做好普通高考考生檔案管理工作的研究與探討

鄧大章 王軍

摘 ?要：高考考生檔案含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式，紙質(zhì)檔案包括考生本人簽名確認(rèn)的登記表、志愿表、體檢表以及學(xué)生學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評價表和個別考生的特殊補(bǔ)充材料等。電子檔案包括考生報名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息等。電子檔案與紙質(zhì)檔案相同項目信息必須一致。本文就如何做好普通高考考生檔案管理工作進(jìn)行了研究和探討。

關(guān)鍵詞：考生檔案;作用;管理;問題;措施

一、考生檔案的作用概述

（一）考生檔案真實記錄了考生以往學(xué)習(xí)過程中的行為、考生成績、就學(xué)經(jīng)歷等，因此，對于每一位考生來說，考生檔案都具有無可替代的作用。

（二）考生檔案是考生進(jìn)行考試報名的憑證、與各類考試相關(guān)的資料的領(lǐng)取還是相關(guān)部門對有違規(guī)行為考生的認(rèn)定過程，都會保存在考生檔案袋之中。

（三）考生檔案具有宣傳教育作用。正是由于考生的考試檔案詳細(xì)記錄了其各類型考試的歷程，因此有關(guān)機(jī)構(gòu)在利用這些考生奮斗史進(jìn)行宣傳教育時，能夠給后來者以警示，幫助他們調(diào)整心理狀態(tài)、做好試前準(zhǔn)備，并從前人的失誤中吸取教訓(xùn)，避免此類事件的再次發(fā)生。

二、考生檔案的內(nèi)容及管理模式

高考考生檔案含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種形式，紙質(zhì)檔案包括考生本人簽名確認(rèn)的登記表、志愿表、體檢表以及學(xué)生學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評價表和個別考生的特殊補(bǔ)充材料等。電子檔案包括考生報名信息、體檢信息、志愿信息、成績信息、戶籍信息等。電子檔案與紙質(zhì)檔案相同項目信息必須一致。

考生的紙質(zhì)檔案，由各縣（區(qū)）招辦親自整理制作完畢后，在檔案袋面上粘貼印制的含考生號、姓名等信息的標(biāo)簽，再密封并加蓋縣區(qū)招辦騎封章后一次性移交當(dāng)?shù)剜]政局進(jìn)行管理和寄遞。錄取的新生憑《錄取通知書》、本人身份證、準(zhǔn)考證到各縣（區(qū)）郵政局指定的營業(yè)大廳提取紙質(zhì)檔案并辦理寄遞手續(xù)，通過專遞方式寄遞各錄取高校;或者通過APP直接輸入錄取學(xué)校及考生的相關(guān)個人信息足不出戶在網(wǎng)上辦理。若學(xué)校要求自帶，則考生憑《錄取通知書》、本人身份證、準(zhǔn)考證到招辦填寫自提檔案申請書后，縣（區(qū)）郵政局憑招辦審核同意的申請書提取檔案交由考生本人，申請書由郵局存檔備查。對于軍事武警院校錄取考生的紙質(zhì)檔案，由各縣（區(qū)）招辦親自送交市（州）招辦，由市（州）招辦送錄取場，再由省考試院統(tǒng)一寄發(fā)。

三、高考檔案管理工作中存在的一些問題

高考檔案作為高考的重要組成部分，將與高校的學(xué)生檔案進(jìn)行銜接，這份檔案將伴隨每位中國公民一生。但高考紙質(zhì)檔案管理工作中卻存在著一些問題。

（一）高考考生紙質(zhì)檔案傳遞長期缺乏嚴(yán)格規(guī)范。教育部対考生檔案轉(zhuǎn)追管理并沒有作統(tǒng)一的要求。考生檔案轉(zhuǎn)遞隱恿多，一是人事檔案具有機(jī)密性，但高校要求新生自帶檔案的情況還不少，自帶檔案的新生擅自拆開檔案，從而導(dǎo)致檔案的完整性和信息準(zhǔn)確性被破壞。二是通過郵寄方案容易造成地址填寫不準(zhǔn)確，出現(xiàn)差錯。

