ERP應用監控分析及其改進

摘要：中石化ERP應用監控工作涉及煉化、銷售、油田、科研四個板塊百余家企業單位，共享服務有限公司承接監控任務后，轉變監控方式、規范應用情況說明、新增在線分析功能等，取得良好的實施效果。

關鍵詞：ERP系統；應用監控；實施；共享服務

一、實施應用監控分析的背景

2005年，中石化總部成立ERP支持中心，正式開展ERP規范應用監控工作。初期，ERP監控檢查工作主要依靠人工登錄系統，按照指標要求逐一進行監控。2012年，中石化總部開發ERP達標監控系統，三年間先后上線和完善了煉化板塊、銷售板塊、油田及科研四大板塊監控系統。

2018年，共享服務有限公司承接ERP系統監控相關工作，為提升每月出具監控月報的速度和質量，減輕工作壓力，提高工作效率，推出ERP應用監控系統在線分析功能。2019年，共享服務有限公司以現行的2017版ERP綜合應用評價指標為藍本，進行各個模塊的梳理分析。

二、應用監控分析實施范圍

ERP應用監控系統全面涉及中石化下屬企業單位，具體包括油田板塊12家企業，煉化板塊37家企業，資產板塊13家企業，銷售板塊37家企業、科研板塊8家企業、專業公司2家，共計109家單位。

監控模塊包含FI財務會計、CO成本控制、TR資金管理、MRO物資供應、MM物料管理、PP生產計劃、SD銷售分銷、IMPS投資項目管理、EM設備管理、BASIS權限。主要監控指標涵蓋了各模塊的全業務流程，包括線下實施和線上操作，以及績效考核指標等。

三、應用監控分析實施功能

3.1 查詢方式

ERP應用監控系統提供三種查詢方式。月度考核結果查詢，可提供所有企業監控結果的綜合查詢；單個公司考核結果查詢，直觀展示單個公司信息系統有問題的指標及監控各系統的所有指標情況；分系統（模塊）查看指標明細，方便定位各系統共性問題，滿足單個指標橫向對比所有公司的考評結果。

3.2 指標類別

ERP系統指標類別分為四種。日度指標，每天都進行檢查更新，可有效檢查出違規的數據，以便及時修改；月度指標，每月月初更新上月的違規指標情況及考核情況；季度指標，每3月、6月、9月、12月更新發布上季度監控結果，月初幾天每天更新一遍；年度指標，12月更新發布上年的監控考核結果，月初幾天每天更新一遍。

四、共享服務模式下的改進與提升

共享服務有限公司自承接ERP監控工作以來，積極支撐總部做好ERP應用情況監控的工作，滿足擴大ERP監控范圍、優化監控指標、完善監控手段的要求，滿足總部各部門更加全面準確、及時、快捷地掌握ERP應用狀態、應用成效和現存問題的需要。煉化板塊、銷售板塊、油田板塊、科研板塊、資產公司等監控系統上線后，為總部檢查工作方式帶來變更，實現總部日常監控以系統為主，手工為輔的目標。

4.1 轉變監控方式

共享服務有限公司轉變企業監控方式，變事后通報為事前預警，及時發現各關鍵業務流程存在的不及時、不規范的問題并進行改進。企業將在財務、銷售、物資需求、投資項目管理、設備管理等業務領域對業務環節的關鍵監控點及時監控，有效促進企業ERP業務的規范應用。

4.2提供ERP系統日監控周分析和月度報告

為了提升服務質量和運營效率，共享服務有限公司提出ERP系統日監控周分析服務工作思路，借鑒“體檢報告”理念，設定檢查項、檢查內容及目的、計量單位、參考范圍、標準分值、扣分標準等內容，將檢查結果推送企業，告知當前的“健康狀況”，便于企業規范操作日常化。報告采用一企一報告的模式，為企業提供周推送交付物。

此外，根據中石化總部要求，共享服務有限公司每月依據信息系統綜合應用評價指標，對企業應用情況進行遠程監控檢查和分析，將各業務各板塊綜合應用情況匯總分析，完成月度分析報告，發布于信息部網頁，同時在自動化辦公系統下發各企業。

4.3 規范月度監控特殊情況說明提報

2018年7月正式在IT共享服務平臺企業端啟用了企業特殊情況說明線上提報管理功能，即在日常ERP系統監控過程中，企業特殊情況說明統一在IT共享服務平臺線上提報，說明應加蓋公司信息部門或其它相關職能部門的公章，同時進一步明確了特殊情況的范圍、內容和處理流程。做到因特殊原因出現的應扣未扣事項的透明化、公開化，做到可追蹤可回溯，減少人為干預，使監控結果更加準確可靠，推進了系統應用規范運行，加強了監控分析工作的透明度和公開公正。

4.4 新增應用指標在線分析

在線分析功能實施，包含監控指標的結果錄入驗證及整改，監控指標的結果匯總，監控指標問題說明文檔的上傳下載，最終問題清單的出具，極大地減輕監控人員的工作壓力，提高工作效率。新開發的在線應用分析主要包括四個功能。

（1）監控問題月指標錄入：對每月監控平臺各板塊各模塊的監控指標數據進行驗證錄入，支持上傳違規問題清單圖片及企業提交的問題說明文檔，可將錄入完成的模塊清單導出。

（2）監控考核月指標匯總：可查詢出各個板塊下所有模塊的監控指標問題清單匯總情況，通過該表可以看出每家企業的整體監控情況。

（3）監控問題月指標清單：該報表可查看企業違規問題的具體憑證及原因。

（4）問題個數變化統計表：對比企業各模塊監控指標在月結期間檢查出的問題個數及解決的問題個數。

五、ERP應用監控分析實施效果與建議

隨著ERP應用監控系統推進實施，監控覆蓋了109家大集中企業，且各模塊大部分監控指標實現遠程線上檢查，有效提高監控效率和范圍。ERP應用監控系統還提升了企業自查手段和方式。企業可以利用系統自動進行全方位的ERP操作自查，及時發現ERP系統應用中存在的業務操作不規范、遺漏、不及時的問題，并進行修正。

共享服務有限公司實施日監控周推送后，日度指標超前預警，以便企業盡早發現存在的問題，將ERP規范應用工作日常化，改變了月度監控時間節點與財務月結沖突、工作壓力較大的現狀。共享公司監控方式的創新，使得企業風險點前移，變被動監控為主動發現，將規范化應用常規化，促進企業用戶及時高效地進行合理規范操作，有效避免了月底集中整改或說明的情況。

已經投入使用應用監控系統在線分析功能，在監控問題月指標錄入、月指標監控-監控問題月指標清單、企業清單查看、數據分析四個方面，建議完善優化，結合之前線下匯總報表進一步改進和提升。此外建議增加線上編輯服務交付物、建立線上溝通渠道與企業的交互功能、增加企業通訊錄實現交付物自動郵件推送。

參考文獻：

[1] 蔣玉潔.中石化總部ERP達標監控系統的部署與實施[D].北京航空航天大學，2013

作者簡介：

余麗蓉（1981-），女，江蘇南京人，漢族，碩士學歷，中國石化集團共享服務有限公司南京分公司IT業務服務部，工程師。

（作者單位：中國石化集團共享服務有限公司南京分公司）