國有企業檔案管理工作存在的問題及對策

摘 要：檔案管理工作是保證國有企業正常運行的基礎條件，因此相關人員需要認識到檔案管理工作的重要性。本文將重點研究國有企業檔案管理工作中存在的問題，在此基礎上制定相應的解決方案。提升國有企業中檔案管理工作的質量，并將檔案資源的價值充分發揮出來，促進我國國有企業的良好發展。

關鍵詞：國有企業;檔案管理工作;資源利用

檔案管理工作能夠將企業從建立到現在的整個發展過程記錄下來，其中包括國有企業重大決策、國有企業數據以及發展歷程等。在傳統企業經營發展的過程中，多數管理人員并沒有認識到檔案管理工作的重要性，導致檔案管理工作中出現一系列問題，本文將針對國有企業進行研究，根據問題制定相應的解決方案。

一、國有企業檔案管理工作存在的問題

目前國有企業檔案管理工作中存在的問題主要包括以下幾點，第一，檔案管理工作人員綜合水平有待提升。管理人員綜合水平直接決定著檔案管理工作質量，但是由于多數人并沒有認識到檔案管理工作的重要性，許多管理工作的開展趨于形式化，并沒有將工作真正落實到實處。加上企業沒有對管理人員展開綜合素質培養，導致管理人員的綜合素質始終無法提升，嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

第二，檔案管理工作的投資力度不夠，檔案管理工作的良好開展需要條件支持，例如資料庫的建立、管理技術應用等，無論是硬件建設還是軟件建設，都需要一定的資金支持，這也是檔案管理工作開展的必要條件。

第三，信息化建設程度不夠，目前我國已經進入到信息化時代，檔案管理工作方式也需要進行調整。多數國有企業在檔案管理工作開展中，并沒有將信息技術應用到其中，不僅降低了檔案管理工作效率，還影響工作開展的準確性。

二、國有企業檔案管理工作管理對策

（一）提升檔案管理人員綜合水平

目前我國對檔案管理工作人才的需求量較大，面對這一情況，企業需要在不斷招聘新人才的同時，還要對企業中的現有人員進行培養，逐漸提升其綜合水平和專業素質。第一，國有企業的管理人員需要改變傳統觀點，認識到人才培養的重要性，從根本上將人才培養落實到實際工作中。第二，組織一系列的人才培養活動，例如舉辦專業知識培訓講座、培訓活動以及知識競賽等，通過多種形式開展人才培養工作。這種方式能夠提升員工在參加培養活動中的積極性，并且提升最終的培養效果。在一階段專業技能培訓結束之后，管理人員需要對員工進行考核，確定該階段的培養效果，同時也讓員工了解到自身存在的不足和缺點，開展針對性的優化和完善，最終達到提升管理人員綜合水平的目的。

（二）加大國有企業檔案管理工作投資力度

庫房是檔案管理工作開展的主要地點，庫房建設質量直接決定著檔案管理效果，因此在分配建設資金的過程中，需要重點建設檔案管理庫房，為檔案存儲建立一個安全的環境。避免檔案由于庫房問題出現破損、丟失甚至是泄露等情況，例如，在庫房建設中安裝環境檢測儀，實時監測庫房環境中的溫度和濕度，使其始終保持在相應的范圍之內。如果環境中的濕度較高，則紙質檔案會出現發潮濕甚至是發霉等現象，嚴重影響檔案的利用效果。另外，定期對檔案室進行通風，保證室內空氣干燥，如果檔案室建設在地下，不方便開窗通風，則可以在室內安裝除濕器，除去檔案室空氣中的濕氣，保證檔案存儲的有效性和安全性。

（三）利用現代信息技術

將現代信息技術應用在檔案管理工作中，能夠提升檔案管理工作準確性和有效性，降低在實際管理工作中出現失誤的概率。這就需要相關人員認識到信息技術應用價值，掌握信息技術的應用方法，再將信息技術應用到實際檔案管理工作中。目前現代信息技術已經滲透到各個領域中，并且得到了較好的應用效果，通過這一現象能夠看出信息技術在當今時代的重要性。國有企業要想滿足時代發展需求，就需要改變傳統的檔案管理工作方式，將現代信息技術應用到其中。例如，在檔案存儲管理中，應用電子檔案管理技術，將所有檔案轉化為電子形式，存儲到計算機中。相關人員要想提取某部分檔案，只需要在搜索框中輸入關鍵信息，計算機就能夠自動顯示出符合條件的檔案，方便管理人員提取檔案信息。另外，還要注意電子檔案的保密管理，為了避免出現檔案丟失甚至是泄露等情況，則需要使用加密技術，例如指紋加密、面部識別技術、權限管理技術等，記錄與檔案接觸人員的相關信息，在確定人員安全的基礎上，允許其進行檔案操作。這種方式可以避免外界人員獲取企業機密檔案和內部檔案，保證整個檔案管理的安全性。

（四）樹立國有企業檔案資源利用意識

國有企業檔案管理工作開展的主要目的就是利用檔案資源，促進國有企業的良好發展，目前普遍存在檔案資源利用意識不強等情況，將工作重點放在管理中，而不是利用中，大大降低了檔案管理工作價值。因此相關人員需要確定正確的檔案資源利用意識，例如，企業在制定重大決策的過程中，根據檔案中的內容了解企業目前的發展情況、曾經出現過的決策問題等。避免在實際決策中出現同樣的問題，同時利用檔案資源確定企業未來的發展趨勢。在此基礎上進行決策，保證決策的準確性和有效性，合理劃分檔案管理以及檔案資源利用，使二者相互配合，促進檔案管理工作的發展。通過以上分析能夠看出，檔案管理工作在企業發展中的作用和價值，因此相關人員需要根據目前企業檔案管理工作現狀，確定其中存在的問題，制定針對性的解決方案。這種方式能夠從根本上提高檔案管理工作質量，并對檔案資源展開充分利用，將檔案資源的價值充分發揮出來，最終達到促進我國國有企業長期穩定發展的目的。

結束語

檔案管理工作還是企業管理中的重要內容，提升該項工作的管理效果，能夠促進企業的良好發展。本文從檔案管理工作人員素質提升、投資力度、信息技術應用以及檔案資源利用意識等方面展開研究，確定檔案管理工作的應用價值。通過這種方式提高國有企業經營質量，為國有企業今后的良好發展提供條件。

參考文獻

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作者簡介：

張波（1974.9-），女，漢族，貴州遵義人，本科，從事辦公室工作。畢業院校：云南省委黨校

（作者單位：云南東源煤電股份有限公司）