淺談互聯(lián)網(wǎng)時代社保檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

馬先孝

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，社保檔案管理工作的重要性日益突出。傳統(tǒng)的社保檔案管理工作已經(jīng)開始趨于數(shù)字化、信息化、和數(shù)據(jù)化的潮流中。但是互聯(lián)網(wǎng)時代帶來機(jī)遇的同時也帶來了諸多挑戰(zhàn)，本文以門源縣社會保險服務(wù)局檔案管理工作為例，闡述互聯(lián)網(wǎng)背景下社保檔案管理面臨的挑戰(zhàn)以及解決的對策，我們應(yīng)該對其帶來的挑戰(zhàn)進(jìn)行思考和研究，為今后的檔案管理工作做好充足的準(zhǔn)備。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng);社保檔案管理;挑戰(zhàn);對策

引言

社會保險檔案是社會保障管理的重要對象，可以全面反映參保人履行繳費義務(wù)、享受社保待遇的真實情況。數(shù)據(jù)時代的全面來臨，意味著各級社保單位必須緊跟步伐開展信息化建設(shè)，加快檔案管理工作數(shù)據(jù)化、信息化。但目前依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理還面臨很多的挑戰(zhàn)，本文將以門源縣社會保險服務(wù)局檔案管理工作為例，淺談互聯(lián)網(wǎng)時代社保檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和解決的對策。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下門源縣社會保險服務(wù)局檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

（一） 對檔案管理方式的挑戰(zhàn)

門源縣社保局對社保檔案保管采取了諸多措施：一是設(shè)立專項檔案室，由專人保管鑰匙。二是制定了一系列社保檔案管理的規(guī)章制度，例如在借檔和還檔的過程中必須有檔案管理人員的簽字。三是為了避免社保檔案的遺失和破損，未在社保管理單位報備的檔案不能隨意流傳。在檔案的管理方面更加注重檔案的詳細(xì)分類和歸檔工作，這種管理方式在大數(shù)據(jù)時代顯得比較單一，雖然經(jīng)過不斷地改進(jìn)已經(jīng)趨于成熟，對于個人保險關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)、離退休人員的社會化服務(wù)與管理等這些詳細(xì)的個人檔案，在一定程度上有效的確保了檔案的完整性、安全性和真實性。但是檔案殘缺、丟失的情況也常有發(fā)生，對于長期保管來說不現(xiàn)實。另外紙質(zhì)檔案的查閱方式比較繁瑣，尤其是社保檔案體量大、時間跨度大、內(nèi)容多，多次查閱容易造成原件的受損。

（二） 對檔案管理思維的挑戰(zhàn)

門源縣人力資源和社會保障局社保檔案管理方式單一的原因還在于檔案管理人員思維陳舊，在傳統(tǒng)檔案管理思維的影響下，一方面對社保檔案管理工作的重視程度不夠，認(rèn)為傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)滿足了日常工作需要。另一方面思維過于狹隘，長期形成的思維定式使得社保檔案管理人員缺乏對市場和社會發(fā)展?fàn)顩r的了解，過于追求檔案資料的完整性和保管性從而忽略了檔案的利用性和服務(wù)性，大量的檔案資料無法得到規(guī)范化的管理和充分有效的利用，滿足不了社會大眾對個人檔案資料的需求 。

隨著互聯(lián)網(wǎng)浪潮的席卷，傳統(tǒng)以檔案實體為對象的管理方式不斷受到?jīng)_擊也面臨著極大的挑戰(zhàn)，社保檔案電子化是社保檔案實現(xiàn)“信息導(dǎo)向”的重要途徑。

（三） 對檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)的挑戰(zhàn)

傳統(tǒng)的社保檔案管理方式對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)要求不高，導(dǎo)致管理人員對現(xiàn)代化管理知識的匱乏。門源縣社會保險服務(wù)局由于工作的特殊性和重要性，使得社保檔案信息化領(lǐng)域的人才比較緊缺，專業(yè)人員的儲備也比較困難。大量的社保檔案數(shù)字化工作必須依靠熟悉社會保險工作各項業(yè)務(wù)的專業(yè)人員，而目前的檔案管理人員多缺乏管理經(jīng)驗。其次由于編制限制、社保檔案管理人員常常身兼數(shù)職。沉重的工作任務(wù)之下根本沒有多余的時間和精力去加強(qiáng)自己的專業(yè)素養(yǎng)。

