對功能及功能實(shí)現(xiàn)方式等形成明確的要求，附于招標(biāo)書中。因系統(tǒng)完成后再進(jìn)行大范圍變動代價較大，因此在對功能和技術(shù)提出要求時應(yīng)考慮未來3～5年的需求。同時可在合同中對系統(tǒng)的后續(xù)開發(fā)和更新做出約定。

3、做好功能與投資的平衡。畢竟更好的功能，更高的安全性，更便捷的人機(jī)交互，更完善的系統(tǒng)配置也意味著更高的投資。因此管理者必須明確自己的需求點(diǎn)，在圍繞此核心對功能、安全、人機(jī)交互、硬件設(shè)備等進(jìn)行平衡。畢竟不是最貴的就最好，只有適合自身的才能實(shí)現(xiàn)利益最大化。

四、總結(jié)

雖然存在實(shí)際應(yīng)用中存在諸多問題，但不可否認(rèn)基于計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的自動化辦公是企業(yè)管理未來的發(fā)展趨勢，企業(yè)應(yīng)提高和細(xì)化管理水平，理順工作職責(zé)和工作流程，盡快適應(yīng)自動化辦公系統(tǒng)帶來的工作方式的改變，實(shí)現(xiàn)提高工作效率和節(jié)約人力成本的初衷。同時，應(yīng)根據(jù)自身需求，跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展，而不必盲目求新。

[1]根據(jù)國際工作流管理聯(lián)盟的定義，工作流Workflow就是自動運(yùn)轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)流程，部分或者整體的表現(xiàn)為參與者對文件、信息或任務(wù)按照規(guī)程采取行動，并令其在參與者之間傳遞。