三全育人理念下的高校學生檔案工作研究

王麗萍

（武漢生物工程學院，湖北 武漢 430415）

三全育人即全員、全程、全方位育人。學生檔案是學生在校期間形成的，反映學生個人學習經歷、思想品德、專業技能、身體狀況、誠信狀況、家庭政治及經濟狀況的個人檔案材料。學生檔案是學校考察、培養、教育學生過程中形成的第一手資料，是黨和國家選拔錄用人才的重要參考依據。三全育人理念在學生檔案管理工作中發揮著重要作用。

一、學生檔案管理的組織架構[1]（以W高校為例）

W高校由分管檔案工作的校領導負責，檔案館領導監督學生檔案室日常工作，學生檔案室負責與各職能部門指定專人溝通聯絡，各學院輔導員、組織員、教學秘書負責完成具體工作任務，形成了學校、檔案館、職能部門、各學院的四級管理格局。

圖1 W高校學生檔案管理示意圖

二、學生檔案管理現狀及存在的問題

學生檔案的直接性決定著檔案的憑證功能[2]，但多數高校除了轉遞、建檔必要的開銷外，并無更多投入。縱觀多數高校學生檔案工作的歸屬，有的劃分在招就處，有的在學工處，有的在檔案館，很難形成一套完整的可借鑒的管理模式，究其原因主要是檔案的專業性、涉及職能部門的多樣性的要求以及各校的工作實際不同。無論學生檔案工作歸屬哪個部門，其工作業績的好壞始終是檢驗學校職能部門工作的一把利劍。

（一）學生檔案考評機制不健全，學校層面不夠重視

學生檔案工作時間緊、任務重、涉及部門多，在新生建檔、階段性檔案材料審閱歸檔、畢業生檔案轉遞、檔案宣傳教育活動等工作中需要花費大量的時間和精力，學生檔案考評機制不健全，檔案館對其他職能部門無法形成工作制約。各職能部門、學院日常事務繁雜，大多數會按照“利好”傾向對工作任務進行排序，學生檔案在考評機制中所占比重微乎其微，一般都被邊緣化，工作效率和質量往往都不理想。

（二）學生檔案管理部門日常事務繁雜，檔案宣傳教育工作做得不夠

學生的檔案材料包含類別多、形成時間不同，每一份歸檔材料都要經過嚴格的檢查審核、問題反饋、完善修改后才能歸檔，反饋整改問題過程中的溝通與督促是學生檔案管理部門工作的最大阻力。在每年的“6.9國際檔案日”宣傳教育活動期間，正值畢業生檔案轉遞工作的高峰期，學生檔案管理部門既要收集整理各部門移交的檔案材料，又要進行活動宣傳，往往力不從心；再者，宣傳教育途徑較為單一，多采用展板、宣講等傳統方式，對學生缺乏吸引力。

（三）職能部門配合力度不夠

學生檔案管理部門與其他職能部門之間是平級關系而非隸屬關系。學生檔案工作是一項系統性的工作，職能部門缺乏全局意識和責任感，不按時移交檔案材料，選擇性地移交獎懲材料，或檔案材料的初步審核、鑒定蓋章部分由學生干部代勞。

（四）大學生對學生檔案的重要性認識不夠[3]

檔案材料要求字跡工整清晰、用黑色簽字筆填寫、填寫內容真實，但檔案管理人員在檢查中仍發現許多問題；學生對處分類檔案歸檔仍存僥幸心理；學生不知道檔案會被作為工資、工齡、職務和社保等這些自身利益事項的確立依據。這些問題都充分說明學生不重視檔案。

三、學生檔案管理的思路及對策

針對學生檔案管理中存在的諸多問題，現以檔案館集中管理模式為例，提出相關思路及對策。

（一）加強重視，健全考評機制

分管學生檔案工作的校領導應不定期召開職能部門聯合辦公會，明確各部門工作職責，并建立有效的監督與問責機制。檔案館應細化學生檔案考評方案，健全日常工作考核臺帳，做到獎優罰劣有跡可查。學校應適當增加對學生檔案工作的投入，對履職盡責、積極配合學生檔案工作的人員給予表彰，增加工作動力。學院領導應加強對教學秘書、輔導員、組織員檔案工作的監督，組織優秀的學生干部協助開展相關工作。

（二）發揮學生檔案實踐育人功能[4]，創新宣傳教育方式

檔案館可將學生修改完善檔案問題、查詢利用檔案、整理歸檔班級檔案等作為實踐育人的平臺，與學生進行面對面的溝通與教育，引導學生重視檔案。檔案館也要不斷創新檔案宣傳教育方式，除了傳統的展板宣傳，還可利用抖音、微視頻等多媒體開展主題班會教育，組織學生傾聽“身邊的檔案故事”，邀請學生參觀檔案庫房，揭開學生檔案的神秘面紗，向學生展示優秀學生檔案，讓學生了解檔案從收集到轉遞的整個工作流程。實踐證明，參與過檔案材料修改完善及班級檔案整理的學生表示，以后會認真對待自己的檔案，認為檔案整理是一件繁瑣而嚴謹的工作，從事檔案工作的人員需具備高度的責任心。學生認為，優秀學生檔案材料填寫工整，他們嚴肅認真的工作（學習）態度是學習的榜樣；歸檔的多份校級以上的獎勵材料更進一步激發了學習的動力，為了更好地服務于就業，大學生需要把握學習機會，多參加有益的社團活動、社會實踐活動，為自己的人生增光添彩。

（三）加強與職能部門之間的良性溝通，努力排除工作障礙；加強檔案工作培訓，將問題扼殺在萌芽狀態。

各職能部門往往因從事自身主要工作而忽略了其他，為了了解工作進展、順利完成工作任務，只有通過有效的溝通才能達到。檔案工作出現的問題需要從源頭來查找原因。學生檔案填寫不認真，就要反思檔案育人的效果。實踐證明，檔案材料收集不齊全、整理不規范、填寫有問題的班級90%的原因與輔導員的工作態度有關系；移交檔案材料不及時，有時甚至整個學院移交逾期，主要與學院對檔案工作的不重視有關。結合問題，檔案館采取了四個措施：一是統一填寫模版，檔案材料填寫質量明顯提升；二是建立了學生檔案管理工作群，反饋問題有的放矢；三是組織新進輔導員進行培訓，并將培訓效果納入檔案工作績效考核范疇；四是發揮班級優秀學生干部的傳幫帶作用。實踐證明，學生檔案管理與服務水平有了明顯提升。