新時期機關事業單位檔案收集工作中存在的問題及對策研究

張水蘭

摘 要：隨著社會的不斷發展，新時期的機關事業單位也在進行有效的改革和創新，各部門工作也在全面改進和提高。機關事業單位檔案收集工作很重要，并且做檔案收集工作這方面要有一定的法制意識，以及對相關的政策了解。工作人員要處理好與單位工作人員的關系，時刻謹記宣傳工作開展，并在這個過程中總結經驗、改進不足，要注重工作的內容與形式。本文針對新時期機關事業單位檔案收集工作中存在的問題和對策，進行詳細的探討和分析。

關鍵詞：檔案收集工作，問題，對策研究

一、新時期機關事業單位檔案收集工作中存在的問題

1.檔案收集工作制度不完善

新時期，我國處于不斷發展階段，機關事業單位的管理及政策理念也發生了相應的改變，這也是迎合國家新時期的發展需要。檔案收集工作在事業單位中尤其重要，不管是領導還是工作人員都應該引起足夠的重視，才能保證檔案管理，統計，編目，鑒定以及應用等工作有效進行。但是很多單位在檔案收集這方面并沒有嚴格管理，只是口頭上表示會重視，實際工作中并沒有投入太多精力。很多單位在檔案管理方面確實進行了改進和提高，但在檔案收集方面還是沒有充分的認識，也沒有建立合適的檔案收集制度。檔案管理人員也沒有指派專門的工作人員對檔案進行收集，可以說職責不明確，有問題就會相互推卸責任。這些問題直接導致在后期工作中任務落實不到位，在收集過程中存在的問題不能得到有效的解決，也造成了檔案收集和管理出現混亂 [1]。

2.檔案收集工作不規范

新時期有些機關單位對資料的整理，收集，提交和保管等流程存在很多不規范的現象。例如，在收集檔案過程中資料不完整，內容不真實，編號混亂，文號的時間不對，有些文件中沒有公章等。這種不規范的檔案收集方式。會直接給以后工作造成很大的影響。

3.檔案室設施不完善

有的機關事業單位檔案室設施并不完善，對檔案收集過程造成了困擾。一般檔案室，查閱室，部門辦公室都應該是獨立的，而基本的防火，防潮，以及防高溫等措施不能少。但是有些單位對檔案收集不重視，也沒有專門的檔案室，很多資料，檔案管理設施陳舊，為后期檔案收集埋下了隱患。

4.工作人員素質低

實際上，有的機關事業單位工作人員整體素質有待提高，檔案工作人員認知有偏差，素質水平低下，難免會給收集工作造成影響。有的檔案工作人員認為工作內容簡單，不加以重視，檔案資料整理和收集很草率，也沒有足夠的工作積極性，導致檔案資料出現疏漏或是其他問題發生。很多檔案工作人員懶散慣了，經常對領導布置的學習任務置之不理，降低了整體工作人員工作的質量和效率 [2]。

二、新時期機關事業單位檔案收集工作中存在問題的解決對策

1.建立檔案收集工作的考核和獎罰機制

不管任何機關事業單位建立合理完善的制度，可以逐步加強或是提高工作人員的責任意識。工作人員在檔案收集過程中也有了明確的責任和目標，在工作時也會更加認真，細心。制度中可以將檔案收集工作與最后業績直接掛鉤，不但調動起了工作人員的熱情，還能將檔案收集工作積極主動做好。制度完善的同時要注意獎罰分明，并具體落實到位，內容方面要涵蓋以下幾點：

1.1考核依據的實施

雖然建立制度是為了提高工作效率，但是制度內容要符合《檔案法》，考核制度也要有理有據，不能隨意設立，以免影響單位整體工作的有序進行。

1.2落實考核具體內容

考核制度的設立要注意針對不同工作人員的工作范圍，歸檔時間，檔案立卷的質量進行嚴格的考核。同時考核過程中要以歸檔材料的準確性，具體范圍等為重點。檔案收集工作人員，一定要及時了解單位工作人員具體職能的變化特征，并快速掌握材料的改變內容。獎罰制度形式方面要具體，同時也要保證制度建立的靈活性，全面性，為進一步提高工作效率奠定基礎條件 [3]。

1.3考核標準和結果

檔案收集考核標準以工作人員完成的具體內容為依據，并且進行等級量化考核，經過層層檢查最后得出相應的結果。最終的考核結果與工作人員的工資掛鉤，工作表現好的給與獎勵，工作表現差的給與懲罰。特別注意的是，檔案收集過程中一定要遵循《檔案法》的相關條例。如果工作人員違反了這一原則，單位領導要依據《檔案法》具體條例給予處罰。

1.4考核具體流程

機關事業單位各個部門負責檔案收集的工作人員，需要統計由單位檔案室進行全面的考核，而檔案室和檔案管理工作人員應該由相關領導進行逐一考核，然后根據最后的考核結果進行合理的獎罰。

2.采取合理的控制方式

2.1對檔案收集要有預見性

新時期機關事業單位檔案收集工作也進行全面有效的改進，在對檔案收集工作再布置的過程中，要結合之前的相關工作經驗和實際工作情況，分析可能需要的材料檔案。根據合理的分析結果，對檔案部門給與任務布置，并逐一列舉出所需檔案材料的名稱，內容要求以及需要歸檔的時間。

2.2做好現場收集工作

檔案部門的工作人員要積極參與單位的相關會議，對會議的內容要進行驗收和鑒定，對需要歸檔的文件進行驗收處理。如果有會議進行，檔案工作人員要參與到項目設計，科研課題的探討，以及最后的評審和鑒定等相關工作。這樣做的主要目的就是能夠及時對需要歸檔的文件或是資料做好驗收，確保了資料的準確性和完整性，使得檔案收集工作能夠有效進行。在現場收集資料的過程中要注意，出現不合格的檔案材料要及時通知相關單位在規定的時間內，正確修改，保證資料無錯誤。檔案工作人員在參與會議時，不能只走流程，要嚴格執行。

3.完善檔案設施，提高工作人員素質

機關事業單位領導應該重視檔案設施完善，檔案室的設立位置要合理，也有專門的管理工作人員，注意室內的環境、衛生。同時，還應該要注意檔案保存的完整性，如果出現破損要及時采取補救措施；機關事業單位應提高工作人員的整體素質，專業技能水平。領導可以根據單位工作人員的整體情況，制定合理的培訓制方式，并要求對檔案收集的相關理論知識進行學習，并加強實踐能力。

結束語

總而言之，新時期機關事業單位檔案收集過程中要是存在諸多問題，給后期檔案管理也造成了一定的影響。因此，事業單位檔案工作人員的專業技能水平和整體素質有待提高。檔案收集過程中需要建立合理完善的制度，并在制度中設立相應的獎罰制度內容，將這些獎罰與工作人員的工資掛鉤，一定程度上也提高了工作人員的工作積極性和主動性，同時也提高了檔案資料收集工作的效率。

參考文獻：

[1]趙文梅. 淺談新時期如何加強機關事業單位人事檔案信息化管理[J]. 辦公室業務， 2017（9）：63-63.

[2]李萬剛. 新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J]. 辦公室業務，2017（7）：101-101.

[3]陳留芳. 新時期針對事業單位檔案管理工作的幾點思考[J]. 卷宗，2017（31）.