檔案信息化建設趨勢發展

葉曉琳

摘要：檔案管理是企業整體管理工作中的重要內容， 不僅是指導企業未來發展的重要理論依據， 同時也是提升企業核心競爭力的根本保障， 而要實現檔案的高效管理， 就必須強化其與互聯網技術的有機融合以實現檔案信息化趨勢發展。

關鍵詞：檔案;信息化建設;發展

1供電企業檔案管理信息化建設方案

1.1檔案管理信息化

依靠現在的信息技術處理， 對供電企業的檔案管理內容進行規范化的設置， 將所有數據采取在線歸檔的方式進行工作分流， 通過網絡服務可以對現有的檔案內容進行查找、引用等， 使供電企業的檔案管理更具便捷性。

1.2系統功能網絡化

檔案管理系統的主要功能是幫助相關的部門查找內容更加快捷， 所以無論從前期的內容搜集到后期的文件整理、歸檔等內容， 都要符合標準的檔案存檔規范， 不僅是文件內容， 還包括圖片、視頻等多種形式的文件內容進行管理劃分， 只有嚴格地對文件內容進行存檔、劃分才能方便日后檔案管理工作的進行。而系統功能網絡化則更能將檔案內容進行有效的劃分， 不僅能快速查找內容， 還能最大成本節省管理的人力物力。構建網絡檔案館， 實現檔案信息一鍵查找和快速維護， 這樣用戶只要在局域網范圍內， 都能對現有的存檔信息進行查詢， 快捷地便民服務， 不但能提升客戶的滿意度， 還能對現有的檔案進行遠程操控， 無論工作人員身處何處， 只要登錄檔案信息后臺， 都能進行信息的更新與管理， 優化供電企業檔案管理流程。構建供電企業云信息存儲資源款， 為企業提供可靠的信息資源， 通過與相關的機構存檔信息互通， 建立更大的檔案管理， 不斷挖掘更有益于企業發展的信息內容， 促進供電企業檔案管理資源的功能性發展。

2檔案信息化建設趨勢發展

2.1建立電力檔案信息管理工作平臺

為推進電力檔案信息化管理進程發展， 首先就需構建檔案信息管理服務平臺， 如采用計算機建立電力檔案信息化管理數據庫， 對電力檔案相關信息資源進行綜合協同管理 （包含采集、錄入、更新、維護和發布） ， 除了要系統整合資源信息， 為確保檔案管理信息資源的安全， 還需對資源使用權限進一步規范， 在此基礎上， 實現電力檔案管理數據庫的信息采集、審核與查詢等多種服務功能。信息管理服務平臺的主要功能是對各種資源信息進行收集， 而要實現數據庫的全方位管理和利用， 還需建立資源信息管理服務模塊， 如建立資源實體管理模塊， 實現數據信息的存儲、查詢等操作;建立元數據管理模塊， 實現內部數據路管理和用戶截面的模塊交換行為;建立數據管理模塊， 實現數據庫信息的修改、增減和刪除等操作， 只有這樣才能實現電力檔案信息化管理數據庫的各種快速查詢和檢索服務。

2.2建立健全的電力檔案信息管理服務保障體系

為促進電力檔案信息管理穩定、健康發展， 還需建立規范化和標準化的電力檔案信息化管理服務體系， 首先是建立規范的電力檔案管理體制， 如制定電力檔案信息化管理規范標準和相關配套制度， 以保障電力檔案信息的完整性， 另一方面還需建立檔案管理責任制度， 以提高檔案管理人員的責任意識和約束其管理行為。其次， 還需建立標準化的電力檔案管理流程， 從設備單位或電力企業項目啟動時就需開始建立電力檔案管理流程， 以保證其能按時跟進檔案管理進度和實現檔案管理的同期檢查， 為保證檔案管理資料的實效性和完整性， 在完成項目時還需同步考核檔案管理工作， 尤其需對檔案資料的數量和質量、可操作性、一致性和完整性進行嚴格審查。

2.3提升檔案管理人員信息化工作綜合水平

檔案管理人員信息化工作水平的高低對電力檔案管理工作質量具有直接的影響， 為全面提升其信息化工作水平， 首先就需做好檔案管理團隊建設管理， 選聘檔案管理人員時需綜合考量其專業知識、業務水平、互聯網操作技能等， 再擇優錄取， 為提高管理人員工作積極性和業務水平， 還需定期組織其參加業務技能培訓、互聯網應用技術培訓、實訓操作考核， 對考核成績較高者還需給予外出深造和一定的表彰。為促進管理人員能全面認識到檔案管理工作的重要性和對自身的工作責任進行明確， 還需不斷加強電力檔案管理人員的職業素質培養， 以不斷提升管理人員的職業道德、敬業熱情、工作責任感等， 這樣其才能更好的投入到檔案信息化管理中， 從而推動電力檔案信息化管理獲得健康、快速的發展。

2.4提高信息內容收集率

互聯網的高速發展， 大數據與每個自然人息息相關， 在這種新的社會形態下， 供電企業的檔案管理人員必須跟上時代的腳步， 將現有的檔案信息進行收集， 依靠不同的社會力量提高檔案內容的收集率， 這樣不僅能提高信息內容的收集率， 還能充分發揮現代化信息技術的優勢。

2.5檔案管理服務便捷化

設置供電企業的檔案管理宗旨即服務于民， 依照這個宗旨對現有的檔案進行存檔及劃分， 才能為用戶提供更優質的服務。將用戶的需求搜集并進行總結， 優化二次服務， 大力推廣現代化信息技術的智能型， 根據不同用戶的需求建立信息資源庫， 通過歸納及整理， 以最優質的服務幫助用戶快速查找所需內容。

2.6提升檔案管理的安全性

檔案管理需要安全維護， 可以幫助供電企業更好地構建檔案管理的安全性能， 制訂可靠的信息安全管理方針， 針對檔案內容進行明確的安全性保管方案， 所以， 針對檔案管理的安全性， 供電企業務必要制訂相關的管理規定制度， 使檔案管理人員依照規定嚴格遵守制度進行相關的管理及操控， 重視檔案管理的重要性， 不斷為用戶進行檔案管理內容信息化的普及， 還要重視對信息檔案管理規定制度的宣傳， 確保管理人員與用戶對供電企業檔案信息存儲建立相同的認知， 營造更加和諧的相處及管理氣氛， 同時還要加大對檔案管理人員的監管工作， 為供電企業的檔案管理提供更加安全的后勤保障。

3結語

總之，各單位的檔案管理部門必須正確認識到檔案信息化的重要性， 結合新時代發展要求， 轉化檔案管理觀念， 不斷提升單位檔案建設和管理的信息技術。在新時期信息化技術的支持下， 各單位的檔案建設和管理會越來越規范， 檔案的使用效率也會越來越高。

參考文獻

[1]李淑蕓.規范化與標準化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應用[J].辦公室業務， 2018 （21） ：86.

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