規范職工培訓檔案管理的幾點思考

遲浩然

摘要：規范的培訓檔案管理是各單位培訓工作開展的基石，和普通檔案管理不同，它更加側重于示范引導、經驗積累和增加歷練，對于落實因材施教的教育理念具有十分重要的作用。加強訓檔案的現代化管理，加強培訓檔案信息資源的開發，使檔案資源更好的為培訓、教育研究所服務。

關鍵詞：職工培訓;培訓檔案;管理;實踐落實;探索創新

規范培訓檔案的管理是針對培訓管理而言的，它主要包含示范引導、服務聚心、平臺歷練三個主要內容。是一種用示范加強理解、樹立權威，用服務凝聚人心、贏得支持，用實踐增長能力、加強探索的管理理念;是一個追求完美，追求卓越的當家好掌柜必備的管理良方。

一、規范培訓檔案管理的重要措施

1.1提升檔案管理人員素質

培訓部門必須指派專職人員負責此項工作，尤其在人數較多的單位，工作任務集中時候，要及時抽調人員協助專職人員做好作，確保培訓檔案管理規范有序。選用高素質、責任心強的管理員，定期舉辦培訓檔案管理培訓班，提高站站務、促進車間層面管理人員業務水平，指導管理人員格執行保密制度、增強保密意識，防止培訓檔案系統內個人信息外泄，保檔案管理工作持續、協調、健康發展。

1.2完善培訓檔案管理制度

一是建議總公司頒布對培訓檔案管理制度、征集培訓檔案管理的實施意見和建議，對培訓檔案管理的管理流程、管理方式方法等提出更進一步的指導意見，從而規范各部門培訓檔案管理工作。二是完善部門現有培訓檔案管理辦法，針對新開發運用的培訓檔案管理系統和新形勢下對培訓檔案管理過程中暴露出的薄弱環節，提出新的管理要求和有力舉措，提高培訓檔案管理質量。是在充分調研部門培訓檔案管理作現狀的基礎上，尋找問題癥結，指導制定培訓檔案管理檢查制度。加大自查力度。持續不懈，久久為功，提高培訓檔案管理水平。

1.3實現培訓檔案信息化管理

在日前信息網絡技術廣泛運用的前提下，如何用高新技術手段提高培訓檔案管理質量、規范培訓檔案管理流程是一個新的課題，今年我公司設立了職工教育檔案管理系收獲不少，一是減少持續投入。利用網絡技術、高拍儀拍攝手段等將培訓原始資料以數據形式保存在系統內，節約了檔案保存場地、避免了大量紙張的浪費，且有利于長期保存。二是實現資源共享。在全局部署系統終端，實現全局培訓檔案網絡化;與培訓管理系統、培訓臺帳報表報送系統、塊化教學考試管理系統對接。實現了“培訓、局及時掌握培訓紺織實施冬天;與公司人員信息庫系統對接，解決了各部門數據不對稱、不同步問題，實現了跨部門資源共享。

1.4推進培訓考試無紙化

目前培訓檔案管理系統為培訓部門培訓檔案管理減少了大部分工作量，但是前期使用高拍儀將原始紙質培訓資料導人管理系統的工作量還是不少。為了實現不斷提高培訓檔案管理效率，應廣泛推廣應用遠程網絡教學、在線考試、手機App培訓平臺等現代化培訓手段，形成以電子數據形式的各類培訓考試資料，通過網絡傳輸，保存至培訓檔案管理系統，從而真正實現培訓檔案管理無紙化。

二、做好規范管理的氛圍營造

2.1轉變觀念，規范管理要入腦入心觀念的轉變是一個從質變到量變的過程，應當遵循從上到下、從點到面的規律，科學合理地進行教育引導。一是要做到“班長”帶頭。“一班人”要常抓常議，定期研究學習，并做好從黨委到干部，從骨干到學員的“滴灌”;二是不能過于急躁。不能想當然地將原有的規定管理全部推翻，來一個“大清洗”。而要在原有框架上進行裝修改造，要注意用文火把湯味燉濃，讓每個學員都聞香知味，使轉變過程趨于和諧;三是要注意調節力度。根據培訓層次高低不同的特點，掌握好觀念轉變期間教育引導的“火候”。晉升培訓學員部隊任職經驗豐富，認識全面，大局觀強，只要將“理”點到就可。初級指揮任職培訓學員和提干學員則要把“理”點透，有時根據原有工作環境的差異，還要進行教育內容和方法的研究。