（二）建檔不規(guī)范?？忌堎|(zhì)檔案中的學(xué)籍信息和綜合素質(zhì)評價表主要是由考生所在的中學(xué)填寫，程序及內(nèi)容是否規(guī)范直接取決于學(xué)校對考生檔案的重視程度。目前，大部分中學(xué)并沒有專職的檔案管理工作人員，考生檔案的管理極不規(guī)范。

（三）電子檔案的內(nèi)容易于修改，且修改后可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術(shù)可以有效地防止修改電子檔案，但仍比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容發(fā)生變化的可能性大得多。

（四）對工作人員和硬件要求高。并不是從事管理紙質(zhì)檔案的工作人員都能管理電子檔案，也不是懂得計算機(jī)技術(shù)的工作人員，就可以管理電子檔案。電子檔案管理不僅要求工作人員具備一定的電腦操作水平，同時還要熟練運(yùn)用檔案管理軟件。此外，還要配備相應(yīng)的存儲設(shè)備、電腦及網(wǎng)絡(luò)，形成一個完整的檔案管理平臺，同時還要有配套的網(wǎng)絡(luò)安全、設(shè)備安全等保障措施，以防網(wǎng)絡(luò)攻擊，信息泄露的危險，大大的增加了硬件的資金投入。

四、做好考生檔案管理工作的措施

（一）提升對考生檔案管理工作重要性的認(rèn)識。由于種種因素的阻礙，學(xué)校一直沒能對檔案管理工作進(jìn)行有效的宣傳，導(dǎo)致部門人員認(rèn)為考生檔案并不重要。因此，要想提升考生檔案管理的效率，首先就要加大對考生檔案重要性、檔案管理工作重要性的宣傳力度，使各部門人員意識到考生檔案管理工作的意義所在，然后招生辦要根據(jù)實際情況對考生檔案管理部門進(jìn)行適時適度的資金支持，以不斷完善內(nèi)部設(shè)施。

（二）建立嚴(yán)格的考生檔案管理制度。一方面要明確規(guī)定，在考生檔案建立之后，任何人員未經(jīng)允許不準(zhǔn)更改;另一方面要進(jìn)一步加強(qiáng)對考生檔案隱私性的保護(hù)力度，對其中需要保密的內(nèi)容要明文規(guī)定未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自提供給他人。此外，還要制定嚴(yán)格的考生檔案泄露追責(zé)制，對于一些違反規(guī)定的工作人員要實行嚴(yán)厲的處罰措施。

（三）加強(qiáng)對考生檔案管理人員的培訓(xùn)力度。招生辦檔案管理工作的總體發(fā)展水平，很大程度上依賴于當(dāng)?shù)貦n案管理人員的繼續(xù)教育水平。因此，要想做好考生檔案管理工作，首先要加強(qiáng)對考生檔案管理人員的專業(yè)知識培訓(xùn)力度，使他們不斷擴(kuò)充自己的知識庫，以提升個人的學(xué)歷層次，并掌握一些先進(jìn)的檔案管理工作技巧;其次要加強(qiáng)對考生檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)力度，使他們通過學(xué)習(xí)掌握一些基本的現(xiàn)代信息技術(shù)知識，從而增強(qiáng)自己對與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件的熟練使用程度;最后要加強(qiáng)對考生檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)培訓(xùn)，以使他們在對工作時刻保持積極性的同時，恪守職業(yè)道德規(guī)范，對一些特殊檔案做到嚴(yán)格保密。只有這樣，才能為做好考生檔案管理工作提供強(qiáng)有力的人才保證。

三、小結(jié)

綜上所述，考生檔案不僅對于考生個人具有重要的依據(jù)作用，而且還對提高教育考試管理效率、促進(jìn)教育公平具有重要意義。但是反觀當(dāng)下我們的考生檔案管理工作，仍然存在很多的問題沒有解決，阻礙了教育事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，我們必須從提高對考生檔案的重要性入手，通過建立嚴(yán)格的檔案管理制度、加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)等方式來為考生檔案管理工作保駕護(hù)航。

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