辦公室公文處理中常見的問題及對策探討

王園

摘要：公文指的是公務文書，說的是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，單單從它的定義上就能夠看出它的重要性，辦公室公文的規范程度和處理好壞會直接影響到相關單位的權威性，所以我們要重視起辦公室公文的處理。本文將結合辦公室公文處理中常見問題的分析，深入的探究提高公文處理質量的具體方法。

關鍵詞：辦公室;公文處理;常見問題

一、辦公室公文處理中常見的問題分析

（一）下行公文處理中存在的問題分析

對于任何組織機構來說，公文都有著很重要的作用，因此對公文的行文形式都進行了規定，對于不同的公文在下達的時候都需要使用不同的行文形式，但是有的工作人員并沒有意識到這一點的重要性，致使在下達公文的時候隨意使用公文形式，比如說有的公文需要使用較高規格的形式下達，但工作人員卻是用一般的形式下達，這就很容易導致公文內容的落實不到位。部分公文的出臺和發布需要多個部門的共同參與，但是在有的部門卻存在公文運轉時間較長現象，導致公文在短時間內無法簽字，最終影響到公文執行和貫徹的時間。部分辦公室工作人員在思想上出現了松懈的情況，使得他們在制定相關的公文的時候總是照搬照抄以前的公文，沒有自己的思想，工作方式機械死板，對公文的下達造成了不良的影響。在公文下達過程中最容易出現的現象就是公文內容的排版不規范、不統一，這些看似都是公文處理中的一些細節問題，像是標點、注釋、標題等等使用不規范，這樣容易導致理解錯誤或是側重點理解的偏差等問題的出現，容易讓下級部門錯誤的判斷公文的重要性。

（二）上行公文處理中存在的問題分析

在公文上行過程中，行文不規范的問題同樣存在，大致的情況跟公文下行出現的問題差不多，需要多個部門簽字的上行公文卻只發給了一個部門，周轉時間較長，有的公文是有一定的時間要求的，超過規定時間之后就會變得沒有意義，混淆報告與請求的區別等等。其次，相關工作人員的處理效率較低也是存在的主要問題，有的工作人員因為培訓時間不足夠就被安排上崗工作，對公文處理的一些流程還不太熟悉，自己又礙于面子不去請教他人，根據自己的判斷對公文進行處理，卻與公文處理的標準要求出現偏差，使得公文處理出現各種問題，不僅影響到了公文的處理效率，嚴重的甚至會出現大量公文堆積的現象，公文隨時面臨著丟失的危險。

二、提高公文處理質量的具體措施

既然已經明確了公文在上行和下行中經常容易出現的一些問題，那么我們就可以采取針對性的措施來解決這些問題，逐步的提高公文處理的質量。

（一）提高下行公文處理質量

首先，要做的是加強對辦公室公文處理人員的管理，尤其是那些私自改變公文形式和公文停留時間較長的部門。比如說，要制定一些獎懲制度，對于那些在公文處理過程中出現錯誤的工作人員要對他們進行適當的懲罰，以此來讓他們意識到自己所犯的錯誤同時起到警醒的作用，而對于那些工作認真、表現出色的工作人員要給與他們一定的獎勵，讓他們多一份積極工作的動力。雖然，現階段對公文的處理有相關的標準，但是有的規章制度考慮的不充分，沒有考慮到實際的可行性，有的規章制度的局限性太小，或是有的規章制度是很久之前制定的，不適合現在的公文形式、要求等等，因此有必要對這些規章制度進行完善和改進，充分的考慮到可能影響到公文處理的方方面面，做到與時俱進。建立相關的監督部門，讓他們專門負責公文處理之后的檢查工作，一方面可以及時的發現問題，并及時的解決問題;另一方面，則是對公文處理人員的一種監督方式。

（二）提高上行公文處理質量

不僅需要對下行公文進行規范要求，上行公文也是需要進行規范要求的，這樣才能夠在一定程度上提高公文處理的質量。更重要的是讓工作人員們意識到公文處理的重要性，因為只有在思想上重視起來，才能從行為上重視起來，這一點可以從組織機構的高層管理人員做起，讓他們起到榜樣的作用。在招聘工作人員的時候，要優先考慮那些有公文處理工作經驗的人員，因為我們能夠更快的融入到工作當中，不僅在處理公文的效率上會高一些，而且在處理公文的出錯率上還會低。而對于那些沒有這方面工作經驗的人員，則需要對他們進行公文處理的培訓，直到他們擁有一定的工作能力之后，才能讓他們上崗工作。當然，長期的學習也是很有必要的，畢竟公文的形式和要求等等都是在變化，所以工作人員需要通過學習來了解這些情況，在提高個人綜合素質的同時讓他們學習到更多處理公文的方法。可以定期的組織相關的學習會，請一些經驗豐富的工作人員來給其他人傳授一些公文處理的技巧等等，促進工作人員之間的相互學習。

三、結語

綜上所述，公文處理并不是一件簡單的事情，而是一項十分繁瑣其重要的工作，因此我們要盡可能的降低公文處理過程中錯誤問題出現的頻率。相關的工作人員在公文處理的過程中，一定要嚴格遵守辦公室公文處理的要求標準，按照相關的流程按部就班的執行，提高公文處理的重視程度，公文處理完之后還要對其進行仔細的審查，如果有必要的話可以指定有關的獎懲制度，起到警醒和督促的作用。有些問題不是在短時間內形成的，而是日積月累長時間所導致的，對于這種問題我們要秉持耐心、細心的態度，一步步的將其改正過來。