當前形勢下高校招生檔案管理策略

孟令黛

摘要：當前，高校對檔案管理工作越發重視。高校教育管理工作的信息化程度逐漸加深，管理方式不斷優化，檔案管理工作處于快速發展中。針對當前檔案管理中存在的問題，相關人員必須加強對當前形勢下高校招生檔案管理策略的研究，為工作的有序開展奠定堅實的基礎。

關鍵詞：高校 招生 檔案管理

中圖分類號：G647 ?文獻標識碼：A ?文章編號：1009-5349（2019）15-0114-02

高校招生檔案直接影響高校的招生及其后續工作的開展，因此，必須對其給予重視。如今已經是信息化時代，信息化技術越來越多地滲透到高校工作當中，檔案管理工作也需要因此而改變。由于高校招生檔案涉及的信息較多、范圍較廣，因此，傳統的招生檔案管理方式已經很難滿足現實需求。只有對招生檔案管理的工作過程進行優化，融入信息化因素，創新管理手段，優化管理過程，簡化管理范圍，精化管理體制，才能夠促進高校招生工作的有效開展。在當前形勢下，究竟該采取何種方式對高校招生檔案進行管理呢？

一、高校招生檔案管理中存在的問題

1.學生檔案內容不完整

只有先明確當前形勢下高校招生檔案管理中存在的問題，才能夠根據問題以及目前的條件，提出適合高校采用的招生檔案管理策略。當前高校招生檔案管理中主要存在的問題是學生檔案不完整。一些學校雖然使用的是電子檔案，但由于缺乏有效的管理制度，導致電子檔案管理方式不合理、不科學。同時在管理過程中，電子檔案分類和備份工作也不完善。

2.學校管理制度不完善

在當前形勢下，高校招生檔案管理中還存在學校的管理制度不完善的問題。出現這種情況主要是因為很多學校都將工作重點放在了教學、校園建設等問題上，忽視檔案管理工作。一般只是在學生入學時歸納整理檔案，之后便將學生檔案分配到學院，缺少專門的管理人員來管理招生檔案。

檔案管理的意義在于記錄學生的具體信息和成長情況。由于沒有人管理檔案，一些學生的信息發生變更卻得不到更新，所謂的招生檔案管理變成了檔案保管。還有一些學校會在學生畢業前集中更新檔案信息，但學生畢業前一般比較繁忙，這在一定程度上加重了學生的負擔，影響檔案管理的質量。[1]

3.檔案管理標準不統一

當前高校招生檔案管理還存在檔案標準不統一的問題。高校的招生檔案主要包括登記表、體檢表、報名登記表三項內容，除此之外，還有招生志愿表。但是，我國地區較多，地域跨度大，一些省市還會有特殊要求，對于跨省高考的學生來說，面對特殊要求，檔案信息的補充就存在一定難度。[2]

二、高校招生檔案管理策略

1.完善檔案管理系統

在當前形勢下，高校招生檔案管理工作的轉型已勢在必行，而要想做到這一點，必須持續完善檔案管理系統，采取電子檔案管理模式。

需要注意的是，改變傳統的紙質檔案存儲形式，不代表紙質檔案就應該被淘汰。相較于電子檔案，紙質檔案具有一定的安全性，信息很難泄露。但是，時代在發展，社會在進步，技術在創新，紙質檔案在如今已經不能滿足新時期高校招生檔案管理工作的要求。尤其是在招生信息越來越多、越來越復雜的前提下，想要適應當前形勢下的教育模式，就必須借助現代化的電子信息技術。[3]

當前學校接收的招生錄取檔案主要是電子檔案。正如前文所說，當前，還有很多檔案是以紙質材料為主要的載體與形式，但是電子檔案才是未來的趨勢與主流。一些仍然以紙質為檔案主要存儲形式的高校，必須加強學生檔案管理工作的信息化建設，以便及時更新學生檔案信息，也有利于學生檔案管理和轉移。[4]

最后需要說明的一點是，雖然電子檔案是學生檔案管理工作未來發展的趨勢與主流，但是，電子檔案存在存儲安全問題。因此，在實際管理和應用中，要盡量避免信息泄露的問題，要重視信息的備份和安全防護。這也需要相關人士的深入研究，以進一步完善當前的電子檔案管理制度和體系。

2.提高對招生檔案管理的重視程度

正如前文所說，目前全國范圍內的高校普遍將工作重心放在教學、校園建設、校園文化的建設等問題上，比較忽視招生檔案管理工作。學校必須提高對高校招生檔案管理工作的重視程度，尤其是相關部門的管理人員，必須強化對招生檔案管理工作重要性的認知，在主觀上要有對招生檔案的保護意識，保證學生檔案的完整性。[5]

另外，高校還要優化招生檔案的派送渠道，減少檔案損毀、遺失的概率，保證學生招生檔案的安全。

3. 規范管理招生檔案

招生檔案的利用、保密、分類、總結、歸納、存檔等項工作是環環相扣的。在實際工作中需要進一步提升部分招生檔案的保密級別。隨著檔案工作內容的逐漸增多，實施規范化的管理是非常必要的。比如，《招生辦公室檔案工作人員職責》《立卷歸檔制度》等規章制度對檔案的利用、保存、歸檔和立卷進行了規范，為招生檔案管理工作的有效開展提供了依據。

編研檔案檢索工具不僅給工作帶來便捷，還提高了檔案查找的準確率。具體的檢索工具有：索引、文號目錄、專題目錄、全引目錄、編制檔案檢索、等等。同時，相關的人員需要提高自己的業務水平，全心全意為檔案使用者提供服務，強化自身的服務意識，在工作中創新工作方式和方法，進而促進檔案管理工作的科學化發展。

4.建立招生檔案管理標準

建立統一的高校招生檔案管理標準較為必要。之所以如此，主要是因為我國地區地域遼闊，而各個省市對學生檔案材料要求不一，材料的添加涉及人員較多，又可能跨省、跨市，不容易解決。這就增加了學生的負擔，也影響招生檔案管理工作的開展，甚至會造成檔案管理的混亂。[6]

相關工作人員需要針對招生檔案管理的實際情況，制定與之相應的管理標準，這一標準應該符合全國各個地區的檔案管理要求。另外，還要合理精簡檔案材料，剔除不具有存儲價值的信息。

三、結語

在當前的信息化時代，信息化技術滲透到了社會的各個行業當中，檔案管理工作也需要與時俱進。由于高校招生檔案涉及的信息較多，范圍較廣，因此，傳統的招生檔案管理模式已經很難滿足現實需求。只有對招生檔案管理的工作過程進行優化，才能解決此問題。

參考文獻：

[1]張明.高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析[J].才智，2018（30）：216+218.

[2]左永艷.強化高校教學檔案建設與管理的思考[J].產業與科技論壇，2018，17（15）：235-236.

[3]盧巖紅.高校招生考試錄取檔案的管理與利用[J].現代教育，2016（4）：47.

[4]王學戲.高校招生考試錄取檔案的管理與利用探析[J].無線互聯科技，2017（22）：135-136.

[5]谷麗華.建設與完善高校教學檔案管理工作的研究與思考[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017（20）：146-148.

[6]池金華.強化高校檔案管理信息化建設的若干思考[J].黑龍江科技信息，2013（01）：116.

責任編輯：張蕊