鑄一把金鑰匙，啟萬卷珍藏門

呂新民

編者按：基礎業務工作是檔案館各項工作的根基，是制約檔案館整體上水平的關鍵環節。為徹底扭轉省檔案館業務工作有所滯后的局面，2020年確定為省檔案館的“業務提升年”。本刊特設“業務提升年專題”，深入溝通交流做好重點基礎工作的經驗和體會，全面展示省館在“業務提升年”中各項重點基礎工作的推進力度和成果。

2020年，注定是不平凡的一年。省檔案館，迎來了機構改革后職能定位轉變的第一個“業務提升年”和第二個春天。經過解放思想的大討論，全體工作人員統一了思想，提高了認識，鼓足了干勁，獻計獻策，擼起袖子，決心為落實省委省政府和國家檔案局對省檔案館工作的目標要求而大干一番，為整體提升省館業務基礎工作和再上一個新臺階，各盡其能，貢獻一份力量。在此背景下，根據省館業務建設總體規劃，以及國家檔案局業務測評提出的整改要求，為給廣大利用者提供一部高質量的檔案檢索指南，提高服務質量，省館適時啟動了《河北省檔案館指南》（以下簡稱《指南》）修訂工作。

一、調查摸底，發現問題，明確任務

沒有調查研究，就沒有發言權。深入細致的調查，科學地分析研究所獲取的調查材料，從而發現問題，有針對性地找出解決問題的辦法，進而明確面臨的任務，做到心中有數，是做好《指南》修訂工作的基礎和前提。通過對館藏901個全宗卷內容和相關案卷目錄，以及原《指南》體例結構、篇目數量、時間斷限、內容敘述方式等的調查，《指南》修訂工作存在的主要問題和承擔的主要任務是：

（一）存在問題。全宗介紹的編寫是修訂《指南》的前提和基礎。要對修訂《指南》存在問題有一個清晰、全面的認識，就必須對全宗介紹（又稱全宗指南）的概念有一個基本的了解。全宗介紹是以文字敘述的形式，較全面地介紹和揭示某一全宗檔案內容、成份及其利用價值的一種書本式檢索工具。全宗介紹主要由立檔單位機構沿革 、全宗內檔案情況簡介、全宗內檔案內容與成份介紹三部分組成。立檔單位機構沿革簡介主要包括立檔單位名稱（含更改名稱）、組建情況、成立時間，地點、性質、任務、職能、隸屬關系，內部組織機構的設置及職能、主要負責人姓名及變化情況等。 全宗內檔案情況簡介主要包括檔案的數量及保管期限、 檔案的完整程度、 檔案的利用價值及鑒定情況、檢索工具的配置情況、檔案的整理情況。全宗檔案內容和成份介紹主要以文章敘述的形式，按全宗內檔案的實際分類體系（如組織機構分類法、問題分類法、年度分類法等）結合問題采用綜合概括的方法介紹反映全宗構成者基本職能和主要活動方面的檔案。通過調查摸底，存在的主要問題是：①全宗介紹的編寫速度、數量和質量是制約《指南》修訂工作進度的瓶頸，而后續接收的各單位檔案，在移交時基本沒有本單位全宗介紹。②制約全宗介紹編寫的瓶頸是立檔單位組織機構沿革材料的搜集，立檔單位多、時間跨度長、難度大。如果采用查檔搜材的方式，人手少、用時長、效率低，工作進度慢，且所獲材料未必齊全完整。③館檢索目錄，多數以大流水方式排列，沒有按“年代—組織機構”或“問題”進行排列，給全宗內容的概括和分類歸納介紹帶來很大困難，增加了工作量，影響工作進度。④收錄《指南》的新中國成立后全宗檔案數量，需逐一重新統計。⑤原《指南》約500余頁40多萬字需通過掃描或手錄方式錄入計算機，使之轉化為可編輯的電子文本。⑥有7個全宗檔案和目錄在后庫存放，不便全宗介紹搜材和編寫工作。

（二）目標任務。主要是對省檔案館概況，清代、民國、革命歷史、新中國成立后檔案全宗介紹，特殊檔案、館藏資料介紹，附錄、序言、彩色插圖等的修訂、續修，以及適當增加新的全宗介紹。具體是：

1.省檔案館概況：續寫1997—2018年省檔案館歷史沿革;續寫1989—2018年館庫建設，1998—2018年業務基礎建設、開發利用檔案情況等檔案工作發展概況;修訂館藏檔案基本數據和起止年限、檔案來源、檔案內容簡介的相關內容;續修館藏資料內容介紹;續寫1997—2018年檔案編研出版情況，更新相關統計數據。

