淺論如何做好辦公室行政管理工作

姚善泉

摘要：對于一個單位來說，辦公室的設置相當于維持機器運轉的零部件。單獨零部件的運行情況、各個零部件之間的磨合情況，決定了企業這部機器的最終運轉情況。為了更好的維持企業的運轉，就必須加強對辦公室的管理，這時如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。本文結合我在資源局擔任行政事務人員一職的工作經歷，來闡述對如何做好辦公室行政管理工作的一些看法。

關鍵詞：如何做好;行政管理;工作

一、辦公室行政管理工作的內容

辦公室行政管理在單位中，由于所處的特殊位置和它的工作性質，決定了眾多職能，其中辦公室行政管理和服務是它最基本的職能，也是辦公室工作的立身之本，是保證一個單位日常工作正常運行的基礎。因此，辦公室務必明確辦公室行政管理和服務的職能要求，優化辦公室行政管理體系和工作運行機制，提高管理和服務的能力和水平。企業行政管理人員的主要工作內容包括：

1、做好辦公用品及日常用品的采購、發放管理。月末辦公室要根據其他部門的請購計劃及庫存情況，并要根據相關規定作適當儲備以備不時之需，收集好各部門的請購計劃并根據相關規定核算好價格后，及時保質保量地采購辦公用品和日常用品，采購物品應當定價定點，保證質優價廉。要作好物品出入庫登記，確保帳物相符。

2、做好各部門基礎設備、設施維修管理。辦公室負責根據維修要求協調或外請技術人員維修、對維修全過程進行控制;各部門對維修質量監督、確認。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護結果及完成狀態;對未按要求完成的維修事項、及時了解情況并報告負責人。

3、做好文件檔案的歸檔管理。據不同種類檔案的特點，做好系統編目、使用、傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內容、時間順序等存檔管理。

4、做好文件資料收發、報送管理。文件資料收發、報送均需在登記薄上作好詳細登記、記錄，及時將各類信息（通知、文件）進行上傳下達，特別是各類上級單位信息應登記后及時傳遞給相關部門。

5、做好會議管理。會議管理包括會前準備、會中服務、會后工作。

6、做好公章管理。公章管理必須嚴格審批手續，應堅持“先批準、后用章”的原則，使用公章事宜須報單位一把手批準后用章;用章登記，要求用章人員認真填寫《用印登記表》，登記內容包括：編號、時間、用章單位或人員、用章事由（或文件名）、文件字號、用章數量等;嚴格控制將公章帶出單位外使用，確因工作需要帶出使用時，須經主要領導批準，并由印章專管人員攜帶外出使用。

二、如何做好辦公室行政管理工作

（一）明確辦公室行政管理和服務的職能要求，奠定開展辦公室工作的基礎

1.全面熟悉和了解本單位的情況。

做好辦公室行政管理和服務工作的前提是要全面熟悉和了解本單位的情況，對本單位的組織機構、部門職責、人員構成、分工等基本情況要了解。

2.保證工作落實。

辦公室要將后勤服務保障列入日常工作中，要加強對工作環境、安保、食堂的管理進行監督，收集員工建議，通過有效途徑進行改善;為員工提供較為良好的生活、工作環境，提高保障質量。

（二）規范辦公室行政管理和服務的方式，建立科學的管理體系

俗話說無規矩不成方圓，在辦公室的行政管理工作中明確的工作標準、規范的工作程序、優化的管理體系是提高工作效率、加強辦公室效能建設的必然要求。而辦公室行政管理中科學管理體系的建立又可以從以下三點進行開展。

1、確立工作標準，推進管理和服務的標準化。

辦公室作為一個單位的龍頭機構，應大力推進管理服務工作的標準化建設，既要把辦公室的工作梳理出來，如文件處理、會議安排、檔案管理等，對每項工作建立標準、規定要求，明確分工。

2、建立管理流程，推進管理和服務體系的科學化。

第一要結合部門實際，設立崗位責任制，進一步明確崗位的責權利;第二要對每個事項確定工作流程，堅持按流程辦事;第三要嚴格按照實效、動態等原則要求，對崗位目標進行分解、優化;第四要結合實際，制定不同崗位人員工作的考核內容、標準，不斷完善考核的程序和辦法。

3、發揮協調和督辦作用，保證整體工作務實高效運轉。

協調和督辦貫穿于辦公室工作的各個方面，把各方面的情況綜合好、關系協調好、工作協調督辦好，會促進單位工作務實高效的運轉。

要做好協調和督辦作用要做到以下幾點：一要牢固樹立大局意識和服務意識，從高處著眼，于細節著手;二要注意原則性與靈活性的有機統一，要有原則而不呆板，要靈活而不散漫;三要加強對內、對外的協調，努力做到寓溝通、協調于聯系之中，確保信息的暢通;四要增強督辦工作的主動性，及時督促按規定要求和時限貫徹落實情況，并注意發現落實過程中出現的新情況、新問題，提出解決問題和完善決策的建議。

（三）增強辦公室人員綜合素質，提升管理和服務的能力和水平

在辦公室的行政管理工作中，有了科學的管理體系這項“規矩”，當然就需要執行“規矩”人，這就到了辦公室的職工發揮作用的時刻。辦公室在提高部門單位行政工作質量和效率等方面擔負著重要責任，這就要求辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強的奉獻精神、更精的業務本領和更嚴的紀律觀念。為此，辦公室的職工要不斷加強自身建設，提高綜合素質。

1.加強學習。

加強學習除了依靠自我學習以外，還要充分的利用公司給提供的各種學習機會。有些公司會為員工提供各項提升職業技能的培訓。

2.強化服務理念。

明確辦公室的服務立場，樹立良好的工作態度，擺正工作位置，把管理寓于服務之中，把提供優質服務作為管理工作的首要任務;

3.弘揚協作精神。

辦公室人員雖然各有分工，但對外是一個整體，一定要加強協作，強化團隊意識，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心合力，提高辦公室的整體管理能力。協作精神的培養是一個循序漸進的過程，要明確每一份工作的正常開展都離不開各個部門、各個工作人員的積極協作，做1+1>2的事。

（四）爭取領導支持，為發揮辦公室管理和服務職能作用創造條件

充分發揮辦公室行政管理和服務的職能作用，不僅要靠辦公室人員的努力，還要有單位領導的關心和支持。公司內各項工作的開展，需要公司各個部門的支持與協調，獲取領導對于辦公室工作的肯定，可以獲取直接的支持，也更有利于工作的開展。

1.善于溝通

溝通是各級間解決問題的橋梁。要具備良好的溝通能力，準確的傳遞信息，準確的吸收信息，能夠跟領導進行無障礙的交流，讓領導充分了解工作的內容、工作開展的進度及工作成效等。

2.學會信息反饋

讓領導了解工作進度及工作中所需支持，但切記不能濫用這項權利，一定要對問題進行分析后進行呈報，不要事無巨細，會降低工作開展的效率。

3.知人善任

這是對領導基本素質的要求。既要對辦公室人員嚴格要求，又要理解和體諒辦公室人員，為他們創造良好的工作環境，使員工從工作中獲取肯定和成就感，由于員工結構的穩定，也利于員工潛能的開發。

三、小結

在辦公室的行政管理中，貫徹明確辦公室行政管理和服務的職能要求;規范辦公室行政管理和服務的方式方法，建立科學的管理體系;增強辦公室人員綜合素質，提升管理和服務的能力和水平;爭取領導重視支持，為發揮辦公室管理和服務職能作用創造條件的宗旨，才能將辦公室的行政管理工作做到最好。

（作者身份證號碼：320902196911180596）