現代黨政機關文秘人員的素養與文檔工作初探

鄒金坊

在社會經濟的飛速發展時代背景下，我國社會對現代文秘人才的需求日益增加，文秘人員是保障機關企業穩定運轉的基石，是傳遞單位決策層制定的發展方向必要途徑。文秘人員的工作是多種多樣的，其中最主要的就是對文檔的整理工作，本文立足于文秘人員與文檔工作的關系展開分析，并且針對其中存在的問題以及發展趨勢提出相關的改進措施，希望能為我國文秘工作的發展提供方向。

1 文秘與文檔工作的關系

文檔整理工作用最直白的語言來表述，就是將復雜的數據以及事項，用最簡明干練有條理的文字整理成冊，并將其呈現到領導層面前，讓領導層可以憑借文檔制定決策和發展規劃。優秀的文秘人員可以將文檔整理工作進行得有條不紊，簡明扼要，這樣極大的提高了相關機構的工作效率。文檔整理工作涉及到的領域非常復雜，無論是文件的刊登與發表，相關事務的登記，對下屬文件的規定以及承包。這些環節都需要文秘人員去有機的調控，環環相扣保證每一環節紋絲不亂，才可以推動黨政機關有效地決策執行。無論是黨政機關還是企業發展，無論是與群眾溝通還是上傳下達都離不開文秘工作，而這些文秘工作最終匯總成冊就是所謂的文檔整理工作。所以說秘書工作與文檔整理工作有著直接關系，一個優秀的文秘人員，可以從多方面，多角度進行綜合分析，不僅僅是將最終的結果匯總到領導面前，還應該根據社會管理要求提出相應的意見。

2 工作發展需求

2.1提升文秘人員素養

隨著我國綜合國力的穩步提升，市場對各級人才的需求日益增加，其中文秘人才的缺口日益增長。許多高等學府均開設了文秘課程，輸出了大量文秘人才，但是想要成為一個優秀的文秘工作者可不是一件簡單的事情，小到打接電話，大到起草文件，可以在傳達上級指示，也可以參與或協助領導決策。這些都是秘書工作者最尋常的工作。由此可見，寫作能力對于文秘工作者來說是多么至關重要。高等學府也紛紛加強文秘專業對寫作課程的學習，向社會各界征求文案寫作的專業人才培養學生們的文案寫作能力，只有提升了文秘人員的綜合素質，強化寫作能力才可以將會議內容生動形象的記錄在案，起草相關政策性的文件也可以信手拈來，輔助領導參與到社會管理指責中來。

2.2相關條件

在傳統的體系之中，文秘工作與文檔整理工作并非參雜在一起。文秘工作是文檔整理工作的基礎，但是隨著我國社會經濟的飛速發展將二者有機的結合到一起，文檔整理工作的水平，直觀的反映了文秘工作者自身的綜合素質。如果文檔整理水平有限，則會直接的降低社會管理的效率。由于文秘工作與文檔整理工作融合的時間較短，使得這二者的銜接存在著諸多問題。許多細小的方面存在著差異，例如原稿的格式、文件的格式、附件的相關規范等等。因此文秘工作者要嚴格按照國家的相關規范，對每一份文案進行整理。只有這樣才能保證文檔工作有機的進行，保證文檔的完整性和統一性。

2.3強化文檔意識

隨著大數據時代的到來，新型的網絡信息收集與處理技術隨之而來，這些新興技術的到來使得文檔工作發展日新月異，傳統的文檔整理體系已經無法適應現代工作的需求，無法解決時代發展出現的新型問題，再加上某些文秘人員的檔案意識不到位，很少主動的去考慮相關的問題，使得文檔工作與文秘工作銜接并不是十分密切，因此，文檔一體化的思路應運而生，這是站在全局的角度出發，從檔案生成一直到檔案整理入冊，全過程都建立在文檔一體化的思路之下。十分便于文秘工作的信息共享，將文檔工作與文秘工作有機的融合在一起。

3 時代發展要求的新素質

文秘部門是保障黨政機關穩定運行的重要中樞部門，肩負著上傳下達，統一調配的重要責任使命，因此文秘人員必須具備著新時代發展所要求的新素質。

3.1政治素養

首先文秘人員要做好上傳下達的紐帶作用，就必須對機關內部文件以及公文的擬制有著成熟的思想，當然，這一思想的成熟即得益于日常工作的鍛煉，但是更主要的原因是在高等學府的寫作課上，通過對相關課程的學習，打下堅實的理論知識基礎才能迅速的在激烈的市場競爭中站穩腳跟，發展自身政治素養。文秘工作人員必須具有高度的責任心，充分了解我國的國家發展政策以及相關機構職能，只有這樣才能更好的服務機關領導。

3.2業務素養

新時代對文秘工作的業務能力也有著極高的要求，文秘工作者必須熟練掌握相關的專業知識和技能，只有這樣才能更好的完成自身的本職工作，相關的國家文件的處理辦法起草手段，對新型電子軟件的應用，網絡通信技術的熟練掌握等等。這些都是新時代對文秘行業的業務要求。

3.3行業知識儲備

各行各業都擁有著自身的工作團體，因此文秘工作者也并非要局限于某一領域，但是必須在相關的文件處理，公文寫作等領域有著極高的知識儲備，即了解自身工作機關的職能和業務范圍還要對下屬機關的運轉情況做到詳盡掌握，這就需要文秘工作者有著充分的專業知識。

4 結束語

綜上所述，新時代將文秘工作與文檔整理工作有機的融合在一起，因此文秘工作者必須具有深厚的寫作功底，這就需要在求學期間打下堅實的寫作基礎，才可以適應文秘行業對工作人員寫作能力的需求，承接起文秘工作上傳下達的職能。

（作者單位：四川警察學院）