2.清代、民國、革命歷史檔案全宗介紹：對檔案統計數據作核對或修改，對檢索工具有無新變化作必要補充;增補民國檔案全宗介紹5個，使民國檔案全宗介紹由原來的33個增加到38個;增補革命歷史檔案全宗介紹15 個，使革命歷史檔案全宗介紹由原來的46個增加到61個。

3.新中國成立后檔案全宗介紹：對察哈爾省、熱河省檔案，新中國成立后檔案統計數據作核對或修改，對檢索工具有無變化情況作必要補充;對后續檔案接收進館的新中國成立后檔案的51個全宗，續寫全宗介紹的機構沿革和檔案內容介紹;增補24個具有時代特征，反映黨的建設、改革開放、市場經濟、法制建設、安全保密、審計監督、環保民生、信息化建設、住建旅游等內容的全宗介紹，如審計廳、住建廳、旅游局、文物局、國稅局、環保廳、司法廳、機要局、黨史辦等，使新中國成立后檔案全宗介紹由原來的76個增加到100個。

4.特殊檔案與館藏資料：對檔案、資料統計數據作核對或修改，對檢索工具變化情況作必要補充;只對新增資料部分作分類介紹。

5.附錄、序言、彩色插圖：主要是修訂館藏全宗名冊、編研出版情況一覽表、利用檔案規定和審批手續、編寫說明，更新和增補部分“彩色插圖”。

二、加強領導，制定方案，扎實推進

《指南》修訂工作是省館基礎業務建設的重要一環，館領導高度重視，并列入一級績效考核目標，在充分調研論證的基礎上，制定了《指南》修訂工作方案。

（一）指導思想：以馬列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義，以服務省委省政府中心工作、服務社會、服務民生、便利檔案的開發利用為宗旨，突出時代特征、地方特色，全面、客觀、系統地介紹本館各時期館藏重要全宗的檔案內容，展示推介省檔案館館藏檔案珍品，把死檔案變成活檔案，給廣大利用者提供一部高質量的檔案檢索指南。

（二）原則與方法：根據館藏檔案變化情況，確保完成原《指南》全宗介紹和其他篇目續寫;根據編輯人員配備情況，量力而行，適當增加新的全宗介紹，暫計劃新增44個全宗介紹，使修訂后《指南》的全宗介紹由原來的155個達到199個。具體方法：對原《指南》已有全宗介紹續寫機構沿革，完成至館藏檔案截止時間內機構沿革情況的搜材和編寫;對于內容介紹，先照錄原《指南》檔案內容介紹和起止時間，然后另起部分，續寫該全宗新的檔案內容介紹和起止時間;對于新增全宗介紹的撰寫，則采取搜集立檔單位機構沿革材料，查閱全宗目錄及檔案實體，按照機構或者問題對檔案內容進行分類歸納，完成檔案內容介紹、核定起止時間。

（三）項目組織與推進：當前，由于館領導結合“防疫”期間的工作特點，靈活指揮，有效地組織了全宗介紹的編寫工作，使《指南》修訂工作得到了有序高效的推進。檔案保管利用部（后庫管理部）的多數同志，無論在何種崗位履行何種（下轉18頁）（上接24頁）職責，都相應分擔了全宗介紹的編寫任務。同時，檔案干部培訓中心的同志，也積極承擔了24個全宗介紹的編寫任務。這充分體現了全館工作一盤棋的大局意識，體現了團結互助、攜手共進、相互補臺，齊心干事業的良好工作作風和精神風貌，也是全館解放思想大討論的結晶。在編寫過程中，有的通過查目錄、調閱檔案搜集材料，既為下一步的撰寫做好材料準備，又積極熟悉館藏，主動提升自身業務素質;有的彎道超車，跨越式跟進，或利用省直部門專業志書的既有成果，或利用省直部門的既有人力資源，查抄組織沿革，節約時間，高質量加快工作進度。截止到3月底，已完成全宗介紹編寫15個，其他全宗介紹、篇目的編寫也已責任到人。目前，《指南》的修訂工作，正在有計劃按步驟地有序推進。展望未來，有了館領導和全體檔案同仁的鼎力支持，我們充滿信心，定將勠力拼搏，爭取早日定稿出版，為省館業務基礎工作的提升交一份滿意的答卷。

作者單位：河北省檔案館