淺談如何做好現代企業會議管理工作

金佳

摘要：會議的目的是通過與會者之間的交流和探討，就某個問題或某件事情集思廣益、達成共識，最終確定行動目標和行動計劃的過程。企業通過加強會議管理，提高會議質量，有助于提高企業的整體工作效率，并且使企業目標快速高效的完成。然而，在現實中的許多會議中往往由于管理組織不善，造成會前準備不充分、會議管理缺乏規范性和科學性，最終影響整個企業會議的質量，不但問題沒有得到很好的解決，還降低了企業的管理和工作效率，影響了各項工作和業務的正常開展。根據這些現象，本文探究了如何有效進行會議管理，提高會議質量和效率，使會議管理為企業的發展提供支持。

關鍵詞：現代企業；會議管理

企業會議是通過一定時間內多名員工的面對面商議討論的方式，針對企業的生產經營活動戰略，進行企業戰略探討與決策、企業內外部交流溝通的活動。企業會議關系企業針對企業現狀與未來發展的決策核戰略研究，對企業會議的管理工作也提出了一定的要求。因此，要改善會議準備不充分、企業會議不科學不規范、會議內容目標不明確等問題，加強企業會議管理，建立企業會議管理平臺，提高企業會議的管理效率和質量，從而提高企業相關部門決策的有效性，促進企業整體的生產發展。

1加強現代企業會議管理的作用

（1）通過加強企業會議管理，可以組織會議相關者就某一問題集思廣益，通過有效的溝通交流達成思想、目標和行為上的統一，有助于企業各項工作任務的有序開展，明確各部門、崗位人員的職責，更加清晰地進行工作分配，實現企業各部門之間的密切配合與合作交流，通過企業的凝聚力，從而保證企業各項生產經營業務的高效開展。（2）企業的會議大多都是為了解決某些問題或為了做出某些決定而開展的交流溝通活動，它是企業生產經營管理相關的組織活動的重要反映。企業每一項活動的開展都要通過會議進行統籌安排，參會者通過有效的溝通制定出科學的活動實施計劃和具體措施。（3）加強會議管理，通過企業的會議質量，可以幫助企業工作人員明確工作目標。在會議召開過程中，往往會對具體的工作進行科學的分配，明確各部門的任務和職責，制定本部門具體的工作目標和工作計劃，讓參會人員對后期工作有明確的了解，從而為了會議目標的達成而努力。

2做好現代企業會議管理工作的措施

2.1建立信息化的企業會議管理系統

針對企業現狀與企業會議管理建立相應的網絡平臺，簡化會議安排的操作流程，提高效率。會議前根據會議的不同類型進行相關通知的分類發布，使電子文檔取代紙質文檔，快速及時地傳遞到與會人員手中，同時將會議座位排定、會議室的預定等進行線上操作，簡化辦事流程，提高效率。

2.2提高會議的組織能力和會議服務水平

提高會議的組織能力和服務水平的關鍵在于組織者及其相關的人員。會議前對會議的內容要清晰，準備要充足，要能把握住進度和節奏，把握住會議進行的方式。比如，會議以一種什么樣的方式進行：展示PPT，拋出問題群策群力找到解決方案。會議需要的文件要及時準備。會議進行時，及時與會議人員做好溝通，記錄相關事宜。會議后，對會議產生的文件等進行整理，以備不時之需。

2.3提高整體會議的質量和品質

企業之所以存在會議這項工作，就是希望通過會議來提升整個企業的進步，那么，現在的企業想要制作出更加有價值的會議，就需要從會議整體的質量和品質進行改善。除了要在前期不斷的完善和充足會議的準備工作外，還需要配備相關的會議記錄人員，因為如果單純只依靠會議內容的文件是無法將所有因素都涵蓋進去的。在整個會議中，經常會有領導或者員工提出建設性的建議，那么這個時候，就需要記錄人員將這些都記錄整理出來。參會的人員無法及時的將整個會議的內容都記錄在案，因此，每個企業都需要安排專門記錄的人員來完整這項工作。會議的過程非常重要，但是會議的后期工作也是很重要的，企業可以在會議結束之后，針對會議過程中的討論內容，再制作出一份詳細的會議內容，分發給每個參加會議的人，讓員工們進行消化和鞏固。另外，在每次會議結束之后，相關的管理人員應該給每個參會人員發一份調查表，讓參會人員在調查表上寫出參會的感受，以及會議中的不足和問題，以及希望下次會議可以做到哪些改進。這樣一來，會議的質量和品質就可以保證一次比一次進步，一次比一次有效果。另外，整個會議的質量還表現在會議的環境中，安排會議的人員要提前做好會議室的清潔，檢查相關的設備都可以使用，在任何情況下，都要給員工提供一個可以方便舒適的參會環境。

2.4加強信息溝通

信息溝通是企業處理重要事務、實現科學決策的重要途徑，高效的信息傳遞有助于企業各部門工作的全方位協調。而會議則是企業各部門之間進行信息溝通的重要渠道，因此，會議管理者應該采取多種手段來加強會議中的信息溝通，提高會議效率，從而保證企業政令暢通，各項工作協調開展。為了加強信息溝通，在會議當中可以適當采取多媒體等輔助工具，將會議內容制作成PPT、視頻、動畫等形式，使所要討論的會議議題和內容變得更為直觀形象，還能夠有效活躍會議氛圍，使會議討論的目標和方向更為明確，也能增加與會者參與會議談論的積極性，進而提高會議的整體效果。此外，還可以將會議的內容、決策及相關材料放到公司內部網站上供大家參考和學習，使信息的溝通更加流暢，從而促進會議決策的高效落實。

3結束語

現代企業會議管理工作仍然存在著一些問題，這就需要我們提前采取一些措施來應對，比如明確會議的主題，安排合理的進程，條理清晰，促進工作完成情況需要監督推進統籌規劃各部門，保證會議的質量，總結會議的要點，會后還要進行整理文件。管理者對過去的經驗進行改革，通過創新來開拓新的思路，使得在各個方面都取得了有效的進步并且積累了經驗。總之，會議需要有效的進行來保證企業的發展，只有這樣企業的管理者才能很好地對企業進行掌握，把握企業的方向。

參考文獻：

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（作者單位：國網遼寧省電力有限公司）