淺議辦公室接待工作的細節管理

武庚昕

摘要：辦公室接待看似簡單，卻也可能處處成為雷區。必須要以謹慎之心處理、關注、精雕細節，在細節的把握中提升工作水平。企業日常經營管理工作復雜，其中一項比較基礎、重要的工作便是辦公室管理工作。細節管理便是企業管理工作的發展方向，這有利于提高工作的效率，因此結合實際的情況，制定出合理的措施便能實現細節管理，因此在具體的實際工作中一定要努力仔細。企業實現辦公細節管理是順應當前形勢的需要，可以提高員工工作效率，同時也能節約人力、物力成本，這樣便能完善企業管理水平，不斷提高企業綜合實力。鑒于此，文章結合筆者多年工作經驗，對辦公室接待工作的細節管理提出了一些建議，僅供參考。

關鍵詞：辦公室;接待工作的細節;管理

所謂“天下大事，必作于細”，面對紛繁復雜的辦公室管理工作，就亟須引入細節管理理念，以通過對規范化流程和細節的把握來將細節要求落實于各項工作中，并通過規章制度的完善來讓細節管理意識深入人心，只有這樣才能全面提高辦公室管理的工作水平。

一、準確定位辦公室接待工作管理范圍

之所以辦公室管理工作十分繁雜，其很大程度上是由綜合類工作的性質所決定的，同時從現階段各單位的實際情況可以看出，普遍存在辦公室事務管理范圍模糊的現象，因為并未明確劃分辦公室事務管理范圍，造成辦公室事務管理工作人員在開展工作的過程中對諸多工作范圍之外的工作負責，從而嚴重影響了工作效率，并且還會導致工作缺乏秩序性，發生責任模糊的問題。就此現象，各單位必須引起高度重視，對工作范圍予以明確，對辦公室事務管理工作有全新認識，不任意安排工作。同時，還要立足于單位的實際情況對工作職責予以明確，做到人人都有事做，事事都有人管，將責任落實到具體人頭上。此外，還要大力宣傳，讓單位所有人都能將辦公室事務管理工的重要性充分認識到，以讓所有人都積極配合辦公室事務管理工作。

二、當前辦公室管理出現的問題

（一）管理方式混亂

傳統的辦公室管理方法比較老舊，不能滿足當前企業發展的需求。就這些工作而言，仍然存在不少的管理盲區，按照傳統方法努力開展工作，依然不會收到特別理想的情況。為了解決這個問題，必須實行細節管理，這樣便能促進量化管理，增添管理新方法。將細節管理引入辦公室管理當中，很難從多種角度考慮到各方面的因素。為了推進辦公管理流程，可以將和業務管理相結合，區別劃分作風、考勤、監督等多種方法，弄清楚具體的工作內容。

（二）管理制度落后

為了順應辦公室接待工作的基本要求，必須完善合適的管理制度，便于辦公工作的順利進行，現階段，我國企業辦公室工作制度出現了不少問題。部分公司沒有將辦公室接待工作隔離開來，存在著責任不清、職責不明的現象，這便很難激發工作人員的工作熱情，各種職能部門劃分不明確，不同的部分也可能存在相同或類似的工作，一時之間不知道派給誰做比較合理。這肯定會影響辦公的效果，影響其效率。管理制度因為不夠精細、全面，沒有考慮到公司的具體要求，可以根據公司的實際情況，針對各部門制定出不同的管理措施。就管理模式而言，整個管理制度無序混亂，績效考核制度不夠全面，沒有完全按照能者多勞的原則實行，為了使工作權責分明、合理有序地開展，可以實現細節管理制度。

三、提高辦公室接待工作的細節管理的有效措施

（一）做細做實接待工作，始終做到“五個一”

一是做好一桌土菜，挖掘地方特色菜，整合各種特色菜品資源，打造多層次地方特色菜譜。二是布置好一間客房，注重客房的文化內涵，尊重客人的個性化需求，體現駐點酒店的規范化服務。三是當好一個宣傳員，積極推介本地文化特色，展示發展成就。四是規范每一次接待流程，都要規范接待流程。五是做好每一次工作總結，每次活動接待任務完成后，及時總結經驗教訓，提升綜合水平。

（二）提升協調能力

辦公室是一個需要高度協調的部門。一方面，辦公室要協調好其他部門之間的工作，要發揮上傳下達和彼此聯系的功能，這就要求辦公室人員能夠積極地與其他部門的人員進行溝通。另一方面，辦公室內人員彼此之間也需要協調合作，通過提升辦公室人員的協調能力，從而相互幫助，彼此協作，才能夠共同處理好工作中的問題，共同提升辦公室工作效率。

（三）把握重大接待任務的主導權和主動權

一是統籌和協調，集中調度參與接待的各單位和部門的接待人員，科學分工，成立接待工作組，充分發揮接待的輔政作用。二是接待業務指導，對所有參與接待的工作人員進行接待業務指導，提升整體接待服務水平。

（四）富余

搞對接和服務，有可能要準備到2或3套方案，充分的準備才能有效應付各種狀況。就像有時候安排車輛，在不確定的情況下，安排一個商務車，會比安排一個轎車更合適，因為，那兩個多余的位置，說不準什么時候就會派上用場了。

四、結束語

綜上所述，在目前的辦公室接待工作的細節管理工作當中，細節管理有著十分重要的意義，通過精細管理能夠給整個辦公室的管理工作效率帶來充分提升，并且也能夠讓整個辦公室得到充分改變，給員工帶來更多的優秀工作習慣，讓辦公室接待工作得到充分體現，提高整個辦公室的管理品質。

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