試談事業單位檔案管理中現代化方式的利用

牛麗明

摘 要：本文結合內蒙古自治區興安盟扎賚特旗音德爾鎮政府的工作實踐，從檔案檢索與目錄管理、輔助業務、檔案庫房管理、檔案形式轉換四方面入手，分析了現代化方式在事業單位檔案管理中的主要利用場景。同時，提出了完善現代化檔案管理制度、積極引入先進技術等一系列現代化方式的優化利用策略。

關鍵詞：現代化方式;事業單位;檔案管理

引 言

現階段，我國事業單位提供的服務內容更加多樣，所形成的檔案資源數量增多，且內容范圍也相對較廣。相對應的，事業單位檔案管理工作的難度與工作量也明顯增長，為了在保證工作質量的基礎上實現工作效率的提升，在檔案管理工作中引入現代化方式受到了事業單位與相關人員的重點關注與應用，這也是當前事業單位檔案管理工作發展的主流趨勢。

一、現代化方式在事業單位檔案管理中的主要利用場景分析

（一）在檔案檢索與目錄管理場景中的利用

對檔案資料進行建檔是事業單位檔案管理工作中的基礎內容，同時，構建起全面、可靠的檔案目錄也十分重要，為后續檔案資源的優化管理與利用提供了更多支持?，F階段，事業單位檔案管理信息化建設深入推行，傳統的人工管理模式已然逐步被計算機管理模式所替代。與此同時，大量的檔案資料信息化管理軟件迅速發展，實現了檔案資源的合理分類，并自動形成檔案目錄。在大數據技術等先進技術的支持下，相關工作人員能夠迅速在相應管理系統的檢索界面中依托關鍵詞等內容完成所需檔案資料的調取與查閱，提升了檔案資源統計效率、檢索效率的進一步強化。

（二）在輔助業務場景中的利用

在檔案收集、整理分析、審查、使用等輔助業務場景中，檔案資料中包含的信息量明顯增長。相對應的，事業單位中檔案管理人員的工作量、工作強度迅速上漲。為了在保證檔案管理工作質量的基礎上實現工作效率的提升、相關工作量的減輕，在檔案管理輔助業務場景中引入現代化方式是必然選擇。與此同時，現代化技術的應用還能夠促使檔案資料的開發利用率提升，為檔案資源的迅速調取、關聯性分析、價值挖掘、內容利用等工作的展開提供更好支持。

（三）在檔案庫房管理場景中的利用

對于檔案現代化、信息化管理來說，相比于傳統的檔案管理工作，最大的優勢在于實現了無紙化辦公。在檔案庫房管理環節中，依托計算機技術展開檔案數據庫的構建，不僅能夠完成文字、圖像信息的統一保存，還能夠實現對音頻、視頻等多種形式檔案資源的有效保存、整合[1]。從這一角度來說，現代化方式的利用實現了檔案存儲效果的強化，也促使檔案管理結構、檔案管控進一步優化。在現代化方式的支持下，檔案管理人員能夠利用檔案管理系統與其他系統的接口完成事業單位內所有檔案信息電子版的迅速、全面收集、整理與保存。同時，事業單位中所有職工可以在系統權限管理的基礎上獲取權限內檔案信息，促使事業單位內的檔案信息存儲優化管理與信息共享成為現實。

（四）在檔案形式轉換場景中的利用

在當前的事業單位檔案管理工作中，電子檔案得到了普及性的應用，成為管理的主流模式。相比于傳統的紙質檔案而言，電子檔案能夠更加迅速的完成調取、開發利用。此時，需要在事業單位內積極推行無紙化辦公，并將以往的紙質檔案逐步轉變為電子檔案，并結合事業單位的現實情況構建起檔案數據庫，實現檔案數據信息的合理規劃，推動事業單位檔案管理工作不斷向著標準化、規范化的方向發展。

二、事業單位檔案管理中現代化方式的優化利用策略探究

（一）完善現代化檔案管理制度

為了保證檔案管理現代化、信息化建設的質量，現代化檔案管理制度的建設極為必要，其能夠確?，F代化方式在事業單位檔案管理中利用的“有章可依”?；诖?，在進行檔案管理現代化建設的過程中，應當配套落實專利保護政策，實現對知識產權的有效保護。同時，相是事業單位還應當結合內部情況，展開現代檔案管理制度的優化建設，結合考核評價與獎懲機制的構建與落實，促使相關工作人員轉變檔案管理工作思維，增強對檔案管理現代化建設的重視程度。依托管理制度，事業單位檔案管理的工作效率、質量迅速增高，內部分工也更加合理，實現了事業單位檔案管理工作的升級。

（二）積極引入先進技術

在事業單位檔案管理現代化建設的過程中，積極引多種先進技術極為必要，包括計算機技術、大數據分析技術、云計算等等，達到提升檔案管理工作效率效果、增高檔案資源開發利用率的效果。此時，需要結合事業單位的現實情況、檔案管理工作要求與主要內容，完成檔案信息化管理系統的構建，并將其應用于當那管理工作中。同時，還要組建起事業單位內部的檔案管理網絡，完成檔案數據信息的準確分析、預估、評測，強化對檔案資源的開發利用。同時，在內部局域網的支持下，所有的檔案資料均可以在事業單位內部實現共享，促使檔案信息化管理系統與單位中其他的管理系統無縫對接，更好推動事業單位管理工作的信息化發展。

（三）調整檔案管理流程

在現代化方式的支持下，檔案管理標準化迅速發揮。在此過程中，還需要落實對檔案現代化管理流程與技術的分析，并在此基礎上形成合理的檔案管理要求與流程，約束事業單位中檔案管理人員工作行為的展開[2]。同時，要強化對檔案信息管理標準的強化，結合網絡安全技術，實現檔案信息安全化管理，避免出現檔案資源丟失、泄露、遭受惡意篡改等問題的發生。

（四）強化工作環境的更好建設

工作環境的優劣程度直接影響著事業單位檔案管理工作的質量，因此，在應用現代化方式進行當那管理優化的過程中，需要強化對工作環境的建設。在此過程中，應當調整事業單位中現行的檔案管理流程體系，對檔案資源管控、共享、開發利用進行完善，并優化檔案資源的整理、分類、歸檔體系，實現事業單位檔案管理工作的升級。

總 結

綜上所述，現階段，在檔案管理工作中引入現代化方式受到了事業單位與相關人員的重點關注與應用。在目前的檔案檢索與目錄管理場景、輔助業務場景、檔案庫房管理場景、檔案形式轉換場景中，現代化方式得到了重點利用。同時，依托完善現代化檔案管理制度、積極引入先進技術、調整檔案管理流程、強化工作環境，推動了事業單位檔案管理工作不斷向著現代化、信息化的方向發展。

參考文獻

[1] 于春琳.事業單位檔案管理中現代化方式與合理利用分析[J].才智，2018（19）：201.

[2] 吳淑娟.事業單位檔案管理中現代化方式的利用探討[J].辦公室業務，2018（13）：86.