《企業檔案工作規范》解讀

第八章? 企業檔案信息化建設

一、檔案信息化目標與原則

8.1.2 企業檔案信息化應堅持技術與管理并重、與企業信息化協調和同步的原則。

這一條確立了企業檔案信息化應堅持的原則：技術與管理并重;與企業信息化協調同步。

首先，企業檔案信息化建設必須堅持技術與管理并重。信息化不僅是技術問題，更是一個管理問題，只有通過不斷的管理提升和流程再造，才能實現與信息化的良性互動。因此，企業檔案信息化建設應以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。企業檔案管理理念、方法、技術和手段要充分考慮信息技術的發展和最新成果的應用，信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。現實中，有的企業過分依賴技術而忽視管理，結果花幾十萬開發的系統一直無法投入實際應用;有的企業開發的檔案系統表面上功能非常多，但實際上很多功能根本用不上，成為花架子;也有些企業在硬件配置上達到了超豪華水平，而在檔案信息管理等方面卻相形見絀，缺乏實質內容。

其次，企業檔信息化建設必須與企業信息化協調同步。企業要將檔率信息化建設入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

8.1.3 企業各信息系統的開發與實施應充分考慮檔案管理的要求。

這一條主要是要求企業在開發和實施各種信息系統時，要充分考慮檔案管理的要求。按照2001年6月5日國家檔案局發布的《檔案管理軟件功能要求暫行規定》，重視檔案信息管理系統的設計和管理件軟的選擇與開發。企業檔案管理系統應與企業有關管理系統（如設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等）相銜接，確保檔案部門對本企業各類電子文件、電子檔案的收集、整合、控制和傳遞。檔案信息管理系統設計應遵循模塊設計、分層實現、循序漸進的原則。

依據國家有關檔案信息化建設的規定、規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時測覽、具有互聯網及內聯網檢索功能，能夠進行收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，滿足企業文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需要。

二、電子文件的歸檔要求

電子文件歸檔是檔案信息化資源建設的重要內容，而資源建設又是檔案信息化建設的基礎和核心。因此，在檔案信息化建設中，必須將電子文件的歸檔作為重要內容，列入建設規劃。

8.2.1 電子文件歸檔要求及功能應嵌入文件生成系統。企業各信息系統生成的文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍應根據相關規定和需要確定。

這一條主要是對電子文件的生成和歸檔范圍提出原則要求。由于企業生產、經營和管理活動中已經普遍應用計算機技術，電子文件正在大量產生。目前，在企業的辦公自動化（OA）、企業資源計劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、供應鏈管理（SCM）、產品協同商務（CPC）、產品生命周期管理（PLM）、計算機輔助設計（CAD）、計算機輔助工程分析（CAE）、計算機輔助工藝設計（CAPP）、計算機輔助制造（CAMD）、產品數據管理（PDM）、虛擬制造系統（VMS）、快速成型制造（RPM）、柔性制造系統（FMS）、網絡化協同設計制造等系統中，都會形成和產生大量電子文件，而目前很多企業都還沒有將生產和經營管理方面形成的電子文件納入歸檔范圍。因此，《企業檔案工作規范》首先要求將企業各信息系統電子文件歸檔要求及相應功能嵌入文件生成系統，使電子文件歸檔成為其中的必要環節或流程，從而保證各信息系統生成的電子文件能做到及時歸檔。關于電子文件的歸檔范圍，《企業檔案工作規范》提出兩條原則性要求：一是文本、圖形、圖像、數據等類型電子文件的歸檔范圍，應參照紙質文件歸檔范圍確定;二是音順、視頻、多媒體等類型電子文件及數據庫的歸檔范圍，應根據相關規定和需要確定。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?（未完待續）