（四） 互聯(lián)網(wǎng)時代下的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)

門源縣社保局檔案數(shù)字化管理時對于網(wǎng)絡(luò)安全問題只依賴于網(wǎng)絡(luò)防火墻。主要原因是硬件設(shè)施比較落后，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不完善，由于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有很高的開放性，易造到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵，導(dǎo)致檔案資料的泄露，還有檔案管理人員的安全意識薄弱，嚴(yán)重威脅到部分具有保密性的電子文件的安全。使用電子文件對檔案的真實性和完整性具有挑戰(zhàn)。不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案進(jìn)行刪改是不留痕跡的，極易給別有用心之人留下可乘之機(jī)。另外電子文件對系統(tǒng)的依賴性強(qiáng) ，但是現(xiàn)有設(shè)備老舊，后期的維護(hù)和系統(tǒng)升級跟不上，常常出現(xiàn)計算機(jī)及其應(yīng)用軟件的不兼容給文件的交換使用造成很大的困難，需要通過保留不同的計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)來適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換及遷移工作，才能保持文件的可讀性。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下門源縣社會保險服務(wù)局局社保檔案工作的對策分析

（一）擺脫思維定式，培養(yǎng)創(chuàng)新意識

在前文中我們已經(jīng)分析了對社保檔案管理思維存在的弊端，想要打破這種局面，首先社保檔案管理人員要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視，必須清楚的認(rèn)識到社保檔案作為個人歷史活動的真實記錄，具有其他各種信息資源所不能替代的特殊價值與作用，所以必須重視社保檔案管理工作。其次要培養(yǎng)創(chuàng)新意識，服務(wù)意識。敢于擺脫思維定式將互聯(lián)網(wǎng)與自身工作相結(jié)合，轉(zhuǎn)變角色以用戶思維開展工作，主動參與到檔案資料的準(zhǔn)備工作中，做好社保檔案服務(wù)，破除傳統(tǒng)的以“藏”為主，以“用” 為輔的思想觀念。

（二）“傳統(tǒng) +現(xiàn)代”雙軌制，多種手段綜合管理

要想社保檔案管理工作實現(xiàn)現(xiàn)代化就必須尋求多種有效科學(xué)的管理手段，電子文件相比較于紙質(zhì)文件在載體、儲存空間、檢索利用等方面都具有質(zhì)的優(yōu)越性。其虛擬化的特征，可以在不同的載體之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換。存儲高密度性的特點對于大數(shù)據(jù)，可以建立數(shù)據(jù)庫來存儲海量文件，大大的減少了紙質(zhì)文件占用空間的問題。電子文件在信息檢索技術(shù)上更加便利快捷，檔案內(nèi)容也可以隨時的添加和修改，減少了管理人員的工作負(fù)擔(dān)提高了工作效率。現(xiàn)代化的檔案管理方式盡管來勢兇猛，但普及度還不高，就目前來說，在相當(dāng)長的一段時間里傳統(tǒng)檔案管理方式仍然占據(jù)主導(dǎo)地位，但隨著互聯(lián)網(wǎng)普及度的提高社保檔案管理工作會呈現(xiàn)出“傳統(tǒng)+現(xiàn)代”兩種管理方式，二者取長補(bǔ)短，相互融合使社保檔案管理事業(yè)更加科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)。

（三）建設(shè)高質(zhì)量的檔案管理人才隊伍

為了不在時代的浪潮中被淘汰，首先社保檔案管理人員要認(rèn)清檔案管理工作已經(jīng)由檔案實體管理向檔案信息管理轉(zhuǎn)變的事實，要拓寬視野，及時了解自己工作領(lǐng)域的最新動態(tài)，充實理論知識，通過不斷地學(xué)習(xí)強(qiáng)化自身的專業(yè)素養(yǎng)，其次各級社保單位要引進(jìn)人才，壯大隊伍，采取專人專用的方式，讓社保檔案管理方面的專業(yè)人才學(xué)有所用。對于原有的管理人員，各級社保單位統(tǒng)一組織通過培訓(xùn)、講座、實習(xí)、研討等方式進(jìn)行時間短、效率高、針對性強(qiáng)、形式靈活的繼續(xù)教育。最后，還可學(xué)習(xí)、借鑒國內(nèi)外檔案管理工作的先進(jìn)經(jīng)驗，結(jié)合自身特點，走一條具有特色的個性化管路之路。