2.2建章立制，規范管理要有法可依規范管理的運行，如果沒有規章制度作為保證，就會成為無本之木、無源之水，禁不起實踐的雨打風吹。在規章制度建立中，要把握三點：一要注重全面。在《培訓檔案管理規范》中，不僅要對機關的管理職能的培訓檔案管理有規范，對學員的職責任務有明確劃分，還要對價值觀、榮譽觀、培養目標有定位;二要做好區分。要注意區分培訓學員層次，根據各自特點，研究制定出相應的規范;三要引入反饋“治療”環節。要把交流反饋視為重點，關注管理干部工作熱情與學員思想情緒上的變化，針對管理“用藥”期間的不同癥狀制定“規范處方”，對癥治療，確保管理“健康長壽”。

2.3宣傳教育，規范管理要有濃郁氛圍宣傳是教育的有效形式，用好宣傳手段，就能使規范管理在形式上“鋪天蓋地”，在實質上“人人領會”。一要做好媒體宣傳。做到報紙有文，電臺有聲，電視有影。要能突出特色，亮出成績，讓規范管理產生“明星效應”;二要做好網絡宣傳。用好任職培訓的網頁，并把它作為規范管理向外推廣和對內教育、傳達的有效平臺，作為資源共享的主要形式，搭建起規范管理的“隱形翅膀”;三要進行教育。要搞好專題教育和經常性教育，由于還是新的理念，教育中要特別注意從點到面，“集中力量打敵一部”，確保規范培訓檔案管理理念的滲透有規律、更扎實。

三、著眼規范管理的長遠發展

3.1實事求是，搞好調查研究

規范管理是生機盎然的樹苗，實事求是的調查是它賴以生存的土壤。一要堅持民主，確保真實。對于晉升培訓學員，要在培訓伊始對培訓檔案規范管理進行介紹，贏得支持，在培訓結束時，征詢意見。要階段性召開管理形勢分析會，用好黨委會、團委會，聽大家的心里話;二要深入摸底，確保“原味”。要用好干部信箱、建言獻策網頁鏈接平臺，聽大家的悄悄話，防止因部分學員在思想上“躲貓貓”而造成調查“失真”;三要堅持“復查”，把準脈象。定期開展針對畢業學員的基層走訪調研或電話訪談，收集新情況、新問題、新做法、新經驗，摸準基層脈搏。

3.2實踐探索，搞好修補完善

規范管理是一個茁壯成長的青年，只有不斷查缺補漏才能確保其全面發展。一要做好數據采集。注重運用數理方法，分析調查情況，看多少人支持，多少人不適應，哪一個意見提出的人次多，查找出主要矛盾;二要做好線性分析。畫出管理成效曲線圖，找出各階段成效最優點，提取管理“公因式”，作為規范管理的長效機制;三要常抓常議。堅持周匯報、月總結，發揮“模擬機關”檢查講評功能，組織干部討論分析。

3.3總結創新，著眼長遠發展規范管理是一場管理變革的戰斗，要取得勝利，就要用創新的思維來“指揮”，用創新的行動來“開疆拓土”。一要注重理念創新。要根據各培訓班次具體情況，創新管理理念;二要注重方法創新。各班次培訓學員來自不同環境，培訓檔案管理起來不能“一鍋煮”，要依據實際創新方法;三要注重實踐鍛煉平臺創新。實踐平臺是規范管理具體操作的重要環節，把握好這一個環節的創新，就能更好地利用好任職培訓這一個資源集，更有利于我們集中“優勢兵力”，對管理期間的一些矛盾“各個擊破”。

結束語

綜上所述，隨著培訓方式的不斷轉型，培訓檔案管理也應不斷創新，在當前時代背景下員工培訓檔案管理的開發所帶來的機遇和挑戰都將不斷增加。