招投標檔案管理電子化探究

陳好園

摘要：隨著社會的發展，人們大部分學習工作活動越來越依賴于電子技術，可以說，電子技術的應用是社會各個工作效率提高的重要手段。當前科學技術發展越來越快，為了提高招投標工作效率，方便日常招投標檔案工作的開展，應用電子技術是招投標單位迫切需要實現的。基于此，參考目前主流電子化招投標檔案管理技術的應用管理，對未來招投標檔案工作模式的電子化發展方向作出解析，希望使廣大教育工作者意識到電子技術的重要性。

關鍵詞：招投標 檔案管理 電子化探究

中圖分類號：G270 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）15-0116-02

就目前招投標檔案管理工作的發展情況來說，記錄信息的難度整體提高，信息的規模也不斷擴大，隨之而來的是檔案工作的加重。目前招投標檔案管理工作日常運行數據是極為龐大，這些數據信息如果依靠人工管理的話，產生的成本也是極為龐大的。而工作人員的工作效率和質量也對招投標檔案的記錄管理存在極大的影響，比如檔案資料不全的情況，就會對招投標檔案管理工作帶來直接的負面影響。

一、招投標檔案電子化管理的現實需要

自進入21世紀，電子化與招投標檔案之間的聯系的課題一直受到廣泛關注，這是招投標檔案管理工作中的重要課題。實際上，我們早就已經開始了相關研究。中國的經濟發展水平的快速增長意味著城市發展速度的加快，這對招投標檔案的保留和管理提出了挑戰。依據電子化檔案形成招投標記錄，為招投標的后期工作的開展提供了基礎條件。相對來說，傳統的紙質檔案在快捷性、安全性、后期保存等方面都遜色于電子化檔案，電子檔案的發展改變原有的記錄形式。信息數字技術拓展了檔案的媒介，豐富招投標的記錄方式。而且，數字化記錄媒介能進一步強化檔案的完整性。

二、檔案電子化普及現狀

1.電子技術的掣肘

從真正意義來說，大部分的電子技術服務都遠遠沒有達到實際應用效果好、配套設施完備的水平。這是多種因素共同影響的結果。首先是檔案工作程序繁雜、難度極高，需要耗費極大的人力和物力。還有就是，目前工作人員對技術的需求缺乏了解，缺乏統一的管理調節和培訓。招投標檔案管理工作一直受到社會的關注，相關部門以及主管部門一直積極推動模式的革新，一直在尋找適合的新技術，以推動檔案工作的發展。但是，目前將這些新技術應用于招投標檔案管理實際工作還存在一定困難，主要原因在于：一是新技術涉及的內容有限，不能完全包含招投標檔案管理日常工作的各類信息，也就是技術無法滿足工作需求。二是硬件設施普及不全面，基本上各個部門都有自己的電子化設備，但這些設備的后期維護管理、改進開發都沒有得到很好的解決。

2.電子化檔案優勢明顯，但信息收集難度大

基于電子技術服務于招投標檔案管理工作，從工作者和使用者的不同角度為出發點，合格優質的檔案工作必須具備以下幾個特點：第一，精準度。指的是相關數據記錄精確。這直接關系到系統是否有實際應用的價值，決定著工作是否有正確的方向，對檔案實際效用的發揮有極大的影響。電子技術服務下的檔案工作大多數是以數字影音的方式記錄相關數據，最大限度上保證了記錄數據的準確性。第二，可靠性。在同時記錄大量數據的過程中還要保證數據的流暢性和可靠性，避免因為工作失誤導致檔案內容出現問題。在出現緊急情況時，系統應具備應急能力和恢復能力。電子技術利用現代科技設備記錄相關信息，大大減少了工作過程中的失誤，提高了招投標檔案管理工作的可靠性、便捷性，即檔案工作要做到制度簡便、流暢。電子技術交互式的工作行為可以更好地加強人機間的交流，以人工輔助機器完成檔案的相關工作。電子化檔案也有一個明顯的缺陷，在招投標過程中，信息的記錄是以文本形式為主，眾多的會議文件、企業信息等都要轉為電子文檔，后續的審核文件、公告、信息補充、公示等都要再一次記錄，無疑加大了電子化檔案管理的難度。

三、加強招投標檔案管理電子化的對策

1.運用新技術，確保電子化檔案信息安全

隨著社會的發展，招投標檔案管理工作所涉及的信息量越來越龐大，傳統的文本記錄已經不適合當前的工作形式，而電子技術能夠大大提高信息的存儲量，為檔案提供有效的載體，幫助我們獲取更多的信息。在招投標檔案管理過程中普遍存在的問題就是記錄主體和檔案主體不明確，導致招投標檔案管理后期缺乏管制。對于招投標檔案管理工作來說，可以借助電子技術，參考檔案記錄的實際運行情況，對招投標檔案管理的工作環節作出有效的調整。例如：檔案的保存形式轉變為電子檔案為主，可以大大增強檔案內容的真實性。當前應用比較多的技術有轉PDF文件、防火墻，等等。還有，在招投標檔案管理內容的保存方面，包括檔案的加密、預防入侵，都要作出極大的完善。新技術的發展意味著傳統的招投標檔案管理工作還有較大提升空間，應該及時完善招投標檔案管理的相關工作。

2.注意培訓，提高檔案工作人員的整體素質

在招投標檔案管理工作開展過程中，不論軟件、硬件和技術處于什么水平，最后成果取得的關鍵因素在于工作人員的素質水平，在于工作人員的工作水準和理念。檔案記錄者有非常重要的作用，他的工作直接影響到招投標檔案管理的真實程度，是電子技術服務下的招投標檔案管理工作良好開展的保障。由于重視程度不夠、人員管理制度尚不完善、職位認知不清等原因，一部分工作人員不能很好地完成檔案記錄工作。電子技術為招投標檔案管理工作人員工作能力的提高提供了一個契機，其可以利用電子技術強化自己的工作能力，保障檔案工作的順利開展。同時，電子技術的應用也為招投標檔案管理工作吸引來了更多的技術型人才，大大激發了招投標檔案管理工作的發展潛力。因此，相關部門應該在工作人員的選擇上設置較高的標準，選拔一些有責任心、有能力、技術水平高的人承擔此項工作。同時，還應該注重對工作人員的后期培養，深化其對信息技術、現代教育理論的了解程度，安排科學的培訓任務，進一步促進招投標檔案管理工作的發展，提高相關工作人員的水平和效率。

四、結語

21世紀以來，伴隨著的社會需求的變化，招投標檔案管理工作一直在改進，也取得了不小的成就。當前電子化、數字化的研究方式對檔案的工作的影響非常之大。電子技術創新了招投標檔案管理工作的理念、方法。招投標檔案管理工作任重而道遠，相信未來中國招投標檔案管理工作將會取得更大的進展。

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責任編輯：景辰