現代企業加強合同內控管理的思考與探析

齊霞

摘要：隨著契約精神的深入人心，合同成為當事人在各種經濟活動及利益來往中確保自身利益的重要方式。合同規定著合同雙方所擁有的權利與所需承擔的義務。然而，我國現代企業的合同標準化的管理有待完善與探討，合同管理在具體的實施中仍存在合同制定不規范、合同條約的執行不深入、合同管理人員的責任分工不明等問題。因此，應該從建立健全合同標準化管理機構、完善合同標準化管理的實施流程這兩大方面入手，推動企業建立和推行合同標準化管理，以提高其合同管理水平，促進企業的良性運行和持續發展。

關鍵詞：現代企業;合同內控;管理

1企業加強合同管理的作用及必要性

合同是企業在運營過程中，與平等主體的法人、自然人、其他經濟組織訂立的、明確雙方民事權利義務關系的書面合同、協議等，是經濟運行事項的重要載體。合同在企業經濟運行過程中具有舉足輕重的作用，體現在：一是企業與外部各類主體聯系的橋梁和紐帶;二是企業與外部各類主體之間明確權利義務關系的重要法律依據;三是企業保證原材料及服務的采購，產品及服務銷售實現的重要方式;四是經濟合同是保證財務數據真實、準確的重要基礎;五是企業內控的重要組成部分，是進行風險控制的重要工具和管理措施。

因此加強經濟合同內控管理有其迫切性，是國家、地方政府及上級主管部門相關合同法規的要求;是近年來中央和地方巡視組在對企業巡查過程中涉及的許多經濟事項都會關聯到合同管理中問題的需要;是在年報審計、內控專項審計過程中都重點關注到經濟合同的全流程管理過程。因此企業加強合同內控管理非常重要。

2現代企業合同管理問題的原因

2.1合同管理的力度不夠

造成合同管理內容缺乏規范性主要是因為對于現代企業的合同管理的力度不夠，對合同管理的重視程度也不足，使得管理人員在管理中沒有形成清晰的管理認知，合同的簽訂過程也只是合作方單一的對合同內容進行約定，有些合同制定人員盲目追求合同的簽訂效果忽視了合同制定的質量要求，同時，合同的管理人員沒有具備相關法律知識規范的能力，對于合同的規范管理意識比較淡薄，合同的主體內容和相關細節制定具有較強的隨意性，這往往會造成企業之間的責任界定不清晰的問題，給企業的經濟效益產生不利影響。

2.2對合同關系缺乏明確的認識

合同的制定關系到企業與企業之間的合作，對市場的發展與運作起到一定的推動作用，在當今經濟快速發展的背景下，市場的發展需要促進企業與企業之間的合作與聯合，所以合同的管理必須依靠市場環境，根據市場環境的變化及時對合同內容進行更新，合同管理人員對于合同與市場的關系沒有正確的了解和認知，以至于合同的制定偏離市場的發展方向，這些都會對企業的發展產生不利影響，也會給復雜的市場環境帶來一定的約束。

3提高現代企業合同管理水平的舉措

3.1建立健全合同標準化管理機構

一是構建項目申報部門，管理項目申報事務，接著按照項目合同統一調動項目所涉及的企業部門，以保障項目運行的有序性，提高企業的管理效率。二是設置專門的合同管理部門，統一企業合同，以減少由于部門職責重疊而造成的管理沖突或責任推脫。專門的合同管理部門需要具備配套的管理制度，如科學的合同簽訂程序、合同驗收標準、合同解除與變更的制度等從而使相關管理人員有章可循，通過公認的制度標準來有序進行合同管理工作。三是設立合同監督機構，協調溝通企業中有關合同管理的所有部門，并針對不同的部門職責做好監督工作，如針對管理層，做好合同簽訂前的準備指導工作;針對基礎合同管理員工，做好合同談判與簽約的監督工作。

3.2強化合同的事前論證審核

（1）建立合同論證、審核體系，對涉及長期合作、投融資、兼并重組類、重要采購銷售研發等合同事宜，必須由外部的律師事務所、會計師事務所、專業機構與內部的相關負責人及部門一起進行論證、審核，避免或降低風險。

（2）加強合同方案的測算預測，針對不同的合同事項，財務部門與業務部門一起進行綜合考慮價格、付款期、質量、運輸條件等因素，提前分析測算預測，形成最優及備選方案，以便通過談判取得更好的條件，提高合同的價值，降低合同的風險。

3.3建立嚴格的會簽審批體系

一是對涉及日常運行管理的采購、銷售、專業服務類的合同，分類建立起合同會簽審核的體系，明確會簽審核的職責，制度各個審核要點和具體審核內容，在審核環節須有律師或法律專業人士進行審核，發表專業意見。二是合法性要求，簽訂合同必須建立在完成規定的招投標流程基礎上。三是預算管理要求，簽訂采購及支出類合同時，通過合同系統與預算系統進行比較，確保在預算范圍內容，否則將無法簽訂。四是提升合同審核效率，一方面通過在依據國家已有的標準合同基礎上建立企業自身特點的分類的標準格式合同，可以既規范，又提升效率;另外一方面，不影響業務的順利進行，科學設定各個環節的審核時限，定期統計和通報，控制整個審核的總期限。五是在審核過程中，既要關注形式要素，又要關注內容要素，尤其是合同權利義務關系、保密性、爭議處理方式等必備條款。

3.4完善合同標準化管理的實施流程

首先，合同簽訂需要制定規范性的流程，并由高層主管負責簽訂。同時由于企業項目合同具有法律效力，且專業性較強，因此，企業應該認真對待，明確相關負責人的職責，并安排專業工程師和法律顧問參與到合同的簽訂中。此外，對于合同負責人員的具體任務要有科學、明確的分工，合同承辦人是合同簽訂的主要負責人，主要職責為與合作方溝通協商，進行聯絡工作，財務部等其他部門起輔助配合作用，主要負責經費預算、提供合同文本等工作。

其次，規范合同的檔案管理，建立專門的合同檔案部門和完善的檔案管理流程、制度。合同負責人需要根據相關合同歸檔制度收集并整理相關資料，資料的收集要貫穿項目合同簽訂前、簽訂中、合同履行和合同結束等全過程，并將資料及時整理成冊，交于專門的合同管理員存檔保管。

結論

綜上所述，現代化合同管理是企業進行發展管理工作中重要一部分，必須不斷加強完善企業的合同管理制度，建立專業的合同管理團隊，對相關業務人員進行專業知識的培訓，使得現代化企業合同管理更具科學化、系統化，促進企業的可持續發展。