基于辦公自動化略談醫院檔案管理方式

王昆

【摘要】在我國社會的飛速發展背景下，醫院檔案管理工作面臨著較大的發展挑戰，傳統的檔案管理模式較為落后，已經無法滿足醫院檔案管理工作的需要，為此我們應該不斷提升醫院檔案管理的自動化水平，創造良好的辦公自動化氛圍，進一步優化醫院檔案管理模式，推動醫院檔案管理工作的合理性發展。下面本文主要針對辦公自動化談醫院檔案管理模式的優化。

【關鍵詞】辦公自動化? 醫院檔案? 管理方式

在醫院管理工作的落實過程中，檔案管理工作起到了不可或缺的作用，要想不斷提升醫院檔案管理質量，工作人員應該結合檔案管理工作需求，制定科學的醫院檔案自動化管理方式，通過進一步實際分析，本文結合醫院檔案管理工作開展實際，深入分析了辦公自動化環境下，醫院檔案管理工作的有效開展，希望結合進一步研究，能夠為醫院日后發展奠定良好基礎。

一、辦公自動化背景下的醫院檔案管理工作特征

（一）信息的采集更加準確和高效

結合當前的管理工作現狀不難發現，醫院發展過程中涉及到的知識面較廣，不僅包含普通的治療知識，如包括科學研究、聲音圖像等，還包含檔案的重要記錄內容。同時，根據醫院的不同職能，檔案被劃分為醫療部門、財務部門、管理部門等多個部門。而辦公自動化的出現，能夠切實幫助專職的工作人員，做到有針對性地收集檔案內容，確保每一位醫院職能工作人員，做到快捷、便利地運用上述信息。而原本紙質化的檔案，在審閱、調整、取用的過程中，不可避免地存在諸多的問題與不便。

（二）檔案信息采集具有明顯的共享特征

一些醫院的檔案運用效率并不高，過于重視醫療效果的提升，忽略了醫院檔案管理工作的重要性，從而影響檔案內容的規范有效性提升。而通過辦公自動化的環境，能夠切實將計算機互聯網技術運用到醫院之中，做到高效率地規整檔案，并且通過互聯網這一媒介，以供整個醫院的相關工作人員進行取用。同時，醫院的監管人員也能通過互聯網的作用對檔案進行更為有效的監察，杜絕檔案泄露的事件發生。

（三）檔案的采集工作具有靈活特征

通過調查可以看出，原有的醫院檔案保存模式大都采用簡單的紙質保存方法，因此保存過程中的條件較為嚴格，經常會對檔案的儲存有較為嚴苛的溫度限制、濕度限制等。而伴隨辦公自動化環境的調整，這一現象被有效環節，所有的檔案以數字信息化的方式加以呈現，因此能夠做到切實減少醫院對檔案儲存所需要的空間，并且切實降低了檔案儲存的要求和難度，為醫院的檔案管理工作有序進行奠定了基礎。

二、辦公自動化背景下的醫院檔案管理方式

（一）采用信息化的檔案管理方式

結合當前的醫院檔案管理工作不難發現，我國醫院逐漸朝著辦公自動化方向發展，自動化技術的運用能夠有效推動醫院的可持續發展，只有切實將傳統的紙質化檔案轉變為信息化檔案，才能進一步挖掘檔案的作用和價值。因此，在這一要求與背景之下，醫院方面就要積極主動地開展信息化建設工作，做到摒棄傳統的思維理念，驅動檔案管理的工作能夠向辦公自動化靠攏，以求醫院的整個工作能夠可持續化地推進與完善，將患者的信息、醫療服務過程中產生的信息自動化地規整起來，不僅能夠保證檔案運作的高效率，還能夠確保檔案信息的進一步共享與運用，落實患者病例的全方位、根本上的研究。而為了保證辦公自動化環境的穩定與流暢，醫院就需要保證整個信息化系統的完善與更新，在有條件的情況下提升對其資金與技術的大力支持。在未來，能夠打通各個醫院之間的信息化渠道，確保科研成果得以有效共享，對整個醫院的醫療水平提升提供了堅實的保障。

（二）創建合理的檔案管理制度

當前我國大部分醫院依然沒有落實好辦公自動化管理工作，部分醫院只是從表面上了解信息化檔案管理方式的優點，并沒有把其落實到實處，導致其工作盡管開展了但效率與效果卻差強人意，針對這一情況醫院首先要保證設立完善的管理制度，才能保證后續工作有序推進。在制定制度的過程中，要注意遵循責任權利相互制約、相互平等的原則，這樣才能夠保證醫院檔案管理制度的統一化、標準化，進一步為醫院檔案管理提供必要的參考依據。在實現辦公自動化的過程中，也應該注意檔案管理工作的實用性、準確性和高效性，從而對業務處理能力、操作能力進行統一的規范。一旦發現檔案之間編號不統一、資料混亂等情況，即醫院檔案管理人員出現重大失誤的問題，則需要第一時間地找出問題的源頭，根據管理制度追責并加以解決，才能長期性保障醫院信息化檔案工作可持續化地進行。

（三）加強自動化系統的創建和監管力度

雖然醫院的主要任務就是給人們提供高水平的醫療服務，但是在辦公自動化背景下，醫院檔案管理工作的落實依然不夠理想。基于此，醫院需要加大對辦公自動化的研究與分析，做到積極主動地與服務商、開發商聯絡，定期展開對醫院自動化新系統的維護，保證其運作的穩定性。同時，醫院檔案往往會保存患者的情況、醫療服務數據等保密性信息，因此還必須切實加強其醫院檔案管理的安全性。要確保醫院的計算機互聯網擁有獨立的渠道，并且每一臺連接檔案的計算機都被加裝專業的殺毒軟件、防火墻軟件，并且定期展開對計算機的維修，以求營造一個更為安全、可靠的互聯網環境。此外，應加強對檔案信息的監管。醫院的檔案管理涉及到很多重要信息，為了保證檔案信息的安全和合理性，醫院應該加強對檔案信息的監督和管理，制定明確的檔案管理制度，用以約束檔案管理人員規范操作，讓醫院的檔案管理有章可循，從根本上保障醫院檔案的安全性，并且確保檔案信息能夠更好發揮自身作用，協同醫院向廣大人民群眾提供更好的服務。

三、結束語

總而言之，伴隨著我國科學技術水平的提升，醫院辦公環境也得到了進一步完善，辦公自動化的運用得到了人們的認可與肯定。在此過程中加強醫院檔案管理工作能力是必要的，也是新時期醫院檔案管理工作的重點，如何迎合信息化時代，提高檔案管理的自動化水平，需要工作人員不斷進行有效探索，以確保醫院檔案管理工作有效開展。

參考文獻：

[1]黃曉麗.辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J].中小企業管理與科技 （ 上旬刊 ），2018，（11）.

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