電力檔案管理工作中常見的問題及措施

李巖梅

摘要：現階段，我國電力事業已經進入了快速平穩發展的新時期，電力工程項目數量、規模不斷增多。檔案管理是電力企業管理中關鍵的環節，在信息技術發展帶動下，企業檔案管理工作也取得了一定的進步，但仍然存在一定的問題，影響檔案管理整體的質量。鑒于此，本文主要分析探討了電力檔案管理方面的問題，以供參閱。

關鍵詞：電力企業；檔案管理；問題；措施

電力檔案是電力產業歷史發展的真實記錄，是電力產業中極為重要的一部分，電力檔案管理工作的質量直接影響著電力企業在市場中的核心競爭力。因此為了緊隨時代的發展節奏，適應現代經濟社會的新形勢，將檔案的重要作用充分發揮出來，使電力企業健康穩定的發展，務必要充分了解掌握管理工作中常見的問題及應對措施。

1電力企業做好檔案管理的重要性

第一，檔案能夠有效地反映出電力企業發展的軌跡，是企業向前發展的重要依據。如果無法做好檔案管理工作，導致檔案丟失、檔案數據失真等，都可能對企業檔案質量造成影響，失去檔案的作用。通過規范化的檔案管理工作，有助于促進企業全面改革工作的進行，為電力企業效益提升提供保障。第二，企業檔案中包括財會信息檔案，能夠有效地反映出企業運營全過程，包括收入、盈利、虧損等，能夠對企業經濟狀況進行，便于企業領導層及時做出決策調整，保證各項投資的合理性。

2電力企業檔案管理中現存的問題

首先，在檔案保護意識方面非常薄弱，大部分的小型電力單位只注重工作上的經濟效益，并不重視工程技術問題，將技術研發拋到腦后，利益放在第一位。還有很多城市對電力工程檔案還沒有設立相關的部門管理，工程無論多少，都應該養成記錄記載的好習慣，所以總會出現后期的丟失文件、損壞文件等現象，而且并不能找出原因。檔案的缺失會影響后期的操作、后期規劃、后期實施等，并不能及時的提供專業資料同時也會影響進度，所以會造成很大的損失。其次，檔案管理制度是其工作順利開展的保證，但，從目前的工程建設情況來看，很多工程項目都沒有相對完備的檔案管理制度，而且有些單位雖然有檔案管理的制度，卻不能嚴格執行，出現了諸如檔案收集不全、整理不及時、借閱不規范、檔案丟失等問題，嚴重影響了檔案的真實性、完整性以及利用價值。其次，現如今的檔案管理人員素質很差，并沒有做好自己的分內工作，甚至睜一只眼閉一只眼，現如今，我國電力工程檔案管理的大部分人員存在許多的結構不合理性等問題。

3電力檔案管理應對措施

3.1提高電力企業對檔案管理工作的重視度

電力檔案是電力工程建設和竣工驗收的必備條件和真實記錄，是投入使用后管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據，是企業經營情況的反映，意義重大。因此要在電力系統工作中必須打破這種“重經營、輕檔案”的思維模式，將檔案管理與績效考核成績掛鉤，以強制增強員工檔案管理意識，有效提升各種資料、案卷的歸檔率與歸檔及時性。

3.2強化信息化管理手段的運用

現今，隨著信息化時代的來臨，大多數企業已經實現了檔案管理信息化，但由于選擇的檔案管理系統各不相同，檔案管理人員對于管理系統的要求各不相同。因此，造成檔案管理系統的基本功能缺失，大多數只能實現基本的目錄查詢，借閱、查看仍以紙質檔案為主。這就要求我們定期對檔案系統的設計進行更新維護，在實際應用中找到不足，逐步改善系統的相關功能，使電力企業的檔案應用工作更為順利。同時，電力企業也應該注意信息技術的安全問題，定期對電力檔案進行管理，避免因病毒的產生而造成檔案信息丟失，所有信息檔案應該做好備份工作。

3.3創新檔案管理技術

新時期下，科學技術的更新速度不斷加快。要想在管理檔案資料的同時創新管理技術，就必須充分利用各行業的創新資源，并積極、主動的和其他傳媒業取得聯系，引進先進化的創新方式，以此創新相對落后的管理技術。并且，檔案資料管理期間所使用的網絡、技術等，也應進行一定創新，關鍵技術要滿足創新需求，建立規范、系統的檔案館、數據庫等。在創新電力企業的檔案資料管理工作時，應最大限度的引進就先進性的管理理論、研究成果，從而實現計算機化的管理目標。

3.4加大軟硬件設備的投入

電力檔案是對電力產業歷史發展的真實記錄，是電力企業資產的憑證，是電力企業珍貴的無形資產。近年來，雖然電力檔案信息化程度已經在不斷加強，但是為了相較于是科技發展的節奏還是比較滯后的，因此還要加快檔案信息化進程。在針對加快檔案管理工作信息化進程的問題上：①要掙脫傳統管理模式的桎梏，依托信息化平臺，加強電子檔案的應用于管理。在實際工作中，應結合企業自身情況，加強計算機軟硬件的建設，及時更新設備，選擇使用具有較強實力及豐富經驗的計算機軟件開發企業開發的電力檔案管信息系統軟件，加快檔案信息的開發利用使電力檔案管理的數字化得到廣泛應用。②根據企業現有檔案庫房情況進行更新改造，構建一個寬敞、明亮的庫房，嚴格按照相關規范要求做好庫房的防火、防潮、防盜工作，選取標準的檔案柜，確保檔案安全。在現代化發展背景下，還應為檔案管理工作配備先進的計算機設備，如：電腦、打印機、數碼相機/攝像機、刻錄機等等，以實現對各種形式的電子檔案的管理，構建完善的信息庫，供電力企業相關人員檢索、翻閱。

3.5提升檔案管理人員業務素質

對于電力企業檔案管理而言，管理人員的工作質量、工作效率和工作態度直接與檔案工作質量和企業經營狀況緊密相聯，因此要加強檔案管理人員的業務素質與服務意識。要吸納招聘理論基礎扎實、專業技能熟練的人才，同時培訓在崗員工，及時更新知識結構以加強其專業知識和技術，培養成復合型人才。而檔案工作不僅是一項業務性工作還是一項服務性工作。因此管理人員除了要有專業的知識與技術，還要明確自身職責，增強工作責任感，保證檔案的完整性、保密性、真實性和安全性。此外在培訓過程中，應充分考慮檔案工作人員中的專職、兼職情況，根據崗位需求制定合適的培訓內容，還要對培訓進行分層，以分崗位、按專題培訓為主，第一層次為上級對下級供電企業專職檔案人員的培訓；第二層次是下級供電企業內部對兼職檔案人員的培訓。

4結束語

當今社會，電力檔案管理工作的好壞可以充分證明電力單位是否可以擁有一個良好的發展前景。因此，對電力檔案管理工作要高標準、嚴要求，這樣對電力單位有百利而無一害。電力單位應加強檔案信息化管理，提高檔案利用率，注重檔案的日常應用及收集整理工作。

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（作者單位：河北天唯投資集團有限公司）