提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略

孔令平

摘 要：本文主要對事業單位檔案管理的現存問題進行了分析，并提出了一些策略和辦法。借以提高事業單位檔案管理信息化建設的進度。希望這篇文章對你來說是十足的干貨，能夠幫助到你。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;對策

在互聯網時代，信息海量成為常態。且信息資源更新換代的速度變得更快。在這樣的一個時代背景下，事業單位檔案管理工作也出現了變化。檔案的數據和數量都在增長。事業單位中個人檔案是個人信息的載體，在機構中扮演著重要角色，有著舉足輕重的影響作用。目前，檔案工作已經成為衡量事業單位工作效率是否高效的標準之一。實現檔案信息化的管理能夠提高檔案資源的利用率，而且可以對有價值的檔案資料進行保管。檔案部門應該高度重視信息化建設檔案進行管理，提高機構的工作效率。促進事業單位的檔案管理的現代化信息化發展。

一、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）專業信息化人才缺乏

檔案管理的負責人自然是事業單位的檔案管理人員。通過調查研究，我們可以發現這些人員存在以下問題：一是老齡化較為嚴重，事業單位從業者整體年齡較高，而在檔案管理從業人員中這類現象更為嚴重。這些高齡者，對于數字信息的發展并不敏感，不能很好的建立起檔案管理的現代化。二是缺乏專業知識。從現階段從事檔案管理人員的現狀來看，整體是缺乏專業化能力，并沒有從專業院校畢業的專業人才。三是缺乏專業知識的培訓和管理。導致檔案管理意識缺乏，知識結構不完整，不能滿足社會發展的需求。比如檔案搜集不科學不完整，工作積極性缺乏。這些都是從業人員中存在的一些問題，這些問題和不足嚴重影響了檔案管理工作的質量和效率。

（二）事業單位檔案管理改革機制缺乏時代性

事業單位在改革的過程中，忽視了檔案管理的研究。對于檔案管理的研究改革較少，而檔案管理的機制對于現代社會的發展來說是不相匹配的。在新經濟形態下，各項事業都會面臨很多不確定性的。在面對這些不確定性時，事業單位做好檔案管理工作，能夠給相關部門提供相關案例。這些有價值的材料能夠幫助他們分析當前形勢，做出決策。比如在我國的教育領域，已經開始培養各方面的專業人才，越來越趨向于應用型人才的培養。人才市場向著多樣化、專業化、復合化的方向發展。為滿足社會發展的要求，檔案管理機制應盡快進行革新，避免給檔案管理部門帶來大量的負面影響。

（三）事業單位檔案管理信息化建設缺乏統一規范

現階段，各個事業單位都在重視檔案管理的信息化建設，但是在這個信息化建設的過程中，很多事業單位會出現不能和其他部門有效統一，系統兼顧性差，很難配合其他部門系統的使用，實現檔案管理的意義。工作流程也變得越來越復雜，這一問題，降低了檔案的利用效率，不能發揮其應有的價值。

（四）事業單位檔案管理信息化程度有待進一步提高

據研究和調查顯示，事業單位在開展檔案管理的時候，并不能將新興科技應用其中，眾多檔案信息材料不能很好的被儲存在云端。更多的時候依靠紙質版來登記記錄。這種工作模式，不僅僅提高了工作的成本，而且降低了檔案的利用效率。在某一方面來講，這種方式也容易造成檔案的遺失和泄露。這要求事業單位在檔案管理上安排一些專業人員，盡快的建立信息化系統，提高檔案的利用效率，更好的發揮檔案的作用。進一步便捷的對檔案進行管理。

二、提升檔案管理信息化建設的方法策略

（一）強化檔案管理培訓，實現檔案信息化和傳統檔案管理有效結合

目前，我國事業單位檔案管理工作依然采用了人工模式，檔案管理水平依舊停留在多年前。從社會的發展狀況來看，落后至少有三十年。這和事業單位檔案管理人員有著密不可分的關系。在這個條件和環境下，就要求我們加強對從業人員的培訓，逐步將檔案管理工作向著信息化的方向推進。我們可以發現現階段從事檔案工作的人，往往缺乏對計算機知識的掌握，只有一小部分的人對此有所了解。為有效解決上述問題，提高工作效率，提高檔案的利用價值，降低人為差錯，逐步完善檔案管理工作。

（二）樹立現代化檔案管理意識

新的時代條件下，我們逐漸步入了信息社會。各種信息層出不窮，新思想新觀念，每一天都通過網絡輸送給我們。改變了傳統的生活方式和工作模式。通過要求檔案管理人員樹立現代化檔案管理發展意識，來促進現代化檔案管理工作的進步。通過這些更好的利用現代技術做好檔案管理工作。促使事業單位檔案管理人員更加注重運用新技術、新手段、新方法來管理檔案。

（三）提高事業單位檔案管理的信息化水平

在提高事業單位檔案管理信息化水平的同時，單位領導也需要轉變工作意識，結合單位的實際情況，根據單位情況，注重提升檔案管理的水平。事業單位需要構建檔案的信息化管理平臺，構建完整的信息平臺。相關部門也要增加宣傳力度，不斷擴大影響力，強化學習，積累工作經驗。提高信息在事業單位檔案管理化建設作為重要工程建設來做。同時，在事業單位的信息化建設過程中，要對此進行一定程度的統一。便于檔案的檢索和查找，提高檔案的利用效率。因此在事業單位檔案管理時，要促成信息化水平的提升。信息化的管理能夠更好的儲存檔案，避免檔案的丟失和失誤。降低檔案的受損程度，保留最大的真實性。

（四）構建完善的檔案管理制度

通過構建完善的檔案管理制度對檔案管理行為、管理工作流程作出約束，促進檔案管理工作的規范化和科學化。為實現這一目的，需要我們建立一定的獎懲制度和管理規范制度，對檔案管理部門進行嚴格的約束，激勵檔案管理人員積極應用現代信息化技術構建一套完整的檔案系統。同時，建立嚴格的檔案管理制度，對檔案內容進行嚴格的審核，提高檔案管理的質量。在檔案搜集和檢索上有一套完整的體系，提高檔案工作的效率。同時通過獎懲制度，提高員工的工作效率和工作熱情。推動檔案管理部門在事業單位內部的正面影響。

三、總結

提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略在文中都有所指出，但還有不足之處，還望各位海涵。文中提到的一些不足之處，皆是經過搜集和論證的。希望能夠幫到檔案管理工作人員。在現代社會背景下，為更好的解決這類問題，應培養專業性人才和建立完善的管理體系。只有這樣才能進一步提高工作效率，發揮檔案的真正作用，為國家的發展建設提供思路。

參考文獻

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（作者單位：牟平經濟開發區管理委員會）